Location et maintenance de quatre copieurs multifonctions couleur A3

Le marché porte sur quatre appareils identiques, neufs et de dernière génération, avec location, installation, intégration au système d’impression, formation, maintenance préventive et curative, consommables hors papier, puis reprise et effacement certifié des données.

Équipements et fonctions

• Copieurs multifonctions laser ou LED couleur, formats A3/A4/A5, impression, copie et numérisation ; vitesse minimale de 45 pages par minute en A4, en noir et blanc comme en couleur. Impression et copie recto verso automatiques.
• Alimentation papier avec au moins deux magasins A4 et un magasin A3, ou magasins réglables A3/A4, plus un passe-copie ; prise en charge des grammages courants et du papier 100 % recyclé. Chargeur de documents recto verso en un passage, capacité minimale de 100 feuilles et détection de double alimentation. Module de finition avec agrafage multiposition ; perforation à préciser si nécessaire.
• Numérisation à au moins 100 images par minute en recto verso, vers courriel et dossier réseau SMB ; PDF, PDF/A, PDF indexé par OCR, TIFF, JPEG et formats bureautiques modifiables par OCR. Les numérisations ne sont pas comptabilisées pour la facturation.
• Écran tactile couleur en français et détection automatique du format des originaux. Ethernet Gigabit, IPv4/IPv6 et USB ; les interfaces sans fil éventuelles sont désactivées par défaut et ne sont activées que sur demande écrite.

Les matériels doivent être compatibles avec Watchdoc, notamment pour l’impression sécurisée par badge et la comptabilité des impressions. Les licences, connecteurs et agents embarqués nécessaires sont fournis et compris dans le loyer. L’authentification se fait par badge compatible avec la technologie en place ou par code PIN.

Sécurité et environnement des matériels
Les exigences comprennent le chiffrement AES 256 bits des supports, l’effacement sécurisé des données temporaires, la vérification de l’intégrité du micrologiciel au démarrage et les protocoles sécurisés TLS 1.2 minimum, SNMPv3 et HTTPS, ainsi que l’authentification réseau 802.1X. Les événements de sécurité doivent pouvoir être exportés vers un outil de supervision (syslog) ; les services inutilisés sont désactivés et les mots de passe par défaut modifiés. Le candidat indique la consommation électrique typique (TEC) et fournit un label Energy Star, Ange bleu, EPEAT ou équivalent, ou une preuve équivalente. Le mode veille est paramétrable et les consommables sont d’origine ou garantis par le constructeur.

Installation, intégration et formation
La prestation comprend la livraison et l’installation, l’évacuation des emballages, la configuration réseau à partir des paramètres fournis, l’installation des pilotes et le paramétrage de Watchdoc avec le service informatique et, le cas échéant, son éditeur ou intégrateur. Elle inclut aussi le paramétrage des destinations de numérisation, carnets d’adresses et réglages par défaut.

La formation comprend une session d’utilisation avancée et d’administration courante pour 2 à 4 référents, des sessions courtes en petits groupes pour les utilisateurs et un guide rapide en français. Les tests portent sur l’impression, la copie, la numérisation, l’authentification et la connectivité. Le procès-verbal contradictoire de mise en ordre de marche relève, pour chaque appareil, le numéro de série, les options, l’emplacement, l’adresse IP, les compteurs initiaux et les résultats des tests. La vérification d’aptitude intervient dans les 5 jours ouvrés suivant la mise en ordre de marche ; la vérification de service régulier dure 30 jours et est positive si l’indisponibilité cumulée imputable au titulaire ne dépasse pas 2 % de la durée d’utilisation effective de chaque appareil. En cas d’échec, le matériel concerné est remplacé par un matériel neuf identique sous 10 jours ouvrés, puis une nouvelle période de vérification de service régulier est ouverte.

Maintenance, assistance et consommables
La maintenance préventive suit les opérations préconisées par le constructeur et est planifiée selon les volumes, hors périodes de forte activité ; la télésurveillance suit les alertes, niveaux de consommables et compteurs. Pour une panne bloquante — empêchant l’impression, la copie, la numérisation ou l’authentification — l’intervention sur site est due sous 8 heures ouvrées et la remise en état sous 16 heures ouvrées à compter de l’appel. Pour les autres incidents, l’intervention est due sous 16 heures ouvrées. Si la remise en état d’une panne bloquante dépasse le délai prévu, un appareil de remplacement de caractéristiques au moins équivalentes, configuré pour le réseau, Watchdoc et la numérisation, est mis à disposition et installé dans le jour ouvré supplémentaire.

Le titulaire remplace, à la demande de l’acheteur et sans modification des prix, tout appareil ayant subi 3 pannes bloquantes dans un mois, 5 sur 3 mois consécutifs, ou plus de 5 jours ouvrés d’indisponibilité cumulée dans un mois ; le remplacement par un appareil neuf identique ou supérieur intervient sous 10 jours ouvrés.

Le réapprovisionnement des toners est automatique, déclenché par télésurveillance, afin d’éviter toute rupture. Les autres consommables et pièces d’usure sont fournis sur demande, hors papier, et livrés sur site au plus tard le jour ouvré suivant (J+1), frais de port compris. La maintenance inclut, sans supplément, main-d’œuvre, déplacements, dépannage, pièces détachées, kits, réglages, vérifications, remplacement des pièces d’usure normale et consommables hors papier. Les mises à jour du micrologiciel et correctifs de sécurité sont installés en coordination avec le service informatique dans les 30 jours suivant leur publication, sans délai pour les vulnérabilités critiques.

L’assistance téléphonique et par courriel est accessible du lundi au vendredi de 9 h à 17 h, hors jours fériés ; elle prévoit un numéro d’incident, un suivi en ligne et des interlocuteurs commercial et technique dédiés. Les compteurs sont télérelevés et transmis chaque trimestre ; si la télérelève échoue, un relevé contradictoire est réalisé sur site. Une réunion annuelle examine disponibilité, incidents, volumes, consommables et rapport environnemental, avec des préconisations d’optimisation.

En fin de marché, le titulaire dépose et reprend les matériels, efface les données de manière certifiée et remet les certificats correspondants. L’enlèvement des appareils déjà en place n’est pas inclus.