Fourniture et maintenance de systèmes d’impression

Le périmètre initial prévoit 261 imprimantes et multifonctions neufs, acquis ou loués, avec installation, mise en service, maintenance et consommables associés.

| Configuration | Quantité |
|---|---:|
| Imprimante A4 noir et blanc, 25 ppm | 112 |
| Imprimante A4 couleur, 25 ppm | 16 |
| MFP A4 noir et blanc, 35 ppm | 99 |
| MFP A4 couleur, 35 ppm | 6 |
| MFP A3 noir et blanc, 35 ppm | 10 |
| MFP A3 couleur, 35 ppm | 14 |
| MFP A3 couleur, 45 ppm | 3 |
| MFP A3 couleur, 75 ppm | 1 |

Les accessoires quantifiés comprennent notamment des bacs papier supplémentaires, des meubles supports, des modules d’agrafage, des lecteurs de badges et la numérisation recto verso en un passage. Les MFP A3 doivent disposer d’un lecteur de badge DESFire classique. Quatre équipements de secours supplémentaires — imprimante A4 monochrome et couleur 25 ppm, MFP A4 monochrome 35 ppm et MFP A3 monochrome 35 ppm — complètent le dispositif, hors quantités du périmètre initial.

Compatibilité et déploiement

Les matériels doivent être neufs, avec un compteur inférieur à 50 copies ou impressions, et compatibles avec Windows 10 ou supérieur et Windows Server 2012 R2 ou supérieur. Les pilotes 32 et 64 bits doivent être WHQL et télédistribuables. Sont notamment attendus les protocoles Raw, LPD, SMB, PCL5e/6, CUPS, SNMP, SMTP et POP3, le PostScript, un pilote unique et la compatibilité avec les serveurs AIX. La numérisation vers dossier doit fonctionner en SMB 2 et 3 ; le scan TWAIN est requis pour le logiciel métier du dossier patient.

Les fonctions demandées incluent la gestion des étiquettes et des marges, des bacs multiples, l’impression différée et par codes sur les MFP, le scan vers fichier et courriel. Le paramétrage privilégié est noir et blanc recto verso et l’utilisateur ne doit pas pouvoir modifier les paramètres par défaut du pilote. Le titulaire remet la documentation technique en français, décrit les équipements et leurs limites, et étiquette chaque appareil avec son hostname et un identifiant propre.

La livraison, la préconfiguration, la connexion réseau, l’installation des pilotes et la configuration sont réalisées par le titulaire, en coordination avec le service informatique ; le déploiement des pilotes est centralisé par GPO. Le délai maximal de livraison, installation, configuration et mise en service est de 8 semaines après le bon de commande ; la reprise d’équipements demandée doit intervenir sous 2 semaines. Les emballages sont évacués et les dégradations causées lors des opérations sont à la charge du titulaire.

Consommables, maintenance et continuité

Les consommables sont fournis selon les besoins, avec un stock tampon sur site pour éviter les ruptures et une anticipation du réapprovisionnement. Une demande supplémentaire est livrée sous 2 jours ouvrés. La reprise des toners usagés est sans frais supplémentaires. Le prix de copie comprend pièces, consommables, interventions et déplacements, hors papier.

Le facility management comprend un technicien salarié dédié présent une demi-journée par jour ouvré, du lundi au vendredi. Il assure la maintenance préventive et curative, le diagnostic, le traitement des incidents, le remplacement des pièces et le suivi du parc. Les équipes classiques du titulaire assurent la continuité hors de ses périodes de présence ; les interventions du technicien sont tracées sur une feuille de présence. Un contrôle périodique des matériels a lieu au minimum une fois par an et chaque équipement dispose d’un carnet d’entretien consultable sur site.

Les délais d’intervention sont inférieurs à 2 heures ouvrées sur les sites sensibles et à 4 heures ouvrées sur les sites classiques. En site sensible, un matériel de secours est mis en place sous 2 heures si la panne n’est pas immédiatement réparable. En site classique, un appareil de remplacement de même nature et marque est fourni sous 2 jours ouvrables si la réparation sur place est impossible, si la panne n’est pas réparée sous 5 jours ouvrables, ou après plus de 3 interventions en 30 jours. Pièces et main-d’œuvre sont incluses. Les corrections d’anomalies, migrations et évolutions nécessaires à ces corrections sont prises en charge ; les montées de version sont planifiées après accord, en limitant les interruptions.

Logiciels, formation et suivi

Sont prévus un logiciel de remontée centralisée des compteurs noir et blanc et couleur, une solution d’accounting permettant l’analyse par date, appareil, tâche, format, couleur, utilisateur, service, site ou entité, ainsi que des tableaux de bord, rapports et exports bureautiques. Les analyses comprennent les consommations d’énergie et émissions de CO₂. La compatibilité avec Microsoft Active Directory 2019 est demandée.

Une solution d’administration non propriétaire peut être proposée pour le suivi et la libération des impressions (« follow-me »), le contrôle des coûts, la gestion des utilisateurs, l’impression mobile et la supervision du parc. Elle n’est pas comprise dans la commande initiale : son activation éventuelle requiert une décision écrite. La solution FAXBIS existante fait également l’objet d’une proposition de coût, avec les prestations de migration et de mise en place prévues au détail quantitatif.

La formation initiale couvre les fonctions de copie, impression, numérisation et fax, les gestes de premier niveau et les fonctions avancées ; la formation des administrateurs porte notamment sur l’administration à distance, les codes et quotas, la gestion logicielle et le déploiement réseau. Des formations supplémentaires peuvent être demandées par écrit. Le titulaire fournit des supports en français et tient un registre des formations. Le suivi comprend le pilotage du déploiement, les réunions et un comité de pilotage annuel. La réversibilité prévoit l’assistance à la reprise, le maintien de la continuité de service et la remise des informations et livrables de parc nécessaires.