Mise à disposition d’une plateforme de participation citoyenne

La prestation consiste à mettre à disposition et paramétrer une plateforme dématérialisée accessible par site internet, responsive pour une navigation sur smartphone. Elle doit accompagner les phases du budget participatif, du dépôt des projets à leur présentation et au vote en ligne.

Le lien d’accès et le QR code correspondant doivent pouvoir être diffusés sur des supports numériques et imprimés. Ils sont à transmettre le plus en amont possible, dès décembre 2026, afin de permettre la préparation des supports de communication.

Dépôt et traitement des projets

La plateforme recueille et gère les dossiers des porteurs de projets, puis rend visibles au vote les projets retenus. Les dossiers comportent des rubriques obligatoires, principalement en texte (coordonnées et descriptif du projet), et peuvent inclure des pièces facultatives : courtes vidéos, plans, photos ou images.

Les candidatures reçues sur papier sont numérisées après réception en mairie, intégrées à la plateforme et rendues accessibles aux agents chargés de leur traitement, selon une gestion équivalente à celle des dossiers déposés en ligne. Le prestataire prépare et paramètre l’outil avec les agents concernés.

Présentation et vote

Les projets sélectionnés sont présentés dans une page de type mosaïque, avec une image et un titre. Si le porteur n’a pas fourni d’image, un visuel générique est proposé. Chaque projet bénéficie d’une visibilité identique et dispose d’une page comprenant son titre, une brève description, l’accès aux pièces optionnelles, un lien visible pour voter et un accès de retour à la mosaïque. Une visionneuse intégrée permet d’afficher des vidéos hébergées sur des plateformes telles que YouTube ou Dailymotion.

Un agent communal peut consulter les votes pour les contrôler. Les résultats sont récupérables dans un fichier XLS facilement et librement consultable, avec des fonctions de tri et d’analyse statistique. Après publication des résultats, la page du budget participatif doit afficher un message renvoyant vers la page municipale consacrée aux résultats. Le règlement prévoit également un vote physique par urnes : la plateforme prend en charge le vote électronique, tandis que le dépouillement des deux modalités est supervisé par le comité de suivi.

Éligibilité, données et accompagnement

L’outil doit proposer des modalités de vérification des conditions d’âge et de résidence, par exemple des attestations sur l’honneur ou cases à cocher, vérifier que les votants sont des personnes réelles et empêcher une même personne de voter ou de déposer plusieurs dossiers. Une divergence est à clarifier : le cahier des charges indique « plus de 10 ans », alors que le règlement autorise les votants âgés de « 10 ans ou + » ; les deux textes imposent une condition de résidence à Jurançon.

La gestion des données personnelles doit respecter le RGPD et le droit à leur suppression. Les mentions obligatoires doivent figurer en toutes lettres dans les formulaires de collecte. La proposition précise la durée de stockage des données et les modalités de suivi et d’assistance technique pendant la procédure.

La prestation comprend une formation des agents à l’utilisation et au paramétrage des données, à organiser avant le lancement. L’offre présente également un planning prévisionnel, les temps de réunion avec l’équipe projet et le descriptif de la formation. Pour le budget participatif 2027, le dépôt est projeté en février et le vote en mars ; la formation est à prévoir en décembre 2026 ou début janvier 2027.