Collecte, affranchissement et acheminement du courrier

Tri, affranchissement et massification

Le titulaire fournit les moyens humains et matériels nécessaires au conditionnement, au transport et à l’identification du courrier : bacs de collecte, codes-barres, QR codes ou dispositifs équivalents. Le mémoire technique précise le mode de préparation du courrier et les contraintes techniques de chaque catégorie.

Le traitement doit couvrir notamment les écoplis, lettres vertes, lettres performance, lettres suivies, lettres recommandées et colis, pour les destinations en France métropolitaine, outre-mer, Europe et international. Les nouveaux tarifs postaux ou les nouvelles offres agréées doivent être intégrés, et toute évolution économiquement plus intéressante doit bénéficier à la collectivité.

La massification est réalisée dès que les conditions techniques sont réunies, notamment la conformité de l’adressage. À défaut, le titulaire propose l’offre la plus avantageuse. Il fournit ses conseils, méthodes et informations sur les changements d’outils de suivi, de saisie ou de gestion des expéditions.

Recommandés, suivis et continuité

Les envois recommandés, avec ou sans accusé de réception, sont traités prioritairement. Le titulaire assure leur enregistrement, leur remise en main propre au bureau de poste et leur traçabilité complète, puis transmet les numéros de suivi.

Un interlocuteur privilégié assure le lien avec la collectivité. Le titulaire signale immédiatement toute défaillance, informe quotidiennement des problèmes d’affranchissement ou d’acheminement et présente les solutions envisagées. Il justifie d’un plan de sécurisation en cas de panne et assure la continuité du service en cas de grève.

Tout pli ou colis perdu ou détérioré entre sa prise en charge et son dépôt auprès de l’opérateur postal doit être signalé ; le titulaire apporte, le cas échéant, la preuve du dépôt. Les réclamations donnent lieu à un accusé de réception écrit sous 24 heures ouvrées et à une réponse motivée sous 5 jours ouvrés, avec analyse des causes et mesures correctives ou préventives. Si une investigation approfondie est nécessaire, un délai prévisionnel de réponse définitive est communiqué.

Suivi et livrables

À chaque facturation mensuelle, le titulaire transmet par courriel au format XLS un état quantitatif et financier des plis collectés et affranchis quotidiennement, par type de pli, ainsi qu’une synthèse mensuelle. Le relevé indique notamment la date de collecte, le type d’affranchissement, le grammage ou la tranche de poids, et les coûts d’affranchissement facturés hors taxes et toutes taxes comprises.

Le titulaire fournit également un relevé mensuel des écarts entre le coût de l’affranchissement massifié et celui qui aurait été pratiqué par La Poste, ainsi qu’un relevé détaillé exploitable pour les statistiques.