Mise à jour des informations de l’annuaire de l’administration

Le titulaire contrôle principalement par téléphone, éventuellement par internet, les informations des services locaux de l’annuaire. La personne publique fournit les listes et données à vérifier ; les organismes concernés sont notamment les mairies. Les modifications, ajouts ou suppressions sont effectués après vérification auprès des services concernés.

Campagnes et traitement

Le planning annuel répartit les organismes à vérifier par mois, canal, type d’organisme et type de contact. Il prévoit entre 5 000 et 25 000 organismes par an, avec un volume mensuel variable de 300 à 2 500. Les fichiers transmis par la DILA contiennent les coordonnées et horaires d’ouverture ; ils sont exportés au format JSON, par courriel ou SFTP. Ils peuvent contenir des champs que le titulaire ne doit pas modifier.

La recherche est prioritairement téléphonique. Après trois tentatives infructueuses, l’organisme est déclaré injoignable ; ces tentatives sont incluses dans le prix. Les vérifications sont organisées selon les unités de traitement définies au CCTP : contact de base, données supplémentaires simples et données supplémentaires complexes.

Le titulaire conserve l’intégrité des données, respecte les formats et la charte éditoriale, laisse à l’identique les données non concernées et n’ajoute pas de contenu hors périmètre. La DILA signale au moins 30 jours avant transmission toute évolution de la structure du fichier.

Restitutions et suivi

Au cours de la première semaine du mois suivant la réception du fichier mensuel, le titulaire remet :

• les données traitées au format JSON, par courriel ou SFTP ;
• un fichier CSV ou Excel qualifiant chaque opération : mise à jour, données déjà à jour, refus ou incapacité de répondre, répondeur, injoignabilité après trois tentatives ou faux numéro ;
• un tableau de bord mensuel CSV ou Excel, indiquant les fiches livrées, vérifiées et non vérifiées, avec leur répartition en nombre et en pourcentage.

La DILA contrôle et intègre les données restituées. Elle fournit une formation initiale d’un jour sur le périmètre de l’annuaire, la charte éditoriale et les outils de vérification. Le lancement comporte une réunion et des ateliers préparatoires, des tests de transfert de fichiers et une période d’entraînement ; le service régulier est prévu à J + 90. Le suivi comprend un point téléphonique mensuel et un support par courriel.