Mutualisation des outils bancaires

Mise en œuvre d’une solution unique centralisant les fonctions actuellement réparties entre SAGE XRT, MATA IO, TURBO Suite V2, SE.COM et les mécanismes de transfert associés. La prestation couvre la fourniture de la solution, son paramétrage, son intégration au système d’information AFNOR, la migration, les recettes, la formation, l’assistance au démarrage, la maintenance et la réversibilité.

Le périmètre indicatif comprend 8 entités du groupe, 13 banques, 36 comptes courants dont 3 en devises, ainsi qu’une volumétrie d’environ 54 000 encaissements pour 317 M€, 280 remises de chèques pour 4,5 M€, 2 000 fichiers de paiements SEPA pour 165 M€, 500 fichiers de paiements en devises pour 10 M€ et 500 virements de trésorerie pour 270 M€. Le CCTP prévoit 21 utilisateurs : 10 signataires et utilisateurs, 2 administrateurs et 9 utilisateurs.

Fonctions métier

La solution doit notamment assurer :

• La gestion des tiers : intégration depuis l’ERP, coordonnées bancaires et postales, création et validation de fiches, détection des doublons, habilitations, traçabilité et recoupement avec les fichiers de paiement.
• La création et le traitement des opérations de trésorerie : virements SEPA, virements internationaux ISO 20022, virements de trésorerie, virements SEPA urgents, prélèvements SEPA, remises de chèques TLMC et effets de commerce LCR/BAO.
• La gestion des signatures et validations par compte, pouvoirs, plafonds, signature simple ou double, avec parapheur, validation préalable selon les profils et utilisation de clés ou tokens 3SKey.
• Les échanges bancaires aller-retour : ordres vers les banques, relevés de comptes, impayés, avis d’opéré et relevés de mobilité bancaire.
• La prévision de trésorerie à court et moyen terme par compte, banque et entité, l’équilibrage ou netting, l’intégration de prévisions, l’analyse prédictive, les scénarios et la gestion budgétaire des flux par nature.

Intégration, reporting et données

Les échanges avec l’ERP et le SI du groupe doivent être automatisés : récupération des fichiers ERP, contrôle des coordonnées bancaires et transmission des relevés natifs au format CFONB. Les interfaces doivent s’appuyer de préférence sur InterSystems IRIS, en SOA à couplage faible, avec connecteurs, API REST ou SOAP, formats XML, JSON, CFONB ou ISO 20022, reprise sur erreur, relance partielle et alertes de rupture de flux. Un simple dépôt de fichiers sur serveur est jugé insuffisant.

La solution fournit des tableaux de bord, statistiques, extractions Excel et PDF, diffusions automatisées par courriel et positions de trésorerie quotidiennes ou périodiques par banque, société et groupe. Elle permet également l’intégration des comptes sans contrat EBICS afin d’obtenir une vision globale de la trésorerie.

La reprise porte sur l’historique des relevés disponibles, représentant 22 comptes bancaires, et sur environ 4 000 tiers dont les coordonnées bancaires ont été validées.

Architecture, sécurité et exploitation

La solution doit être accessible via une application web responsive, compatible avec les principaux navigateurs et sans installation de plugin ou d’API sur les postes clients. Elle doit fournir des environnements d’intégration, de recette et de production, une base relationnelle, un back-office d’administration, un outil de monitoring et des sauvegardes-restaurations au minimum quotidiennes.

Les données sont hébergées exclusivement dans l’Union européenne. La solution doit prendre en charge le SSO SAML 2.0 avec l’Identity Provider AFNOR, la MFA pour les profils de signature ou de validation, la compatibilité avec les tokens 3SKey, le chiffrement en transit et au repos, la gestion des rôles et habilitations, l’audit et la traçabilité des créations, modifications, suppressions et sessions. Le titulaire fournit un PRA documenté avec ses derniers tests et des engagements RPO/RTO.

La conformité attendue couvre notamment le RGPD, les obligations LCB-FT, les normes SEPA, les standards SWIFT et les réglementations bancaires applicables. Le prestataire doit déclarer ses sous-traitants ultérieurs, préciser les durées de conservation et de suppression et notifier les incidents de sécurité affectant des données personnelles sous 72 heures.

Déploiement, formation et réversibilité

La méthodologie comprend le cadrage, la conception, la mise en œuvre, la recette, la mise en production et la garantie, avec ateliers fonctionnels et techniques, paramétrage, intégration, migration, tests d’intégration, recette métier, accompagnement au démarrage, assistance renforcée, transfert de compétences, correction des anomalies et stabilisation.

Les livrables comprennent notamment le manuel utilisateur, le manuel administrateur fonctionnel, le plan de paramétrage, les plans de formation, la description des flux et interfaces, l’appui à l’intégration SI, le plan de test, le PAQ, le PAS, la documentation d’utilisation et la documentation d’exploitation.

La formation est prévue pour trois cibles : 7 comptables limités à la consultation et aux extractions, 5 personnes du service trésorerie disposant de tous les droits de transaction et 2 administrateurs. Les supports de formation et les manuels doivent être transmis.

La réversibilité prévoit la restitution des données dans un format ouvert, structuré et exploitable, en garantissant leur intégrité, leur exhaustivité et leur confidentialité. L’offre doit décrire les formats d’export, l’accompagnement, les moyens humains et techniques, les étapes et le calendrier prévisionnel de transition.

Fonctionnalités optionnelles

Le candidat doit préciser si elles sont natives ou les chiffrer séparément : contrôle des conditions et frais bancaires, calcul des échelles d’intérêts, génération des écritures comptables, monitoring et renouvellement des certificats EBICS, rapprochements bancaires et export des écritures vers l’ERP. Une variante facultative on-premise peut être présentée en complément de l’offre de base, avec ses prérequis, modalités de déploiement, exploitation, maintenance et support.