Maintenance des installations gaz, ENR et VMC

Le marché porte sur l’entretien préventif avec obligation de résultat, le dépannage, la réparation et le remplacement des équipements individuels de chauffage, d’eau chaude sanitaire, de ventilation et d’énergies renouvelables dans les logements du patrimoine. Les prestations P2 et P3 comprennent la main-d’œuvre, les déplacements, les fournitures, les réglages, les essais et les sujétions nécessaires à la remise en état.

Le périmètre de référence comprend notamment 4 112 chaudières individuelles gaz, 725 cumulus électriques, 346 VMC gaz collectives, 3 VMC gaz individuelles, 71 chauffe-bains gaz, 101 conduits faisant l’objet d’un ramonage collectif, 33 ramonages individuels, 25 ballons d’eau chaude sanitaire thermodynamiques, 22 ballons solaires intégrés avec panneau de toiture et 11 pompes à chaleur. Le patrimoine est susceptible d’évoluer par construction, démolition, acquisition, vente, réhabilitation ou vacance prolongée, avec régularisation par avenant.

Prestations P2

• Une visite préventive annuelle pour les équipements couverts, avec entretien, contrôle, réglage, réparation et fourniture des pièces dont le prix d’achat fournisseur est inférieur à 100 € HT.
• Les dépannages et opérations relevant de l’entretien locatif et des charges récupérables.
• Un reportage photographique avant/après pour justifier l’exécution des prestations dans la GMAO.
• Deux passages minimum pour chaque visite annuelle, espacés de trois semaines au maximum, avec annonce du rendez-vous entre 7 et 15 jours à l’avance. Pour les logements non pénétrés, une relance par courrier puis, pour les générateurs gaz, une lettre recommandée avec accusé de réception sont prévues.

Les visites préventives sont réalisées du lundi au vendredi de 8 h à 12 h et de 13 h à 18 h, sur des plages ne dépassant pas une demi-journée. Le samedi peut être proposé pour les générateurs gaz, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h. L’objectif de pénétration est de 90 % minimum ; le titulaire doit justifier chaque année 100 % des visites, doubles passages et courriers requis.

Prestations P3 et P3R

Le P3 couvre les opérations d’entretien et de maintenance non soumises aux règles des réparations locatives, les grosses réparations, le gros entretien et le remplacement complet de composants ou d’équipements, déplacement et main-d’œuvre compris. Les équipements défectueux, vétustes ou usés sont remplacés par des matériels neufs de qualité égale ou supérieure.

Les chaudières individuelles gaz et chauffe-bains gaz posés depuis moins de 10 ans doivent être remis en état et ne peuvent faire l’objet d’un remplacement complet hors P3. Les interventions P3 sont suivies trimestriellement, avec valorisation par poste et par logement, justificatifs des dépenses hors bordereau et comparaison avec les sommes versées.

Les remplacements ponctuels P3R nécessitent l’accord préalable de Vivest ; le titulaire doit répondre sous 48 heures. Un remplacement de chaudière individuelle gaz, chauffe-bain gaz ou chauffe-eau électrique est conditionné à un âge supérieur à 10 ans et à la production de justificatifs de vétusté. Lors du remplacement d’un appareil gaz, l’entreprise doit pouvoir vérifier et mettre en sécurité l’installation et remettre un certificat QUALIGAZ Bailleur. Le certificat dématérialisé est transmis sous format PDF, identifié par le code du logement et déposé sur le serveur FTP mis à disposition par Vivest ; le suivi peut comprendre une inspection par sondage réalisée par un organisme accrédité COFRAC.

Dépannage et continuité de service

Le titulaire reçoit les demandes de Vivest, de son astreinte, du Centre de Relation Clients ou des locataires. La remise en fonctionnement ne doit pas dépasser 48 heures, week-ends et jours fériés compris, hors urgence. Si une pièce nécessite un délai supérieur, un chauffage électrique d’appoint et, pour l’eau chaude sanitaire, un ballon électrique provisoire doivent être fournis.

