Gestion locative et patrimoniale de biens immobiliers

Le titulaire assure la gestion administrative, juridique, comptable et technique de biens commerciaux et d’habitation, ainsi que le suivi restreint d’un immeuble de bureaux sous bail emphytéotique. Le démarrage des gestions est prévu le 1er janvier 2027. Le périmètre peut évoluer si un bien est cédé ou change d’affectation.

Le patrimoine comprend notamment deux hôtels particuliers (478,1 m² de surface utile brute et 29 m² d’annexes pour l’un ; 971,9 m² et 31,6 m² d’annexes pour l’autre), un local commercial d’environ 65,5 m² et un box/parking d’environ 60 m². Le parc d’habitation comprend six appartements d’environ 44 à 123 m², une chambre de service d’environ 15 m², trois box d’environ 15 m² chacun et deux parkings d’une surface estimée à 35 m². Les surfaces sont indicatives.

Administration des baux et gestion financière

Le titulaire suit les baux, leurs renouvellements et avenants simples, les congés, états des lieux de sortie et dépôts de garantie. Il représente le CIRAD aux réunions et assemblées générales de copropriété, l’informe préalablement des dates et soumet des préconisations de vote à validation. Il est l’interlocuteur unique des occupants, suit leurs demandes et vérifie notamment leurs attestations d’assurance responsabilité civile, incendie et dégâts des eaux.

Il émet les avis d’échéance et quittances, encaisse loyers, charges, taxes et TVA, applique l’indexation annuelle selon l’ILAT pour les bureaux et l’IRL pour les logements, puis reverse les fonds mensuellement ou trimestriellement. Il établit les décomptes annuels de charges et régularise les provisions. Le compte rendu de gestion trimestriel détaille encaissements, impayés, recettes et dépenses, avec les factures acquittées en annexe.

Les relances amiables sont systématiques dès le premier retard ; le CIRAD est informé, et un plan d’apurement peut être mis en place avec l’accord du propriétaire. Une attention particulière est requise pour les créances de plus de 30 jours et la traçabilité des relances. Ces démarches amiables sont incluses dans la gestion courante, sans commission ou frais de dossier supplémentaires.

Maintenance, sinistres et stratégie patrimoniale

Le titulaire surveille l’état de conservation des biens et suit les demandes de travaux, réparations, rénovations et améliorations. Pour les réparations d’entretien courant inférieures à 500 € HT, il peut faire exécuter les interventions nécessaires à la conservation du bien et à la sécurité de l’occupant sans accord préalable. Pour les autres travaux soumis à accord, il recueille l’accord écrit du propriétaire sur la base de 2 à 3 devis comparatifs, analyse les offres, coordonne l’intervention et le calendrier, puis suit la réception et la validation des factures. Il tient également un suivi formalisé des demandes des locataires et traite les sinistres courants, y compris les mesures conservatoires.

Il réalise un état des lieux des biens et une programmation pluriannuelle des travaux hiérarchisée entre urgence et sécurité, maintien et entretien du patrimoine, et valorisation locative. La programmation est assortie d’estimations financières ; la valeur vénale de chaque bien est évaluée au démarrage puis actualisée chaque année. L’état des lieux, la valorisation et la programmation sont présentés au CIRAD six mois après le démarrage. Le titulaire fournit aussi conseil en stratégie immobilière, analyses de rentabilité et recommandations sur les loyers, les vacances et les impayés.

Pour l’immeuble sous bail emphytéotique, le mandat comprend l’émission du titre de paiement, la perception du canon, son indexation annuelle et un récapitulatif fiscal. Une visite de contrôle est réalisée tous les deux ans en présence du CIRAD ; le titulaire vérifie l’état général, notamment structure, étanchéité/toiture et équipements majeurs, le respect des clauses contractuelles et des autorisations de travaux, ainsi que les attestations d’assurance obligatoires, collectées et contrôlées annuellement.

Relocation et missions ponctuelles

En cas de vacance, le titulaire recherche des candidats, organise les visites, vérifie la solvabilité, transmet une fiche comparative au CIRAD et applique un prix de marché établi par analyse de biens vendus comparables à proximité. Il prépare ou vérifie les diagnostics obligatoires, rédige le bail adapté, réalise les états des lieux contradictoires et gère le dépôt de garantie. La commercialisation est non exclusive : le CIRAD peut trouver un locataire ou recourir à un autre prestataire.

Les missions complémentaires peuvent inclure l’assistance à la vente, l’appui au suivi de travaux supérieurs à 50 000 € HT et la recherche de subventions sur demande écrite, ainsi que la gestion de sinistres majeurs et d’expertises. La gestion des contentieux juridiques complexes est prévue en l’absence de garantie loyers impayés ; les démarches judiciaires sont conduites selon les mandats et accords requis.

La garantie loyers impayés est proposée via une compagnie agréée. La proposition pour les biens d’habitation et annexes est obligatoire dans l’offre, mais sa souscription reste au choix du CIRAD ; la proposition pour les biens commerciaux est facultative. Les garanties minimales prévues couvrent 100 % des loyers, charges et taxes sans franchise ni délai de carence, pendant au plus 36 mois, et les frais de procédure à 100 % dès le premier euro. Le titulaire vérifie l’éligibilité des dossiers avant la signature du bail, déclare et suit les impayés auprès de l’assureur, reverse les indemnités au CIRAD au plus trimestriellement et pilote le recouvrement et les procédures d’expulsion.

Reprise et pilotage

La reprise commence en semaine 1 par la récupération des dossiers auprès de l’ancien gestionnaire et du CIRAD. Au premier mois, le titulaire récolementne et saisit les pièces, contrôle les soldes locataires et remet en fin de mois un rapport signalant les pièces manquantes et anomalies. Les dossiers d’impayés, de contentieux et de régularisation de charges en cours sont repris sans interruption.

Le titulaire fournit un tableau de bord mensuel, un reporting trimestriel transmis au plus tard le 5 du mois suivant, et un bilan annuel. Ces livrables suivent notamment l’occupation, les loyers et charges, les impayés, les relances, les travaux, les sinistres, les contentieux, les risques et les décisions à prendre, avec les pièces justificatives. Les réunions de suivi sont mensuelles ; le bilan de gestion est examiné annuellement.