Prestations d’accueil, de logistique, de courrier et de services généraux

Le titulaire assure l’accueil physique et téléphonique au siège parisien, pour un effectif de 550 salariés, environ 6 000 visiteurs et 7 000 appels par an. Le service est assuré sans interruption, du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h. L’équipe du titulaire travaille en complément d’une salariée de Business France affectée au standard sur des horaires fixes : 8 h 30–12 h 30 et 13 h 30–17 h 30 du lundi au jeudi, jusqu’à 16 h 30 le vendredi.

Le planning demandé prévoit :

• un chef hôte/hôtesse de 7 h 45 à 13 h ;
• un hôte/hôtesse de 7 h 45 à 12 h ;
• un hôte/hôtesse de 12 h 30 à 18 h.

Une présence est souhaitée dès 7 h 45 pour préparer et ouvrir le hall à 8 h. Le titulaire organise et supervise son équipe, avec un référent sur site et un supérieur hiérarchique joignable à tout moment.

Accueil physique et assistance téléphonique

Avant l’ouverture, l’équipe prépare le hall C et l’espace collaboratif « L’Escale » : contrôle de la propreté, y compris du trottoir, vérification du bouton de signal intrusion et de la télécommande du sas, signalement des dysfonctionnements, mise à disposition du code Wi-Fi et activation des portiques sur demande.

L’accueil délivre les badges visiteurs et les badges temporaires en cas de perte, vol ou casse. Il distribue également les badges des salariés venant de l’étranger, des régions et de l’établissement de Marseille. Il oriente les visiteurs vers les bureaux, réunions ou manifestations et prévient leurs interlocuteurs ; les visiteurs doivent être accompagnés par un collaborateur de Business France. Les demandes de stationnement sont relayées aux interlocuteurs concernés et au PC sécurité.

Au standard, l’équipe écoute les appelants, répond avec réactivité et les oriente vers le bon correspondant. Elle travaille en coordination régulière avec la salariée de Business France affectée au standard, notamment pour partager les informations sur l’activité, signaler les dysfonctionnements et présenter les remplaçants.

Manifestations, compétences et moyens

Pour les manifestations réunissant entre 20 et 100 personnes, ainsi que pour une quinzaine d’événements plus importants accueillant de 150 à 250 personnes, des prestations complémentaires peuvent être demandées : vestiaire, remise de documentation ou de goodies, gestion de rendez-vous, passage de micros, émargement de candidats ou fonction d’hospitality manager. Certaines manifestations peuvent se tenir hors du site, à Paris.

L’équipe doit être formée à l’accueil physique et téléphonique, aux procédures du site et à l’accueil des personnes en situation de handicap ; les attestations de formation correspondantes sont demandées. La pratique orale de l’anglais est nécessaire, une autre langue étant appréciée. La maîtrise des outils bureautiques, de l’intranet et du progiciel téléphonique TEAM est attendue. La tenue proposée par le titulaire est soumise à validation de Business France.

Business France met à disposition deux postes de travail, les équipements bureautiques, le mobilier et les badges. Le titulaire assure la formation préalable et continue, organise les remplacements et fournit des indicateurs de performance ainsi que des propositions correctives.

Démarrage et suivi

La période de passation prévue se déroule du 21 au 23 décembre 2026, pour un démarrage des prestations le 4 janvier 2027. La phase de prise en charge dure deux mois ; le planning prévisionnel situe la vitesse de croisière à partir de J+5 mois et le plan d’amélioration continue à J+9 mois. La prise en charge et la réversibilité sont incluses dans le forfait du lot. Les livrables de démarrage comprennent notamment un plan d’action, un rapport de prise de connaissance, des indicateurs et tableaux de bord, les procédures de collecte et un système de sécurité et de qualité. Le plan de réversibilité est fourni à la fin du cinquième mois ; la phase de transfert activable dure deux mois.