Mise à disposition de distributeurs de boissons chaudes

Le titulaire met à disposition, installe, paramètre et exploite six distributeurs. Le démarrage des prestations est prévu le 2 janvier 2027. La prestation couvre aussi l’approvisionnement, l’entretien, le nettoyage, la maintenance, les déplacements éventuels et le retrait des appareils. Un distributeur supplémentaire peut être demandé ; les opérations de déplacement ou de retrait demandées par la Région sont prises en charge dans le cadre des prestations. Elles sont réalisées dans un délai maximal de quinze jours ouvrés à compter de la demande.

Équipements et utilisation

Les appareils doivent être récents, en parfait état de fonctionnement et adaptés à une fréquentation importante. Ils doivent fonctionner silencieusement, présenter une esthétique adaptée aux locaux administratifs, avoir un affichage lisible et intuitif, respecter les règles de sécurité, être faciles à nettoyer et compatibles avec les installations électriques du site. Un mode économie d’énergie, la programmation des plages de fonctionnement et l’extinction automatique pendant les périodes de fermeture sont requis. Le candidat précise l’âge des appareils, leurs performances énergétiques et les dispositifs de réduction des consommations d’énergie.

Les commandes, zones de sélection, de récupération des boissons et de dépôt des contenants doivent être utilisables par les personnes à mobilité réduite, malvoyantes ou ayant des difficultés de préhension, et conçues de manière ergonomique. Les appareils détectent les mugs ou contenants réutilisables, permettent l’accès direct aux boissons, le réglage du sucre, l’annulation avant lancement et l’affichage des boissons indisponibles. Le badge sert uniquement à identifier et comptabiliser les consommations : aucune fonction de paiement ni aucun monnayeur ou système d’encaissement ne doit être installé.

Boissons, produits et réapprovisionnement

Chaque appareil propose au minimum :

• Café court, café long, café crème, café au lait et décaféiné ;
• Cappuccino, café vanille et chocolat chaud ;
• Thé et eau chaude gratuite.

Des boissons complémentaires peuvent être proposées ; toute modification de la gamme en cours de marché nécessite l’accord préalable de la Région. La qualité des produits reste constante. Pour chaque produit, le titulaire communique la marque, le fabricant, l’origine, la composition, les allergènes, les informations nutritionnelles et les éventuels labels ou certifications, notamment biologiques, équitables ou environnementaux lorsqu’ils existent. Les justificatifs peuvent être demandés à tout moment ; tout changement de référence ou de fournisseur est signalé au préalable.

Le réapprovisionnement doit éviter les ruptures et comprend au minimum deux passages par semaine. Il couvre les ingrédients et consommables, le retrait des produits périmés, non conformes ou faisant l’objet d’une alerte, et le contrôle des dates limites de consommation.

Hygiène, maintenance et continuité

Le titulaire assure l’entretien préventif et curatif, le nettoyage intérieur et extérieur, le nettoyage des buses, la désinfection des surfaces de contact, le respect des règles d’hygiène et de sécurité alimentaire et la traçabilité des opérations. Les appareils restent en permanence parfaitement propres.

Après signalement d’un dysfonctionnement par la Région, l’intervention a lieu dans un délai maximal de 48 heures. Si l’immobilisation dépasse 72 heures, un appareil de remplacement aux caractéristiques et fonctionnalités équivalentes est mis à disposition sans frais supplémentaire. Un appareil irréparable ou présentant des dysfonctionnements récurrents qui compromettent la qualité du service est remplacé dans les meilleurs délais. Chaque intervention donne lieu à un avis de passage daté indiquant sa nature, les opérations réalisées et, le cas échéant, les pièces remplacées. Les interventions sont coordonnées avec le service logistique et signalées à l’accueil ; sauf consigne contraire, elles se déroulent du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h.

L’eau chaude seule, les cycles de rinçage, d’entretien ou de nettoyage, les boissons de test, réglage, paramétrage, maintenance ou contrôle qualité, les sélections interrompues, les boissons incomplètes ou non délivrées et les consommations liées à un dysfonctionnement ne sont pas intégrées aux relevés servant à la facturation. La Région peut vérifier les relevés et compteurs à tout moment.

Suivi et documents

Avant la mise en service, le titulaire remet les fiches techniques des équipements et produits, les notices d’utilisation et les caractéristiques énergétiques. Il transmet au minimum chaque trimestre des indicateurs sur le nombre de boissons distribuées, les consommations mensuelles par appareil, les incidents et pannes, les délais d’intervention, les approvisionnements et les actions de développement durable. Il participe aux réunions de suivi demandées par la Région et peut proposer des améliorations de la qualité du service et de la performance environnementale.