Mandat de délégation de maîtrise d’ouvrage pour un groupe scolaire et périscolaire

Le mandataire représente la commune, en son nom, pour son compte et sous son contrôle, afin de conduire la réalisation d’un groupe scolaire et périscolaire d’environ 790 m² de surface dans œuvre, destiné à accueillir jusqu’à 150 élèves.

Le programme comprend :

• une école maternelle de 60 enfants répartis sur 2 classes ;
• une école élémentaire de 90 enfants répartis sur 3 classes ;
• un ensemble périscolaire pour 30 enfants ;
• un pôle de gestion et de logistique comprenant administration, locaux techniques, maintenance et locaux d’accompagnement.

Les aménagements extérieurs représentent environ 1 410 m² : cour revêtue de 250 m², cour en gazon de 250 m², préaux de 125 m², espace vert de 50 m², 15 places de stationnement public, 7 places de stationnement du personnel, parvis couvert de 20 m², dépôt de jeux extérieurs de 15 m² et 150 m² de cheminements piétons.

Marchés d’études, de maîtrise d’œuvre et de travaux

Le mandataire définit les missions, procédures et calendriers, prépare les dossiers de consultation, lance les consultations après accord de la commune, organise la réception et l’analyse des candidatures et des offres, assiste au choix des titulaires et prépare les marchés. Il assure notamment :

• la gestion des marchés d’études et de prestations intellectuelles, y compris contrôle technique et SPS ;
• la gestion du marché de maîtrise d’œuvre, des ordres de service et des différentes phases d’études ;
• la transmission des dossiers d’avant-projets pour accord préalable de la commune ;
• la vérification des décomptes, le paiement des acomptes et soldes, la gestion des avances, retenues de garantie, cessions de créance et paiements directs aux sous-traitants ;
• la préparation, la négociation et la notification des avenants après accord préalable ;
• l’établissement des décomptes généraux et des dossiers contractuels, techniques, administratifs et comptables complets.

Pour les travaux et fournitures, il suit l’organisation générale du chantier, le planning et l’enveloppe financière, participe aux réunions de chantier, effectue les visites nécessaires et peut assister aux essais. Il actualise le calendrier, traite les difficultés ayant une incidence sur les coûts ou les délais, agrée les sous-traitants et organise les opérations préalables à la réception.

Contrôle, réception et garanties

Le mandataire prépare les dossiers soumis aux contrôles financier et de légalité, entretient les relations avec les autorités de contrôle et ne notifie les contrats qu’après accomplissement des procédures et obtention des accords requis. Il organise la visite préalable aux opérations de réception, établit le compte rendu des observations, transmet sa proposition de réception à la commune et notifie ensuite la décision de réception ou de refus aux entreprises après accord préalable.

Pendant l’année de parfait achèvement, il suit la levée des réserves, participe aux visites et réunions relatives aux malfaçons, organise une visite avant la fin de cette période, peut saisir les assurances, gère le blocage ou la libération des retenues de garantie et prépare les pièces nécessaires au quitus.

Gestion financière, administrative et subventions

Le mandataire établit et actualise le bilan financier prévisionnel, l’échéancier et le plan de trésorerie, informe la commune des évolutions et prépare le dossier de clôture ainsi que les demandes périodiques d’avances avec leurs justificatifs.

Il accomplit les démarches administratives nécessaires : permis et autorisations, occupation temporaire du domaine public, commission de sécurité, relations avec les concessionnaires, projets de délibérations, contrôle de légalité et mise à disposition des éléments de l’opération.

Il recherche les financements, constitue et actualise les dossiers de subvention, suit les arrêtés et conventions, puis prépare les appels de fonds avec états récapitulatifs des dépenses éligibles, factures et attestations. Il assiste également la commune pour le choix et la signature des assurances construction et peut en assurer la gestion des sinistres.

Contraintes et responsabilités

La mission inclut les réunions techniques, visites, comités de pilotage et déplacements normalement prévisibles. Le mandataire et son personnel, ainsi que ses sous-traitants, sont soumis au secret professionnel, à la confidentialité et à la restitution des documents. Il doit signaler toute situation de conflit d’intérêts et ne peut participer aux procédures de passation des marchés pour lesquels il intervient comme assistant à maîtrise d’ouvrage lorsque cette participation porte atteinte à l’égalité de traitement, à la transparence ou à la liberté d’accès.