Mise à disposition d'un agent chargé de l'accueil

Accueil téléphonique

• Gestion d'une plateforme téléphonique avec fonctionnalité SDA (sélection directe à l'arrivée).
• Prise en charge des appels externes et internes, gestion des renvois en cas d'occupation.
• Réponse attendue en 3 à 5 sonneries.
• Traçabilité des appels via un outil informatique interne ; formation à l'outil fournie par l'organisation utilisatrice.
• Traitement des demandes d'information et orientation selon procédures ; transfert immédiat des appels d'urgence vers le centre d'astreinte dédié.
• Gestion de la confidentialité des échanges (secret médical, discrétion professionnelle).

Accueil physique

• Accueil et orientation des visiteurs vers les interlocuteurs ou salles appropriées.
• Enregistrement des visites (identité, heure d'arrivée et de départ) et remise/restitution de badges.
• Enregistrement et gestion des pièces remises (pièces d'identité, badges, etc.).

Réception et suivi du courrier et colis

• Réception et enregistrement des plis, colis et envois express dans l'application de gestion courrier (MaarchCourrier ou équivalent).
• Information du destinataire et suivi jusqu'à récupération ; pas d'entreposage prolongé à l'accueil.

Gestion logistique et administrative

• Gestion des pochettes véhicules (vérification des réservations, remise et restitution des pochettes contenant cartes carburant et documents).
• Réalisation de tâches administratives ponctuelles : reprographie, mise sous plis, numérisation, classement et autres opérations simples ; formations métier et outils si nécessaire.

Organisation et conditions d'exercice

• Présence du poste d'accueil du lundi au vendredi (hors jours fériés et ponts) avec horaires de service définis.
• Tenue et comportement professionnel : apparence soignée, courtoisie, discrétion, disponibilité et sens du service.
• Utilisation de la langue française pour l'élocution et l'accueil.
• Mise à disposition des moyens logistiques et accès aux outils informatiques par l'organisation utilisatrice.

Qualité et traçabilité

• Respect des procédures internes pour la délivrance et la traçabilité des informations et interventions.
• Dispositions pour garantir la continuité de la prestation et le remplacement en cas d'absence.