Massification et affranchissement de courriers

Le titulaire collecte, transporte, trie, affranchit et dépose à La Poste les courriers papier égrenés de correspondance et de gestion édités par les services de la CPAM, afin de les massifier et de permettre notamment l’accès au tarif industriel. La collecte intervient du lundi au vendredi, entre 14 h et 15 h, avec remise à La Poste au plus tard à J+1 pour un traitement postal à J+2 maximum.

Les flux comprennent les courriers massifiables et non massifiables, y compris les recommandés éventuellement remis dans la collecte. Les formats utilisés sont C4, C5 et C6, ainsi que des petits colis. Le volume indicatif est de 1 000 à 1 500 courriers par mois, tous sous-comptes compris, sans engagement de la CPAM sur les quantités.

Préparation, contenants et transport

La CPAM peut préparer les caisses d’envoi selon la méthodologie attendue du prestataire pour optimiser l’affranchissement. Le prestataire fournit les moyens nécessaires à la collecte et au transport, notamment colsons et bacs, en quantité suffisante pour le chargement quotidien, et peut déposer des caisses vides lors de chaque collecte de caisses chargées. Le transport est assuré à ses frais et risques.

Chaque caisse porte l’identification du prestataire. Chaque enlèvement fait l’objet d’un document de traçabilité indiquant au minimum :

• les dates et heures de collecte ;
• le nombre de caisses enlevées ;
• le nom du réceptionnaire et sa signature.

Le prestataire signale rapidement toute difficulté d’acheminement ou de livraison et reste responsable des envois depuis la collecte jusqu’à leur remise à La Poste.

Affranchissement et plis non distribués

Le titulaire doit détenir un agrément postal l’autorisant à affranchir du courrier pour des tiers et fournir le justificatif dans son offre. Il recherche les tarifs postaux les plus appropriés et contrôle la conformité des envois aux conditions d’admission au tarif industriel. Les plis non admissibles au tarif industriel sont affranchis au tarif général applicable le plus favorable à la CPAM.

Les courriers et colis égrenés non massifiables sont affranchis et remis à La Poste. Les plis non distribués font l’objet d’un retour physique à la CPAM ; l’adresse de la CPAM ne doit pas figurer sur les enveloppes, le titulaire devant mettre en œuvre les moyens nécessaires.

Les factures distinguent l’affranchissement, avec le détail des catégories utilisées au tarif industriel et hors tarif industriel, la rémunération du prestataire au titre du traitement et les coûts de transport. L’offre précise la catégorie tarifaire postale « envois industriels » appliquée.

Interfaces et contraintes d’accès

Le personnel respecte les consignes de sécurité, de circulation et de comportement de la CPAM. Le titulaire respecte les horaires, accès et emplacements de collecte et de dépôt définis par la CPAM, ainsi que les moyens d’accès remis pour les locaux.