Solutions d’impression bureautique et services associés

Le marché couvre l’achat ou la location d’imprimantes et de multifonctions (MFP), avec services associés selon le mode d’acquisition. Les équipements doivent permettre l’impression, la numérisation et la photocopie bureautiques. Les adhérents choisissent entre la location avec maintenance, l’achat avec maintenance et l’achat transactionnel. Ce dernier est livré en magasin ou à un point unique de l’établissement, sans installation ni déploiement ; consommables et services associés à ces achats sont hors marché.

Parc matériel et exigences fonctionnelles

L’offre comprend 7 modèles de MFP : quatre modèles monochromes (A4 Cat. 1, A3 Cat. 2, 3 et 4) et trois modèles couleur (A4 Cat. 1, A3 Cat. 2 et 3). Six modèles d’imprimantes monofonction sont attendus : personnelle, départementale ou multifonction personnelle transactionnelle en monochrome, et personnelle, groupe de travail ou départementale en couleur. Au moins un modèle couleur et un modèle monochrome doivent permettre l’impression depuis smartphone ou tablette.

Au moins un équipement doit convenir à l’impression A5 intensive (plusieurs centaines de pages par jour), un modèle monofonction et un MFP doivent imprimer des planches d’étiquettes laser, et un MFP doit pouvoir recevoir une carte fax. Les accessoires, options et pièces détachées sont proposés sur catalogue ; un meuble socle doit être disponible en option lorsque le MFP ne permet pas une utilisation normale en position debout.

Les MFP doivent notamment intégrer une connexion RJ-45 compatible 100 Mbit/1 Gbit, TCP/IP v4 et IEEE 802.3, l’annuaire Active Directory, les services DNS, DHCP, SMTP et NTP, les langages PCL et PostScript, le recto-verso automatique, l’impression sécurisée, le scan-to-mail, scan-to-folder et scan-to-FTP. Les formats de numérisation comprennent PDF, JPEG, TIFF et PNG ; les pilotes doivent être compatibles avec Windows 10 et 11, en 32 ou 64 bits, et leurs versions ultérieures. Les imprimantes monofonction doivent aussi fonctionner depuis une infrastructure de publication d’applications de type Citrix ou équivalent ; le modèle monochrome départemental doit accepter 4 bacs papier.

L’interopérabilité est requise : impression sans pilote propriétaire via IPP et certification IPP Everywhere ou équivalent, transmission sans restriction des MIB SNMP, absence de verrou empêchant l’administration par un outil tiers, y compris open source, et concours technique sans surcoût ni dégradation du service en cas de migration. Les matériels doivent permettre la désactivation des ports et services non souhaités. Le candidat décrit les fonctions de sécurité, notamment changement des mots de passe constructeur, désactivation des interfaces et services inutiles, chiffrement des données en transit et sur disques, suppression des documents après utilisation et expiration paramétrable des travaux en attente.

Appropriation, déploiement et formation

La phase initiale comprend la gouvernance, la cartographie des besoins et des sites, la validation technique dans le système d’information hospitalier, l’installation et le paramétrage des outils, la préparation des bascules, la facturation et la livraison des consommables, le transfert de compétences, les processus d’escalade et la sécurité. Le démarrage des chantiers est à planifier au plus tard dans les 3 semaines suivant l’ordre de service ; le déploiement doit être achevé dans les 4 mois. Les mises en service sont organisées par vagues, synchronisées avec le retrait du titulaire sortant ; sur les sites les plus simples, une vague ne doit pas dépasser une journée.

Le titulaire assure livraison, déballage, montage, raccordement, configuration, essais de fonctionnement, présentation des fonctions de base et procès-verbal de mise en service. Il emporte les emballages de protection et déchets issus de l’intervention. La livraison est confirmée au moins 72 heures à l’avance. Les équipements avec contrat de service sont livrés avec registre de maintenance, toner prêt à l’emploi et jeu complémentaire de consommables, agrafes si nécessaire, câbles d’alimentation 220 V et accessoires prévus ; le papier est exclu des consommables fournis.

