Maintenance et suivi annuel des archives

Interventions annuelles — opérations sur site

• État des lieux annuel sur site pour estimation des volumes à traiter et définition de la période d'intervention.
• Préparation des opérations et versements : vérification du premier tri, identification et retrait d'éléments intrus, reconstitution d'articles à partir de pièces, estimation en mètres linéaires.
• Tri et classement : conditionnement, cotation, continuité du classement, rangement des dossiers, rédaction des bordereaux d'élimination et d'versement au format numérique, identification et intégration dans le listing informatisé.
• Manutention : déplacement des documents entre zones de pré-archivage et salle d'archives, prise en charge logistique pour transport vers benne si élimination.
• Élimination : tenue d'un état des lieux informatisé (dates d'élimination), organisation du transport, remise d'un certificat de destruction.
• Bilan : suivi et bilan des dossiers traités, états de récolement et bilans d'intervention.

Reprise et migration de données

• Importation et intégration d'un export CSV fourni (3615 lignes) dans le logiciel d'archivage.
• Fourniture d'outils d'édition et d'export des données.

Maintenance et exploitation du logiciel d'archivage

• Logiciel accessible via navigateur web (Firefox/Chrome) avec connexion sécurisée (HTTPS) et authentification par nom d'utilisateur/mot de passe.
• Option d'hébergement par l'entité détentrice des archives ; prise en charge d'un intranet CAS/SSO (CAS de Jasig) en option.
• Maintenance centralisée et gestion des évolutions : mises à jour des versions, documentation associée, information sur évolutions.
• Assistance et support : maintenance de premier niveau, assistance téléphonique/ligne pour questions techniques et réglementaires, intervention à distance et dépôt d'incident.
• Clause de réversibilité : export non crypté des données dans un format défini et capacité de reprise par un successeur.

Sécurité et protection des données

• Confidentialité et mesures de sécurité applicables lors des opérations et dans le traitement des données ; obligations liées au traitement des données personnelles et procédures en cas de violation.

Livrables principaux

• Bordereaux d'élimination et de versement (numériques).
• Bordereaux informatisés et répertoires, états de récolement, bilans d'intervention.
• Certificat de destruction.
• Export des données archivistiques (format déterminé) et plan de classement et de rangement remis dans les 15 jours suivant la fin de la prestation.