Routage de mailings et affranchissement

Le titulaire prend en charge la mise sous pli et la préparation des envois postaux, à partir de documents reçus directement de l’imprimeur ou de fichiers électroniques accompagnés des adresses. Des opérations personnalisées peuvent être demandées par les services de mmH, avec échanges préparatoires entre les interlocuteurs concernés.

Flux et volumes estimatifs annuels

• 30 500 documents remis par l’imprimeur après impression, avec fichier d’adresses transmis par mmH.
• 40 000 documents transmis électroniquement, à imprimer sur papier du prestataire : notamment rappels de charges et lettres de relance juridique ou contentieuse.
• 140 000 avis d’échéance transmis électroniquement, à imprimer sur papier fourni par mmH. L’imprimeur de mmH fournit chaque mois, en quantité suffisante, les lettres TIP nécessaires.
• 20 000 mises sous pli personnalisées, notamment pour des réunions au siège, SLS, OPS ou opérations de communication, ainsi que les demandes ponctuelles des différents services.

Mise sous pli et préparation postale

Les plis standards sont préparés avec des enveloppes adaptées fournies par le prestataire et la flamme d’affranchissement « mmh »; le procédé de mise sous film peut également être utilisé. La prestation comprend le routage, le mailing, le calage machine, le tri et la préparation pour La Poste, hors timbres. Le titulaire assure le conditionnement en containers « Kub » et le dépôt postal.

Le titulaire fournit les tarifs d’affranchissement et les délais d’acheminement correspondants. Le tarif le plus avantageux pour mmH est appliqué, sauf demande expresse du service demandeur validée par le Pôle environnement de travail. Les coûts d’affranchissement sont facturés directement à mmH par La Poste, mensuellement.

Les délais d’envoi ne peuvent dépasser 7 jours à compter de la prise en charge ou de la réception électronique des documents. Les difficultés d’exécution doivent être signalées dès que possible au Pôle environnement de travail et/ou au service demandeur.