Mandat de gestion immobilière

Le mandataire prend en charge la gestion locative, administrative, technique, budgétaire et comptable des biens bâtis et non bâtis confiés. Le portefeuille peut évoluer au fil des acquisitions et cessions ; chaque intégration est déclenchée par un bon de commande et chaque retrait est formalisé par un ordre de fin de mission. Les missions sont soumises à une obligation de moyens renforcée, à des obligations de résultat sur certains engagements et à une obligation de conseil et d’alerte.

Le mandataire doit détenir et maintenir une carte professionnelle de gestion immobilière, une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant ses activités et une garantie financière couvrant au minimum la totalité des fonds détenus pour le compte du mandant. Les justificatifs correspondants sont transmis chaque année.

Gestion locative et relations avec les occupants

Le titulaire gère les baux et conventions en cours, prépare les projets de contrats, avenants et résiliations à la demande du mandant, suit les garanties et assurances des occupants et réalise les états des lieux d’entrée et de sortie contradictoires, avec reportage photographique et transmission électronique. Il suit les demandes des occupants, les congés, les impayés et les obligations liées aux contrats. Les modifications, renouvellements ou nouveaux contrats et les actions contentieuses sont soumis aux accords requis du mandant.

Le recouvrement des impayés comprend relances amiables, mises en demeure, commandements de payer et suivi des procédures jusqu’à leur terme, sous réserve des autorisations nécessaires. Le titulaire suit également les travaux demandés par les occupants, examine les dossiers et recueille l’accord écrit préalable du mandant avant d’autoriser leur réalisation.

Gestion administrative, technique et budgétaire

Le titulaire administre les biens et leurs contrats d’exploitation, coordonne les prestataires et veille au respect des procédures d’achat et de la commande publique. Il assure notamment la surveillance et la sécurisation des biens, la maintenance, l’entretien, les vérifications périodiques, le suivi des travaux, des sinistres et des assurances, ainsi que la conformité réglementaire. Il tient une documentation technique et un historique des interventions. Une attention particulière est prévue pour les biens ICPE et ERP, les risques sanitaires et les obligations applicables au titre du code du travail.

Le mandataire visite les biens vacants ou occupés au moins une fois par trimestre et remet un compte rendu électronique illustré au plus tard dans les 15 jours suivant chaque visite. Il établit et met à jour les plans pluriannuels de travaux, prépare les budgets, suit les dépenses et les revenus locatifs, procède aux appels de fonds et prépare les redditions et refacturations de charges, taxes et redevances. Les sommes encaissées pour le compte du mandant sont reversées sans compensation ; les recettes mensuelles sont reversées au plus tard 7 jours après leur encaissement. Les déclarations fiscales sont préparées par le mandataire, tandis que leur paiement demeure à la charge du mandant.

Le suivi des travaux et des prestations n’est pas exclusif : le mandant peut choisir un intervenant tiers. Le mandataire reste alors chargé de coopérer et de transmettre les éléments nécessaires. Il assure aussi l’assistance logistique aux accès et visites de biens et met en place une astreinte avec ligne dédiée disponible 24 h/24 et 7 j/7 pour les urgences, assortie d’un reporting trimestriel.

Données, reporting et continuité

Le titulaire fournit une GED organisée par bien, avec accès aux dossiers, workflows de traitement et de contrôle des factures, conservation des pièces et absence de destruction sans autorisation. Il transmet au mandant un reporting complet de gestion à périodicité trimestrielle et assure la production, le contrôle et l’intégration des données dans les outils du mandant, notamment SONEKA. Les échanges de données doivent être opérationnels dans les 3 mois, sauf autre délai expressément convenu ; les données locatives, contractuelles et financières sont transmises au minimum mensuellement et les événements significatifs au plus tard dans les 6 jours ouvrés. Les anomalies relevant du titulaire doivent être corrigées sous 6 jours ouvrés.

Au démarrage, le titulaire reprend les dossiers, données, contrats et états de gestion, en contrôle la qualité et prépare la continuité de service. En fin de mandat, il transmet les dossiers, archives, accès, données et états nécessaires à la poursuite de la gestion, sans frais pour le mandant ou le nouvel administrateur.