Les dépannages urgents doivent être assurés 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, avec intervention sous 4 heures. Sont notamment urgents les dégagements de fumée, refoulements de gaz brûlés, odeurs ou fuites de gaz, pannes totales de chauffage ou d’eau chaude sanitaire, fuites d’eau non maîtrisables et demandes concernant un générateur gaz sur VMC gaz.

Mission complémentaire de régulation

Lors de la visite annuelle de la première année, un diagnostic des émetteurs de chaque logement est réalisé pour déterminer la compatibilité des robinets et têtes existants, le nombre de radiateurs, les adaptateurs nécessaires, les corps de robinets à remplacer et les incompatibilités. Sur demande de Vivest, la prestation comprend la fourniture et la pose de têtes thermostatiques électroniques programmables, non connectées, avec affichage local de la température ambiante.

Les équipements doivent permettre le réglage et la programmation pièce par pièce, sans Wi-Fi, Internet, transmission de données à distance, abonnement ou coût récurrent. La prestation comprend les accessoires, adaptateurs, travaux hydrauliques nécessaires, réglages, programmation initiale, essais, information du locataire, nettoyage et évacuation des équipements déposés. Le détartrage, le désembouage, la vidange et la remise en pression déjà compris dans les P2-P3 ne peuvent pas être refacturés au titre de cette mission.

Les situations prévues comprennent la pose sur corps compatible, la pose avec adaptateur, le remplacement du corps et de la tête, le remplacement d’un dispositif connecté, le diagnostic distinct, les travaux complémentaires de robinetterie et la dépose seule. Chaque intervention est enregistrée dans la GMAO avec le logement, le nombre de radiateurs équipés, la référence, le nombre de dispositifs, les travaux réalisés, les incompatibilités, la date et l’identification du technicien.

Référencement, reporting et systèmes d’information

La première année comprend le recensement complet des équipements, puis une mise à jour annuelle au plus tard le 15 janvier, selon la codification interne de Vivest, au niveau du logement et de la résidence. Le relevé comprend notamment, pour les chaudières et chauffe-bains, l’année, la marque, le modèle, le type, l’emplacement, la puissance et le numéro de série ; pour les cumulus, l’année, la marque, le modèle, la contenance et l’emplacement ; pour les conduits, le nombre, la hauteur, le type et la présence d’une trappe de ramonage.

Chaque intervention donne lieu à une fiche comprenant la date, l’heure, la durée, l’adresse et la codification Vivest, l’intervenant, le locataire, la nature et le contenu de l’intervention, les pièces remplacées, les non-conformités, les mesures techniques telles que le CO, les remarques et les signatures. Pour le ramonage, deux photographies avant/après sont prévues.

Les fiches sont déposées annuellement au format PDF sur un serveur unique, par type d’équipement et selon une nomenclature intégrant le type d’intervention, le code Vivest et la date. Le titulaire remet également des bilans trimestriels et annuels, les dépenses P3 par logement et par corps d’état, les taux de pénétration, les logements non visités et les actions engagées, les anomalies, les préconisations, l’inventaire du patrimoine, les certificats de ramonage et les certificats de conformité des appareils gaz remplacés.

Le titulaire doit disposer d’une GMAO présentée dans son offre, d’une passerelle web permettant la consultation en temps réel des fiches d’intervention et d’une capacité de connexion à une plateforme d’échange de données en temps réel. Vivest peut contrôler les prestations directement ou par un organisme mandaté, notamment par audit sur un échantillon de 1 % du patrimoine.

Moyens, sécurité et contraintes réglementaires

Le titulaire fournit du personnel qualifié en nombre suffisant, l’outillage, les produits, les pièces de rechange, les mises en service, les réglages, l’approvisionnement et un stock permettant les dépannages. Il assure la signalisation, la sécurité des personnes et des biens, le nettoyage des logements et l’évacuation des équipements, emballages et déchets.

Pour les bâtiments concernés par l’amiante ou le plomb, le titulaire évalue les risques, applique les réglementations correspondantes, dispose de personnels formés en sous-section 4 amiante et fournit les certificats de formation et de compétence en cours de validité. Les déchets amiantés doivent être traités et justifiés conformément à la réglementation ; les attestations de compétence et de recyclage doivent être transmises à Vivest.