Médecine du travail préventive et santé au travail

Le titulaire assure le suivi de l’état de santé des agents, quel que soit leur statut, depuis leur recrutement et pendant toute leur activité. Le suivi est réalisé par le médecin du travail et, lorsque la réglementation le permet, par les autres professionnels de l’équipe pluridisciplinaire, selon le poste, la situation et les risques professionnels. Les médecins doivent détenir l’un des diplômes, titres ou certificats requis par l’article R. 4623-2 du Code du travail.

Il comprend les examens liés à l’embauche, le suivi périodique et renforcé, les examens de reprise et de pré-reprise, ceux demandés par l’agent, l’employeur ou le médecin du travail, ainsi que les examens complémentaires nécessaires. Le titulaire évalue les besoins d’aménagement ou d’adaptation du poste, de restriction, de reclassement ou de maintien dans l’emploi. La nature et la périodicité du suivi sont adaptées aux règles applicables, aux bonnes pratiques et aux risques ; les échéances réglementaires et médicales doivent être respectées.

Les préconisations et restrictions adressées à l’employeur sont opérationnelles et ne révèlent aucune information protégée par le secret médical. Les mesures temporaires précisent une échéance ou une réévaluation ; le titulaire en suit les échéances et programme les rendez-vous nécessaires sans attendre une nouvelle saisine, sauf accord contraire avec la DRH.

Prévention et coordination

Les prestations comprennent la tenue des registres réglementaires, la traçabilité des expositions professionnelles et la veille sanitaire. Le titulaire participe aux réunions de suivi des agents dont le retour à l’emploi requiert un accompagnement, aux campagnes de vaccination et actions de santé publique, ainsi qu’aux études consécutives aux accidents de service, maladies professionnelles ou événements collectifs lorsque la situation le justifie. Il conseille l’employeur et contribue au plan de prévention et de réduction des risques professionnels.

Sont également prévus une réunion mensuelle avec la DRH sur les situations individuelles, dans le strict respect du secret médical ; la participation du médecin du travail aux instances dont l’ordre du jour concerne la santé, la sécurité ou les conditions de travail ; une réunion semestrielle de suivi du marché ; et la présentation annuelle du bilan d’activité et des recommandations de prévention. Les dates d’instances communiquées au moins deux mois à l’avance sont intégrées au planning ; toute impossibilité doit être signalée sans délai et donner lieu à une solution de remplacement.

Organisation, continuité et délais

Au démarrage, l’organisation repose sur l’appui du secrétariat du CHET. Le CHET peut cependant choisir le mode 2, dans lequel le titulaire assure intégralement la gestion administrative, ou revenir au mode 1. Le titulaire doit pouvoir assurer les deux modes : répartition des tâches avec le secrétariat du CHET en mode 1 ; réception des listes, planification, convocations, confirmations et rappels, reports, relances et suivi des échéances en mode 2. Un interlocuteur administratif identifié est désigné pour le mode 2. Le changement de mode est normalement annoncé avec un préavis de 60 jours ; le passage doit s’effectuer sans interruption ni rupture du suivi.

L’équipe doit être qualifiée et en nombre suffisant ; une équipe pluridisciplinaire est nécessaire. Une absence programmée est signalée à la DRH au moins 15 jours calendaires à l’avance, avec remplacement organisé. Pour une absence non programmée, la DRH est informée le jour même et une solution de continuité est proposée dans les 2 jours ouvrés. Au-delà de 5 jours ouvrés d’indisponibilité, un remplaçant qualifié et un planning de rattrapage sont prévus. Les annulations en série doivent faire l’objet d’une reprogrammation prioritaire.

Sauf impossibilité médicale ou circonstance exceptionnelle dûment justifiée, les délais maximaux à compter d’une demande complète sont : urgence signalée par la DRH ou le médecin du travail, 3 jours ouvrés ; reprise ou situation conditionnant la reprise effective, 8 jours calendaires ; embauche, avant la prise de fonction ; demande de l’agent ou de l’employeur, 10 jours ouvrés ; suivi périodique, avant l’échéance réglementaire ou médicale. Après une annulation à l’initiative du titulaire, une nouvelle proposition est faite sous 5 jours ouvrés et un rendez-vous sous 15 jours calendaires. Toute impossibilité de respecter un délai est signalée sans délai à la DRH, avec son motif, la solution proposée et la date prévisionnelle de régularisation.

Outils, données et livrables

Le titulaire dispose d’un outil métier assurant le suivi administratif individualisé des agents, des catégories de suivi, échéances, convocations, absences, reports et échéances de réévaluation des préconisations. Il permet des états statistiques et des extractions Excel, CSV ou autre format ouvert. Le titulaire peut intégrer les fichiers structurés d’effectifs transmis par la DRH au démarrage, puis au minimum une fois par an, avec contrôles de qualité et de cohérence. Un éventuel interfaçage informatique pourra être étudié ; sa mise en œuvre requiert l’accord préalable du CHET ainsi que la compatibilité des systèmes et le respect des exigences de sécurité, confidentialité et protection des données.

Une extraction de pilotage est transmise chaque mois dans un format exploitable : identité administrative et affectation, métier et statut, type de suivi, date de convocation, statut (réalisé, annulé par le titulaire, annulé par l’agent, non présenté ou reporté), prochaine échéance si connue et communicable, existence d’une préconisation ou restriction en cours et échéance de réévaluation, sans donnée médicale. Le modèle est validé au démarrage ; toute modification substantielle requiert l’accord préalable du CHET.

Le rapport annuel est remis au plus tard deux mois après la fin de chaque année d’exécution. Il présente notamment les volumes et évolutions par catégorie, la couverture des suivis périodiques et les retards, les avis avec préconisations, restrictions ou aménagements, les avis d’aptitude et d’inaptitude, les absences et annulations, les actions de prévention, le maintien dans l’emploi, les expositions et risques, ainsi que la participation aux instances. Les données de santé et analyses par métier ou service sont agrégées et suffisamment anonymisées ; les éléments relatifs aux risques psychosociaux sont uniquement statistiques et anonymisés.

Le dossier médical en santé au travail est constitué et tenu par le médecin. Lorsque la réglementation le prévoit, la fiche médicale d’aptitude est remise à l’agent, conservée dans son dossier et transmise à l’employeur ; les documents transmis au CHET excluent les informations couvertes par le secret médical. En fin de marché, le titulaire prépare un plan de réversibilité au plus tard trois mois avant le terme, ou dans les meilleurs délais après notification d’une résiliation ; il transmet les données administratives, statistiques et de pilotage dans un format ouvert, restitue les historiques nécessaires, organise si les conditions légales sont réunies le transfert des dossiers entre professionnels habilités, et supprime ou archive les données selon les règles applicables, avec attestation sur demande.

Le titulaire fournit à ses frais les moyens humains, matériels, équipements médicaux, fournitures et consommables nécessaires, sauf moyens expressément mis à disposition par le CHET. Les équipements sont conformes, adaptés et maintenus en bon état. Les moyens informatiques et outils nécessaires à la traçabilité et à la transmission des documents respectent les exigences de confidentialité et de protection des données.