Fourniture de matériel et mobilier issus du réemploi

Le système porte sur l’acquisition de matériels de restauration collective et de mobilier. Le descriptif précis, les quantités et les besoins sont définis dans chaque marché spécifique. Le titulaire prend en charge les sujétions nécessaires à une livraison « clé en main » permettant une installation conforme, fonctionnelle et sécurisée.

Les catégories d’achat couvrent notamment :

• Équipements de restauration collective : mobilier et bacs inox, équipements de cuisson verticale et horizontale, maintien en température, cellules de régénération et de restitution, distribution self et café/petit déjeuner, laverie de vaisselle et lave-batterie, matériels électromécaniques, de pesage et de snacking.
• Mobilier : bureaux, chaises, armoires, caissons, tables et chaises de restaurant, cabines acoustiques de bureau, fauteuils, tables et chaises de bar, salons d’autorité et mobilier d’extérieur.

Les listes sont non exhaustives. Les fournitures doivent répondre aux exigences du marché spécifique, être récentes — dans la mesure du possible, âgées de moins de cinq ans — et présenter des performances et une fiabilité adaptées. Une organisation d’urgence ponctuelle et des interlocuteurs dédiés peuvent être requis ; les équipes sont qualifiées et formées, et le titulaire doit prévoir une formation continue de ses équipes.

Commande, livraison et contrôles

Les commandes sont émises par bons de commande ou ordres de service ; les commandes téléphoniques sont exclues. Le titulaire en accuse réception sous 24 heures, avec le délai de livraison, l’état quantitatif, une estimation du poids et du volume et les codes douaniers. Si un produit commandé ne peut être fourni, il en informe l’EdA sous 24 heures et peut proposer, dans la mesure du possible, un produit de substitution de qualité et de prix équivalents, soumis à l’accord de l’EdA. La livraison partielle requiert l’accord préalable du pouvoir adjudicateur. Le délai convenu ne peut être modifié sans son accord.

Les livraisons sont vérifiées quantitativement et qualitativement : conformité aux commandes et bons de livraison, état extérieur et nombre des colis, contrôle à la première utilisation et concordance entre quantités facturées et livrées. La vérification qualitative à la première utilisation intervient au plus tard dans les 15 jours calendaires suivant la réception chez le client final ; sans réclamation dans ce délai, les produits sont réputés acceptés. L’ajournement peut imposer une nouvelle présentation de fournitures conformes sous 15 jours. En cas de rejet, le titulaire dispose d’un mois pour enlever les produits non conformes selon la clause de vérification ; la clause relative au rejet prévoit également un délai de 30 jours à compter de la notification de la décision. Passé le délai applicable, les produits peuvent être détruits ou évacués aux frais du titulaire.

Conditionnement et export

Pour les marchandises destinées à l’exportation commerciale par route, air ou mer, les suremballages et emballages de regroupement doivent résister au transport longue distance, au stockage sur palettes et aux manutentions, sans déchirure, souillure ou altération compromettant leur résistance ou les produits. Les palettes « perdues » doivent être propres, sèches, sans défaut et aptes aux charges et manipulations. Les emballages ne doivent pas dépasser du plateau ; l’étiquetage doit rester visible sans déconditionnement. Chaque palette est filmée en noir, pieds compris, avec au minimum deux épaisseurs de film, et munie d’une coiffe ou protection adaptée.

Une étiquette A4, apposée sur au moins quatre faces et protégée sous le film, indique au minimum la destination et le client final, le numéro de commande, le pays et la ville de destination, le numéro et le poids brut de la palette en cas d’envoi multipalette, ainsi que la liste de colisage. Les documents nécessaires à l’exportation et au dédouanement comprennent notamment la liste de colisage, la facture des produits au format TXT ou Excel, les documents douaniers et logistiques ainsi que les certificats d’origine ou de conformité. Ils sont transmis par courriel au plus tard le jour de la livraison, puis également avec la facture originale dans les 48 heures suivant celle-ci. Certaines destinations peuvent exiger des documents supplémentaires.

Pour les produits soumis à la réglementation sur les marchandises dangereuses, le titulaire identifie les produits concernés au regard du paragraphe 14 de leur fiche de données de sécurité et fournit un fichier indiquant les références du produit, son appellation commerciale, sa contenance, ses poids brut et net, les caractéristiques de l’emballage de regroupement, le code UN et la FDS à jour.