Location et maintenance de photocopieurs couleurs

Le marché porte sur 9 photocopieurs multifonctions couleur connectés, livrés, installés et mis en service sur les sites indiqués au marché. Le DQE répartit à titre estimatif les appareils entre 3 modèles A et 6 modèles B. Une proposition facultative d’équipements reconditionnés est admise sous réserve de performances et de services équivalents.

Caractéristiques des appareils

• Modèle A : au moins 35 pages/minute en A4 et première copie couleur en 9 secondes au plus. Modèle B : au moins 40 pages/minute et première copie couleur en 8 secondes au plus.
• Pour les deux modèles : laser couleur, chargeur automatique recto verso mono-passe d’au moins 250 feuilles, formats A5 à A3, recto verso automatique, bypass d’au moins 100 feuilles et capacité papier comprenant deux bacs de 500 feuilles ainsi qu’un magasin grande capacité de 2 000 feuilles.
• Finition d’au moins 2 000 feuilles, agrafage d’au moins 50 feuilles, tri décalé, pliage et mise en brochure, perforation 2 et 4 trous. Connexion Ethernet Gigabit et compatibilité avec Windows 11 et les versions de Windows Server actuellement supportées par Microsoft.

La numérisation couleur doit prendre en charge le format A3, le recto verso en un passage, le chargeur et la vitre, ainsi que les sorties PDF, PDF/A, PDF recherchable, JPEG et TIFF. L’OCR doit permettre la création de documents recherchables et la conversion en RTF, PDF texte et Excel. La numérisation vers courriel, dossiers réseau et SharePoint Online est prévue.

L’accès aux fonctions de copie, impression et numérisation est sécurisé par authentification. Les appareils doivent fonctionner avec les badges HID iClass DL ou MIFARE Classic (lecture CSN), directement ou avec les accessoires nécessaires. Ils doivent s’intégrer à PaperCut MF, notamment pour l’authentification par badge, le Follow-Me Printing, la libération des impressions, le suivi des consommations et les rapports d’usage. Le candidat précise les licences, connecteurs ou équipements complémentaires nécessaires. Un pilote universel ou équivalent est prévu. En cas de fin de commercialisation d’un appareil proposé, le matériel de remplacement doit être au moins équivalent, sans baisse de performance ni hausse des coûts.

Maintenance et continuité de service
La maintenance préventive, corrective et curative comprend les toners noir et couleur, les agrafes, les pièces détachées et de rechange, les logiciels embarqués, les mises à jour logicielles, de sécurité et firmware, les pilotes et leurs mises à jour, la main-d’œuvre, les déplacements, le transport, l’assistance technique et le support utilisateur. Le papier est exclu. Les prestations nécessaires au maintien en condition opérationnelle sont incluses. La maintenance est facturée au coût à la page, trimestriellement à terme échu selon les compteurs constatés ; le candidat indique si leur collecte est automatique ou manuelle. Un outil ou carnet de suivi permet de consulter l’historique des interventions.

Un point d’entrée unique reçoit les incidents par téléphone, courriel ou portail. Les interventions ont lieu pendant les heures ouvrables du SDEA, hors jours fériés. La prise en charge est prévue dans les 4 heures ouvrées et le rétablissement dans les 48 heures ouvrées suivant la déclaration. Si une réparation en atelier est nécessaire, enlèvement, transport, réinstallation et remise en service sont à la charge du titulaire. Si l’appareil ne peut être réparé en 5 jours ouvrés au maximum, un appareil de remplacement au moins équivalent est mis gratuitement à disposition jusqu’à la remise en service. Le remplacement de l’appareil peut aussi être demandé en cas d’indisponibilité cumulée d’au moins 6 jours ouvrés sur 6 mois consécutifs, de deux dépassements du délai de rétablissement sur 3 mois, de qualité insuffisante, de pannes récurrentes, d’obsolescence ou de risque pour les utilisateurs. Il intervient au plus tard 10 jours ouvrés après la décision du SDEA, sans frais supplémentaires, avec configuration et raccordement au système d’impression.

Déploiement et accompagnement
La livraison est franco de port et comprend déchargement, installation, raccordements électrique et réseau, configuration, essais de bon fonctionnement, reprise des emballages et migration des paramétrages nécessaires. Le délai maximal de livraison, installation et mise en service est de 30 jours ouvrés après réception du bon de commande ; les appareils doivent être installés et mis en service au plus tard le 4 janvier 2027.

Lors du déploiement, le titulaire forme les utilisateurs à la copie, l’impression, la numérisation, l’authentification par badge, l’impression sécurisée, la finition, le remplacement des consommables et les règles de sécurité. La formation gratuite comprend 2 à 3 séances par appareil, pour des groupes de 5 à 8 personnes, adaptées à leur niveau. Elle a lieu à la mise en service ou dans les deux semaines qui suivent. Une documentation numérique en français est remise aux utilisateurs ; une formation complémentaire des référents peut être demandée sans coût supplémentaire pendant le marché.

Consommables et option reconditionnée
Le réapprovisionnement des consommables est proactif, avec remontée automatique des compteurs et alertes de niveau lorsque disponibles. Un stock de sécurité comprend au minimum un jeu complet de toners par appareil couleur et les consommables spécifiques nécessaires. Le titulaire collecte, transporte et recycle à ses frais les consommables usagés et justifie leur traçabilité et leur traitement. Les appareils reconditionnés, s’ils sont proposés, doivent avoir été révisés par le constructeur ou un partenaire agréé, être adaptés à un usage professionnel intensif, respecter les spécifications et bénéficier des mêmes garanties, maintenance et service que le neuf. Ils doivent avoir été mis sur le marché depuis moins de 5 ans à l’installation et disposer de pièces et consommables pendant le marché. Le candidat fournit notamment les certifications ISO 9001 et ISO 14001 relatives aux processus concernés, la charte et la description du reconditionnement, les critères d’acceptation, la traçabilité et, pour chaque appareil, son modèle, sa première mise en service, son compteur, son âge, ses garanties et la disponibilité des pièces.