Les formations utilisateur au déploiement durent 15 à 30 minutes et couvrent notamment photocopie, impression sécurisée, scan-to-mail, scan-to-folder et carnet d’adresses. Les séances administrateurs sont limitées à 10 personnes ; une séance supplémentaire peut être demandée par tranche de 1 000 matériels. Des séquences vidéo embarquées et des parcours en ligne reprenant les fonctionnalités sont également prévus. Des formations plénières optionnelles durent 2 heures, pour 10 utilisateurs maximum par séance.

Maintenance, consommables et niveaux de service

Le maintien en condition opérationnelle comprend un canal unique de déclaration des incidents, centre d’appel, maintenance préventive et corrective, remplacement des pièces, accessoires et consommables défectueux, registre de maintenance par appareil et traçabilité des interventions. Les déplacements, transports et main-d’œuvre de maintenance corrective sont à la charge du titulaire. Les usagers ne peuvent être tenus d’intervenir lors des opérations de maintenance.

Les consommables nécessaires au fonctionnement sont fournis hors papier : seuils d’alerte, réapprovisionnement proactif, commande automatique pour les appareils connectés et processus alternatif pour les matériels non connectés. La livraison est par défaut au pied de la machine dans les petits bâtiments sans contrainte d’accès ; sinon, à une adresse commune de type plateforme logistique. La collecte actuelle des consommables usagés s’effectue avec Conibi ; un dispositif de remplacement au moins équivalent peut être proposé. Les services d’administration du parc sont propres à chaque établissement, sans service centralisé exigé pour le groupement.

Le tableau de niveaux de service prévoit : standard, remise en fonctionnement au plus tard à J+1 et disponibilité de 97 % ; standard avec technicien sur site, 8 heures et 98 % ; premium, 6 heures et 99 %. Le premium est limité à 3 % du parc ; pour les adhérents disposant de plus de 100 moteurs en location, il peut être demandé sans facturation spécifique. Les plages standard sont du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h, hors jours fériés. L’annexe d’engagements prévoit également une remise en service au plus tard sous 5 jours, un taux de réponse hotline d’au moins 90 % dans les 20 secondes et un taux de rappel pour un même ticket d’au plus 5 %.

Les outils obligatoires d’administration et de supervision permettent le relevé automatique des compteurs, l’inventaire, le suivi des consommables et des alertes, les tableaux de bord et le déclenchement d’actions de maintenance. Ils sont hébergés chez le titulaire, accessibles par navigateur aux établissements et doivent exposer une interface documentée (API REST, SNMP ou équivalent) sans pénalité ni baisse des niveaux de service en cas d’usage d’un outil tiers. L’outil supplémentaire, facultatif, de gestion des impressions peut gérer les droits et coûts, rediriger les travaux selon des règles, prendre en charge le « follow-me printing » avec badge ou identifiant/mot de passe, et produire des rapports standards ou personnalisés.

Prestations complémentaires et réversibilité

Peuvent être commandés séparément : déménagement d’équipements avec branchement et page de configuration réseau de contrôle, relevés manuels de compteurs, journées de technicien sur site, technicien dédié à temps plein, études et conduite de projet sur cahier des charges, chantier de définition d’une politique d’impression, formations plénières et maintenance hors garantie sur devis. Un déménagement donne lieu à un procès-verbal ; les études et journées font l’objet de livrables ou d’un relevé des journées effectuées selon la prestation.

La reprise des équipements loués comprend la planification, la coordination avec l’établissement et le titulaire entrant, la continuité de service, la restitution des données du parc et des compteurs, l’effacement sécurisé des données stockées sur les appareils avec attestation, et le transfert de connaissance. Les notifications de fin de location sont prévues 6 mois puis 3 mois avant l’échéance. Le CCTP permet une prolongation fixe de 6 mois renouvelable une fois, au plus 12 mois ; le CCAP prévoit, pour sa part, des périodes successives de 1, 2, 3 ou 4 trimestres ou d’un an, avec accord préalable du titulaire et/ou de son partenaire financier. Le CCAP indique aussi, selon les clauses relatives à l’acquisition, une maintenance possible jusqu’à 6 ans après mise en service dans une clause et jusqu’à 5 ans dans une autre.