Solution de gestion scolaire, périscolaire et extrascolaire

La prestation comprend la fourniture d’une solution SaaS, son paramétrage et son hébergement, ainsi que la maintenance, l’assistance et les prestations d’accompagnement. Elle s’adresse à environ 1 200 enfants, 1 000 familles, 10 écoles et structures d’accueil, et environ 40 agents dont 10 administrateurs. Le nombre d’utilisateurs, de familles, d’enfants et de structures doit rester sans limitation.

Gestion des familles et des activités

Le dossier unique regroupe responsables légaux, enfants, autorisations, contacts d’urgence et informations sanitaires. Il gère les situations familiales complexes, les doublons, les fusions, l’historique des modifications et la traçabilité des accès aux données sensibles.

Les modules couvrent notamment :

• les inscriptions scolaires, dérogations, circuits de validation, courriers types et carte scolaire, avec import des données et prévisions d’effectifs depuis ONDE ;
• les activités de restauration, CLAE, ALSH, transport scolaire et jeunesse, avec inscriptions, réservations, délais paramétrables, capacités, listes d’attente et taux d’encadrement ;
• le pointage sur tablette ou smartphone, y compris hors connexion avec synchronisation différée, ainsi que les listes de présence et états par structure.

Facturation, portail et pilotage

La solution permet le paramétrage des tarifs, dont ceux liés au quotient familial et les tarifs hors commune, la facturation familiale périodique ou à l’acte, les régularisations, avoirs, encaissements, rapprochements, relances et suivi des impayés. Elle prend en charge le prélèvement SEPA, PayFiP ou un dispositif équivalent compatible, ainsi que l’export vers SEDIT-Finances dans un format documenté.

Le portail web responsive permet aux familles de gérer leur dossier, déposer des justificatifs, s’inscrire, réserver, consulter et payer leurs factures. Il est personnalisé aux couleurs de la commune et conforme au RGAA. Les notifications ciblées par courriel et SMS comportent un historique. La GED dispose d’au moins 50 Go et de durées de conservation paramétrables ; au moins 100 modèles d’éditions sont modifiables par les administrateurs. Tableaux de bord, exports tableur, requêteur et données d’activité destinées aux déclarations CAF complètent les outils de pilotage.

Mise en œuvre, maintenance et fournitures associées

Le déploiement comprend le lancement, l’analyse des processus avec les services, le paramétrage, les interfaces, la reprise des données existantes (familles, enfants, inscriptions en cours et soldes), les contrôles de cohérence, la recette, la mise en production et l’accompagnement au démarrage. Les livrables comprennent notamment le plan projet, le dossier d’analyse et de paramétrage, la documentation des interfaces, le rapport de reprise, les documents de recette et le bilan de démarrage. La formation initiale comporte au minimum 2 journées pour les administrateurs et 6 journées pour les utilisateurs, par sessions d’une journée de 8 participants au plus ; supports et guides en français et notice destinée aux familles sont fournis. Une assistance renforcée est prévue au démarrage.

La redevance couvre hébergement, exploitation, sauvegardes, supervision, maintenance corrective et réglementaire, nouvelles versions, support et maintenance des interfaces. Le support est accessible par téléphone et ticketing, au minimum de 7 h 30 à 16 h 30 les jours ouvrés, heure de Guadeloupe : prise en charge et correction ou contournement sous 2 heures ouvrées et 1 jour ouvré pour une anomalie bloquante ; 4 heures ouvrées et 5 jours ouvrés pour une anomalie majeure ; 2 jours ouvrés et au plus 3 mois pour une anomalie mineure. Un rapport trimestriel rend compte de la disponibilité, des tickets, des délais et des évolutions.

Les prestations commandables comprennent l’assistance ou le paramétrage complémentaire, les formations complémentaires, des packs de 1 000 SMS (160 caractères maximum par message ; envois vers les mobiles de Guadeloupe et de France hexagonale inclus sans surcoût ; crédits utilisables jusqu’à la fin de l’accord-cadre), des tablettes de pointage et l’assistance à la réversibilité. Les tablettes sont neuves, d’environ 11 pouces (± 1 pouce), Wi-Fi, avec au moins 64 Go de stockage, compatibles avec l’application, livrées avec étui à rabat, configurées et prêtes à l’emploi, marquage CE et garantie d’au moins 2 ans ; les abonnements de données ne sont pas compris.

Exigences techniques et contrôles

La solution fonctionne dans un navigateur récent, sans installation sur les postes (hors application mobile). L’hébergement est situé dans l’Union européenne, dans un centre certifié ISO/IEC 27001 ou équivalent ; aucun transfert de données hors UE n’est admis. Sont également requis : double facteur pour les agents, gestion fine des profils, journalisation conservée au moins un an, sauvegardes quotidiennes sur un site distinct conservées au moins 30 jours, perte maximale de données de 24 heures et rétablissement sous 8 heures ouvrées en cas de sinistre. La disponibilité mensuelle minimale est de 99 %, hors maintenance programmée annoncée 5 jours ouvrés à l’avance et réalisée hors heures ouvrées de Guadeloupe. Les flux sont chiffrés en HTTPS, de même que les données sensibles ; des tests d’intrusion réguliers sont réalisés et leur synthèse communiquée sur demande. Les interfaces sont documentées, les exports complets disponibles dans des formats ouverts et un environnement de test distinct de la production est prévu.

La vérification d’aptitude s’appuie sur un cahier de recette établi par le titulaire et validé par l’acheteur. La vérification de service régulier intervient après la mise en production ; les prestations commandées sont admises par constatation du service fait, procès-verbal, attestation de formation ou rapport d’intervention. La restitution des données en fin de contrat est gratuite, dans un format ouvert et documenté, avec dictionnaire des données ; l’accès en consultation est maintenu pendant 3 mois. L’assistance à la migration peut être commandée.