Mandat de gestion et d'assistance pour aides à l'habitat

1. Communication et information

• Organisation et animation de réunions d'information collectives sur l'ensemble du territoire ciblé.
• Présentation des dispositifs, critères d'éligibilité, modalités de demande et pièces à fournir.
• Réponses aux questions des participants et diffusion des supports validés par la structure de pilotage.

2. Instruction des demandes

• Réception et analyse des demandes : vérification de la complétude des pièces, conformité réglementaire, éligibilité administrative, technique et financière.
• Accompagnement administratif personnalisé selon le dispositif (montage de dossiers, constitution des pièces, saisie et suivi des enregistrements dans l'outil de gestion).
• Gestion des dispositifs spécifiques : accompagnement renforcé (LAPS) et dispositifs AFAPS (neuf et réhabilitation) avec vérifications techniques et financières adaptées.

3. Gestion et contrôle de la phase travaux

• Passation et gestion administrative, technique et financière des commandes et contrats avec les entreprises.
• Démarrage et accompagnement du bénéficiaire pour la préparation du chantier (dépôt de documents, informations préalables).
• Suivi technique des opérations : visites de chantier, comptes rendus, vérification de conformité au programme, gestion des modifications éligibles, propositions de solutions en cas de non-conformité.
• Réception et clôture des opérations : opérations préalables/reception (OPR/PVR), liquidation financière, constitution et transmission des pièces justificatives.
• Pour les dispositifs d'accompagnement renforcé, respect d'un délai maximal prescrit pour le démarrage des travaux après acceptation du dossier.

4. Gestion des aides financières et recouvrements

• Suivi budgétaire et reporting des engagements, paiements et restes à engager.
• Gestion des versements de subventions : vérification des pièces justificatives et suivi des échéances et montants.
• Gestion des avances remboursables : mise en place et suivi des plans de remboursement, information des bénéficiaires et suivi des encours.
• Gestion du recouvrement : relances amiables, suivi des impayés, préparation des états de créances et traçabilité des actions.

5. Transmission et continuité de service

• Mise en place de procédures et réalisation de la transmission intégrale et sécurisée des dossiers physiques et numériques en fin de mission ou changement d'opérateur.
• Inventaire des dossiers en cours, statut détaillé et rapport de synthèse pour les dossiers sensibles.
• Période de transition opérationnelle définie pour assurer continuité du service.

6. Suivi, évaluation et outils

• Production de bilans périodiques (mensuel, annuel) et bilans ponctuels à la demande de la structure de pilotage.
• Mise à disposition et exploitation d'outils de suivi et d'évaluation pour le pilotage opérationnel et financier.

Annexes et interfaces

• Respect des processus d'attribution et des dispositifs techniques associés; coordination avec les différents intervenants et sous-traitants, et constitution des justificatifs demandés.