Fourniture et maintenance de systèmes d’impression

Le marché couvre l’acquisition ou la location d’équipements neufs, leur installation et maintenance, ainsi que la fourniture et la gestion des consommables. Le périmètre initial comprend 261 appareils : 112 imprimantes A4 noir et blanc 25 ppm, 16 imprimantes A4 couleur 25 ppm, 99 MFP A4 noir et blanc 35 ppm, 6 MFP A4 couleur 35 ppm, 10 MFP A3 noir et blanc 35 ppm, 14 MFP A3 couleur 35 ppm, 3 MFP A3 couleur 45 ppm et 1 MFP A3 couleur 75 ppm. Les volumes annuels d’impression indiqués — 5 050 799 pages noir et blanc et 1 158 089 pages couleur — sont indicatifs, pas des engagements de consommation.

Les équipements A3 comportent, selon les références, des bacs supplémentaires d’au moins 250 feuilles, des meubles supports, lecteurs de badge, numérisation recto-verso en un passage et modules d’agrafage, dont certains avec piqûre à cheval. Quatre appareils de secours supplémentaires sont à tenir à disposition : une imprimante A4 monochrome 25 ppm, une imprimante A4 couleur 25 ppm, un MFP A4 monochrome 35 ppm et un MFP A3 monochrome 35 ppm.

Compatibilité et configuration

Les matériels et logiciels doivent fonctionner dans les environnements Windows 10 ou supérieur, Windows Server 2012 R2 ou supérieur, VMware, Citrix, Linux 32/64 bits et AIX 7.2, avec le domaine Active Directory 2019 et l’architecture centralisée décrite. Sont notamment requis : pilotes 32 et 64 bits WHQL télédistribuables, PostScript, pilote unique, impressions Raw, LPD, SMB, PCL5e/6 et CUPS, scan vers dossier SMB 2/3, protocoles SNMP/SMTP/POP3, gestion des bacs multiples, impression différée et gestion des codes sur les MFP. Le scan TWAIN est obligatoire pour le logiciel métier dossier patient. Les MFP A3 doivent recevoir un lecteur de badge DESFIRE classique. Le réglage par défaut privilégie le noir et blanc recto-verso et ne doit pas pouvoir être modifié par l’utilisateur.

Les appareils sont livrés préconfigurés, avec un compteur total inférieur à 50 copies et/ou impressions. Leur connexion réseau est réalisée avec le service informatique ; le déploiement des pilotes s’effectue centralement par GPO. L’installation inclut les câbles, modems et autres fournitures nécessaires, le paramétrage des fonctions Scan_To_Dossier_Réseau et Scan_To_Mail, ainsi que la reprise du carnet d’adresses. Chaque appareil est étiqueté avec son hostname et son identifiant. Le titulaire assure le déballage, l’évacuation des emballages, le nettoyage relevant de son intervention et le déplacement des anciens appareils vers le local prévu.

Consommables, maintenance et continuité

Les consommables sont approvisionnés selon les besoins, avec un stock tampon sur site pour prévenir les ruptures et une reprise des toners usagés sans frais supplémentaires. Un réapprovisionnement supplémentaire est livré ou expédié sous 2 jours ouvrés ; les livraisons sont accompagnées d’un bon en double exemplaire indiquant le titulaire, les références et localisations des appareils concernés et les quantités.

Le facility management comprend un technicien salarié dédié présent une demi-journée par jour ouvré, du lundi au vendredi hors jours fériés, pour la maintenance préventive et corrective, le diagnostic, les réparations, le suivi du parc et le remplacement des pièces. La continuité et les mêmes niveaux de service sont maintenus hors de ses périodes de présence ; une feuille de présence trace les interventions. Les techniciens principal et suppléants doivent être qualifiés, validés et opérationnels sur l’ensemble du parc.

Le contrôle périodique est au minimum annuel et chaque appareil dispose d’un carnet d’entretien conservé sur site. Après signalement, l’intervention est prévue en moins de 2 heures ouvrées sur les sites sensibles et en moins de 4 heures ouvrées sur les sites classiques. En site sensible, un appareil de secours est installé sous 2 heures ouvrées si la panne n’est pas réparable immédiatement. En site classique, le remplacement par un appareil de même nature et marque, sans frais supplémentaires, intervient sous 2 jours ouvrables lorsque la réparation sur place est impossible, que la panne n’est pas réparée sous 5 jours ouvrables ou qu’il y a plus de trois interventions en trente jours. Pièces de rechange et main-d’œuvre sont incluses ; les pièces remontées sont essayées et contrôlées. Les appels sont couverts du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h ; hors plage, du matériel et des procédures de dépannage de nuit et de week-end doivent être à disposition du personnel d’astreinte.

La livraison, la connexion, la configuration et la mise en service ne dépassent pas 8 semaines après bon de commande ; la reprise des équipements, 2 semaines après demande. Le titulaire intègre gratuitement les corrections d’anomalies et les migrations ou évolutions matérielles nécessaires à leur mise en œuvre.

Formation, logiciels et suivi

Après installation, une formation utilisateur couvre les fonctions de copie, impression, numérisation et fax, les opérations de premier niveau et les fonctions avancées. Des formations complémentaires, sur demande écrite, sont possibles pendant le marché. Les administrateurs sont formés à l’administration à distance, aux codes et quotas, au logiciel de gestion et au déploiement réseau. Les formations se tiennent sur les sites concernés, avec supports en français et registre des participants, dates et lieux.

Une solution de remontée centralisée des compteurs noir et blanc et couleur est présentée et démontrée. Le logiciel d’administration de parc, proposé comme prestation susceptible d’être commandée ultérieurement par décision écrite, n’est pas inclus dans le périmètre initial du DQE. Il doit pouvoir couvrir le suivi des impressions, la libération « follow-me », le contrôle des coûts, les règles utilisateurs, l’impression mobile et la supervision centralisée. La solution d’accounting restitue et exporte les usages par date, appareil, tâche, application, format, couleur, recto-verso, utilisateur, service, site et entité ; elle produit tableaux de bord et rapports exportables et indique notamment les consommations en kWh et CO₂. Le coût et les prestations de la solution de fax dématérialisé FAXBIS sont également renseignés.

En fin de marché, la réversibilité s’étend sur 4 mois : assistance à la reprise de connaissances, remise des biens nécessaires et continuité de service pendant la montée en compétence du successeur. Un fichier Excel de parc doit notamment recenser hostname, identifiant, modèle, vitesse, consommation, localisation détaillée, adresses MAC et IP et dossiers de destination des scans. Le retrait des solutions attend la bascule du prochain titulaire et la validation des procès-verbaux de retrait.