Fourniture et maintenance d'imprimantes

Fourniture, installation, maintenance et reprise d'un parc d'imprimantes, avec facturation au coût à la page. Le périmètre comprend 300 équipements au parc actuel : 100 imprimantes laser noir et blanc de configuration groupe et 200 multifonctions couleur de configuration bureau isolé. Le parc est évolutif, sans engagement du Client sur le nombre d'équipements, avec ajout ou retrait au fil de l'eau.

Équipements et intégration

La configuration groupe vise jusqu'à 10 000 pages par mois, environ 40 ppm, en noir et blanc, au format A4, avec Ethernet 10/100 Mb/1 Gb, Wi-Fi WPA3/802.1X, Android et un bac de 250 pages, d'autres bacs étant optionnels. La configuration bureau isolé vise 600 pages par mois, environ 25 ppm, en couleur, avec fonctions impression, copie et numérisation, Ethernet 10/100 Mb/1 Gb, Wi-Fi WPA3/802.1X, Android et au moins un bac de 250 pages. La sécurisation de l'impression n'est pas nécessaire ; le ramassage des consommables usagés est optionnel.

Les pilotes sont livrés en version 64 bits pour Windows 10 et 11 Pro et doivent supporter les évolutions des systèmes d'exploitation clients et serveurs pendant le contrat. Les équipements transmettent automatiquement leurs compteurs, leur état et le niveau des consommables via le réseau du Client et le cloud.

Consommables, maintenance et assistance

Les consommables, hors papier, sont fournis franco de port : encres, pièces d'usure et fournitures nécessaires. Le réapprovisionnement est automatique et doit éviter toute rupture ; le changement des cartouches d'encre est effectué par les collaborateurs du Client, tandis que le remplacement des pièces d'usure est réalisé sur site par un technicien.

La hotline, accessible par téléphone et/ou Internet à tous les utilisateurs du groupe, couvre les incidents signalés par le Client ou transmis automatiquement par l'équipement. Une intervention sur site est réalisée au plus tard à J+1 et la remise en état, la réparation ou le remplacement intervient à J+3. La maintenance préventive comprend vérifications, contrôles, tests, réglages, entretien courant, remplacement des pièces d'usure, ainsi que les mises à jour de firmware et de pilotes.

Exploitation et pilotage

La solution permet la supervision des équipements, la remontée des anomalies, le suivi des interventions, la consultation des compteurs par équipement, la production de rapports d'exploitation, la déclaration de nouvelles adresses et la configuration ou mise à jour centralisée des firmwares. Un responsable de compte, un correspondant commercial et un correspondant technique de projet sont désignés. Le support est assuré du lundi au vendredi, hors jours fériés, de 9 h à 17 h.

La facturation au coût à la page est fondée sur les compteurs effectivement relevés. Elle est trimestrielle, détaillée par entité juridique, site et équipement, et disponible en CSV et/ou tableur. Elle comporte notamment modèle, numéro de série, compteurs de début et de fin de trimestre, quantité, coûts unitaires et coût total.

Déploiement, livraison et reprise

La livraison comprend le déchargement et l'acheminement jusqu'au lieu d'implantation définitive. L'installation comprend le déballage, le positionnement, la mise sous tension, le raccordement au réseau, le paramétrage avec la DSI, les tests de bon fonctionnement, l'étiquetage fourni par le Client, l'inscription dans l'outil d'administration, la remise de la documentation et la reprise de l'ancien matériel.

Le déploiement initial comporte l'inventaire du parc, la mise à disposition de l'outil de maintenance dans le mois suivant la fourniture de l'inventaire, puis le déploiement des nouveaux équipements. Il doit être réalisé en moins de 4 mois, avec une phase pilote de 5 à 10 premières installations et recette du paramétrage de chaque typologie avant généralisation. Une documentation d'utilisation personnalisable est fournie pour chaque modèle ; les utilisateurs sont formés aux principales fonctionnalités lors de l'installation.

Le retrait et le recyclage de l'ancien matériel sont inclus. Les consommables sont acheminés sur site à J+2 dès la notification par l'équipement, dans tous les cas dans un délai évitant la rupture de service. Les ajouts, retraits ou déménagements d'équipements interviennent dans un délai maximal de 10 jours entre la commande et l'intervention.

Les fournitures sont livrées avec un bon de livraison numéroté en deux exemplaires. Le transport, le conditionnement, le chargement, l'arrimage, le déchargement et l'évacuation des emballages relèvent du Prestataire. Chaque livraison fait l'objet d'un contrôle quantitatif et qualitatif ; les fournitures défectueuses, incomplètes ou non conformes sont remplacées sous 10 jours.