Mise à disposition et exploitation de réfrigérateurs connectés

Le titulaire fournit, livre, raccorde, met en service, exploite puis enlève des réfrigérateurs alimentaires connectés. La prestation couvre l’approvisionnement en repas, boissons, accessoires et kits couverts, ainsi que l’entretien, le nettoyage, la maintenance préventive et corrective et le remplacement des appareils défaillants.

Les équipements sont installés sur trois implantations, à raison d’un réfrigérateur connecté par implantation. Ils doivent fonctionner en continu, être accessibles aux personnes à mobilité réduite, silencieux, économes en énergie, protégés contre les actes de malveillance et conformes aux normes en vigueur, notamment au marquage CE. Le titulaire assure les raccordements, le paramétrage, la configuration des systèmes de paiement et les essais avant mise en service. Un procès-verbal d’installation et de mise en service est établi pour chaque appareil.

Offre alimentaire

Les repas sont cuisinés, conditionnés individuellement et prêts à être consommés après éventuel réchauffage. L’offre minimale comprend trois entrées, dont une crudité, trois plats garnis, dont un plat végétarien, et trois desserts, dont un dessert à base de fruits frais. Les menus suivent une rotation minimale de six semaines avec des changements hebdomadaires significatifs.

Chaque produit est accompagné d’une fiche technique indiquant notamment les ingrédients, les allergènes, le grammage et les signes officiels de qualité présents dans la recette. Les produits sont livrés dans leur conditionnement d’origine, avec un emballage adapté à la chaîne du froid et une étiquette visible et lisible comportant les informations réglementaires, notamment la DLC ou la DDM.

Les estimations mensuelles, hors juillet et août, sont ventilées entre les trois implantations comme suit :

• Plats : 270, 110 et 160 unités ;
• Compléments, comprenant desserts et entrées : 350, 55 et 60 unités ;
• Couverts : 20, 6 et 8 unités.

L’offre est renouvelée et ajustée selon les ventes, les taux de prise et la popularité des produits. Le titulaire analyse les ventes et remet un rapport annuel d’exploitation présentant les produits plébiscités ainsi que les adaptations de recettes ou de rotation des menus. Les recettes doivent limiter les produits ultra-transformés, trop sucrés ou trop salés ainsi que certains additifs et ingrédients controversés.

Exploitation, paiement et suivi

Les réfrigérateurs intègrent un système de paiement et de lecture de badges. Les moyens de paiement disponibles sur chaque appareil sont la carte bancaire, avec possibilité de paiement sans contact, et le porte-monnaie électronique par carte d’établissement CPS ou CPE. Le dispositif doit permettre d’identifier l’agent, de paramétrer une prise en charge par agent ou profil, de définir sa fréquence et de fournir chaque mois un fichier Excel récapitulatif des prises en charge, des passages de badge et des montants correspondants.

Le réapprovisionnement est réalisé du lundi au dimanche, en fonction des ventes et des DLC. Les livraisons sont prévues avant 11 h pour le repas du midi et avant 17 h pour le repas du soir, avec des fréquences et déclenchements adaptés à chaque appareil. Un relevé statistique des ventes par catégorie de produits est tenu à disposition et doit pouvoir être consulté par le titulaire et le GHNE.

Le titulaire maintient les appareils, les mobiliers et leurs abords immédiats en parfait état de fonctionnement et de propreté. Il évacue les emballages issus du réapprovisionnement, assure le nettoyage des espaces dont il a la charge et retire temporairement les appareils lorsque le GHNE doit intervenir sur les sols.

Maintenance et continuité

Les appareils doivent rester disponibles pendant toutes les plages d’utilisation. Une hotline est proposée au GHNE en semaine et pendant les horaires ouvrés. Toute demande de dépannage donne lieu à une intervention dans un délai maximal de quatre heures selon les modalités prévues au marché ; une panne nécessitant une intervention approfondie doit être résolue dans les 48 heures. Au-delà, un appareil équivalent est installé pendant l’immobilisation. Après plus de cinq interventions techniques sur un même appareil au cours d’un mois, son remplacement intervient dans un délai maximal de sept jours, week-ends et jours fériés inclus.

La maintenance comprend les pièces détachées, les réparations, le remplacement des appareils hors d’usage, l’affichage d’un message destiné au public en cas d’immobilisation prolongée et le retrait physique de l’appareil en panne. Chaque automate porte une plaque d’identification et un numéro de contact.

Contrôles, sécurité et livrables

Le titulaire respecte la réglementation relative à la sécurité sanitaire et à l’hygiène alimentaire et accomplit les démarches nécessaires, notamment les déclarations ou demandes d’agrément applicables. Il établit un protocole d’alerte sanitaire et un plan de gestion de crise couvrant l’alerte, le retrait, le rappel et la clôture des incidents.

Le GHNE peut effectuer des contrôles inopinés portant sur la conformité des appareils, leur implantation, les produits, les tarifs, les recettes issues de la télémétrie et l’hygiène bactériologique. Le titulaire applique les modalités d’autocontrôle ou de contrôle interne prévues dans son offre technique.

Chaque mois, il transmet le tableau de validation des factures ainsi qu’un rapport des incidents mentionnant, pour chaque appareil, le numéro d’identification, les dates et heures de demande et d’intervention, la cause de la panne, la durée d’indisponibilité et les éventuelles pièces commandées. Il remet également un rapport annuel d’exploitation et désigne un référent de suivi.

Le déploiement comprend le déchargement, le transport, l’installation, les branchements, la récupération et l’élimination des emballages. Le titulaire établit un plan de prévention avant le début des travaux, respecte les protocoles de sécurité de chargement et de déchargement et réduit les nuisances pour les patients, les agents et le voisinage.