Fourniture et maintenance de photocopieurs multifonctions

Fourniture à l’achat de matériels neufs, installation et mise en service d’un parc de multifonctions couleur A3/A4 et noir et blanc A4. Les modèles proposés doivent respecter au minimum les références fonctionnelles Sharp MX3071 et Toshiba e-STUDIO408S. Le parc existant compte 20 multifonctions couleur et 25 A4 noir et blanc ; le DQE prévoit 20 copieurs A3 couleur et 20 matériels A4 noir et blanc.

Équipements et fonctions

Les matériels doivent assurer impression, copie, scan-to-mail et scan-to-SMB, avec chargeur de documents de 150 feuilles, recto-verso natif activé par défaut, port USB, Ethernet et SNMP complet. Les MFP couleur A3/A4 comportent une agrafeuse automatique. La compatibilité avec les applications publiées via Terminal Server est impérative.

Les impressions peuvent être libérées par badge MIFARE et suivre une fonction « followme » ; l’utilisateur peut modifier depuis l’écran de l’appareil la quantité, la couleur ou l’agrafage. Les travaux non récupérés sont supprimés automatiquement après 24 heures. La numérisation utilise l’authentification AD pour SMB et l’annuaire interne pour le courriel ; le nommage automatique suit la convention login + date + heure, avec qualité réglable et PDF/A recommandé.

Intégration, maintenance et supervision

Le titulaire intègre complètement le parc à GESPAGE : enrôlement automatique des utilisateurs, lecteurs de badges MIFARE, droits, quotas, politiques d’impression, rétention, gestion des scans et libération par badge. Il assure lui-même la maintenance de GESPAGE, sans délégation à un tiers : mises à jour mineures et majeures, correctifs, hotline, assistance et prise en main à distance.

La maintenance des appareils comprend déplacements, main-d’œuvre, pièces et consommables hors papier. Les délais d’intervention sont de 6 heures ouvrées en standard, 4 heures ouvrées pour une panne matérielle bloquante et 2 heures ouvrées pour une panne bloquante de GESPAGE. Un matériel défaillant doit être remplacé sous 72 heures par un appareil équivalent ou supérieur. La disponibilité minimale attendue est de 98 % par trimestre.

L’intégration à Zabbix comprend des templates SNMP complets et la remontée des compteurs total, noir et blanc et couleur, des niveaux de toner, de l’état des matériels, des erreurs et des pannes, avec seuils d’alerte. Le DQE indique des quantités de maintenance de 56 000 pages couleur A3, 74 000 pages noir et blanc A3 et 28 900 pages pour les imprimantes A4 noir et blanc.

Consommables, déploiement et accompagnement

Les consommables, hors papier, sont livrés sous 48 heures. Un toner de stock tampon est prévu par machine et par site ; le titulaire gère les bacs de reprise des consommables usagés. Cinq bacs sont à prévoir : deux au siège et un dans chacune des trois agences.

Le déploiement est prévu progressivement sur deux ans, en priorisant les appareils les plus anciens et les sites aux volumes les plus élevés ; le planning est validé avec TMH pour chaque site. Le titulaire forme les utilisateurs aux scans, copies et impressions, et les équipes SI à l’administration de GESPAGE et du parc. Il fournit et installe les synoptiques utilisateurs au-dessus des appareils. Une réunion de pilotage semestrielle examine volumes, rotations, pannes, disponibilité, optimisation du parc et règles d’impression.

Exigences environnementales et limites de périmètre

Le CCTP demande des appareils peu bruyants, sobres en énergie en veille et en fonctionnement, recyclables, ainsi que la reprise des consommables usagés. Il exclut explicitement la reprise et le traitement des DEEE, confiés à un prestataire externe. Le CCAP comporte toutefois une clause générale de reprise, tri, stockage sécurisé, traçabilité et orientation des équipements ou composants en fin de vie : le périmètre DEEE mérite d’être clarifié. La reprise et le traitement DEEE ne sont pas inclus dans le marché selon le CCTP.