Maintenance des installations de climatisation

Le marché porte sur l’entretien courant, le dépannage et le maintien en bon fonctionnement des installations de climatisation des bâtiments concernés, à partir du descriptif d’équipements annexé. La prestation comprend la maintenance préventive et corrective, des interventions spécifiques, ainsi que la fourniture de pièces et de fluides frigorigènes. Le titulaire est soumis à une obligation de résultat, sauf dysfonctionnements imputables au client ou à des tiers, ou vices de fabrication.

Maintenance préventive

Le planning des visites est convenu avec le donneur d’ordre, transmis par écrit et réalisé, sauf demande contraire, pendant les heures ouvrées du site. Le rythme annuel dépend du système :

• 1 visite pour les systèmes air/air simple froid, air/air réversibles et à eau glacée ;
• 2 visites pour les pompes à chaleur VRV, les réseaux gainables et les systèmes simple froid des locaux serveurs.

L’entretien des appareils comprend notamment le nettoyage des filtres et évaporateurs, le traitement bactéricide des filtres et évaporateurs et le traitement fongicide des bacs à condensats. Selon l’équipement, il inclut le nettoyage des condenseurs à air à contre-courant à l’air comprimé ou la vérification des circuits d’alimentation et de rejet d’eau, ainsi que le contrôle des pompes, condensats, ventilateurs, courroies, connexions électriques, isolement, organes de régulation et de sécurité et télécommandes. Les piles sont remplacées si nécessaire, la charge de fluide frigorigène est contrôlée et mise à niveau, et les opérations de nettoyage et de remise en place des grilles sont effectuées lorsque requises.

Pour les réseaux gainables, la prestation comprend le nettoyage humide des bouches de soufflage ou grilles de reprise, des plafonniers encastrés et des bouches d’entrée d’air et grilles de rejet, avec dépoussiérage du plénum associé et nettoyage du bac à condensats. Le nettoyant pour batteries doit être non acide, non corrosif, biodégradable et auto-rinçant.

Le contrôle d’étanchéité du circuit frigorigène est effectué par du personnel disposant des certifications requises ; il comprend le contrôle réglementaire et l’établissement ou la mise à jour des documents associés. L’assistance constructeur est réalisée par un technicien du constructeur ou un personnel certifié pour le matériel concerné, avec remise d’un rapport.

Dépannage, pièces et fluides

Sur signalement par courriel ou téléphone, le titulaire intervient pour localiser et supprimer les anomalies, ou prendre les mesures utiles au fonctionnement normal. Pour les demandes par courriel reçues les jours ouvrés de 8 h 20 à 16 h 46, l’intervention est due sous 2 heures maximum. Un stock de pièces de rechange doit être disponible à proximité immédiate. Si la réparation ne peut être réalisée rapidement, un moyen de climatisation ou de chauffage de dépannage est fourni.

Une astreinte est garantie 24 h/24 et 7 j/7, avec arrivée sur site sous 2 heures maximum et compte rendu systématique. Elle couvre les jours ouvrés de 16 h 47 à 8 h 19 le lendemain, le week-end du vendredi 16 h 47 au lundi 8 h 19 et les jours fériés de la veille à 16 h 47 au lendemain à 8 h 19. Un rapport est transmis après chaque intervention, au plus tard dans les 48 heures.

Si une panne nécessite le remplacement de pièces ou de matériel, le devis est établi sous 48 heures maximum. Les travaux sont réalisés dans les 5 jours ouvrables suivant la réception du matériel nécessaire ; le délai prévu pour sa réception est de 3 semaines maximum après le bon de commande. Le titulaire n’a pas de droit de préférence pour ces réparations. Les pièces détachées sont conformes aux normes NF ou équivalentes et tout remplacement respecte les instructions du constructeur.

Les consommables courants nécessaires sont fournis, notamment chiffons, outils de nettoyage, baguettes de soudure et de brasure hors brasure argent, filasse, téflon, rubans adhésifs, rivets, cosses, colliers, visserie, boulonnerie, joints, huiles, graisses, dégrippants, lubrifiants, agents protecteurs, détartrants et solvants. Les huiles spéciales et les fluides frigorigènes sont traités séparément. La prestation sur les fluides comprend recharge, récupération préalable si nécessaire, traçabilité des mouvements, remise des justificatifs et évacuation, recyclage, régénération ou élimination des fluides récupérés conformément à la réglementation. Les fluides fournis sont compatibles avec les installations et conformes aux règles européennes et nationales en vigueur.

Inventaire, réglages et suivi

Un relevé contradictoire et un descriptif actualisé des installations sont remis dans les 2 mois suivant la notification, pour validation par l’agent technique. Chaque appareil reçoit une étiquette de référence lors de la première tournée préventive ; l’étiquetage est actualisé à chaque tournée. L’inventaire est ensuite maintenu à jour à partir des interventions, visites et travaux, sans imposer l’acquisition par le donneur d’ordre d’un logiciel de GMAO ou d’un logiciel de lecture des informations du titulaire.

Les réglages prévus, pour les installations dotées d’une régulation ou d’un thermostat programmable, sont les suivants : bureaux et ERP, chauffage plafonné à 19 °C pendant l’occupation du lundi au vendredi de 7 h à 18 h, et réglé à 18 °C hors de ces horaires ; parties communes des résidences seniors et accueil de jour Alzheimer, chauffage plafonné à 22 °C. En mode climatisation, les consignes des bureaux, agences, résidences seniors et de l’accueil de jour concerné sont d’au moins 26 °C pendant l’occupation du lundi au vendredi de 7 h à 18 h. Les locaux serveurs sont réglés à 18 °C en permanence, sans dépasser 24 °C, y compris pendant les interventions. À la demande du donneur d’ordre, le basculement des installations réversibles entre chauffage et refroidissement est effectué sous 72 h ; la PAC des bureaux administratifs du siège est arrêtée le soir à partir de 18 h et le week-end sur demande.

Le planning d’intervention est transmis à l’agent responsable au moins 3 semaines avant les prestations. Chaque intervention fait l’objet d’une fiche indiquant sa nature, son contenu, ses dates et heures ; elle est signée par le responsable du site et remise au maître d’ouvrage. Les rapports réglementaires et de contrôle sont établis et transmis ; les certificats et vignettes de contrôle d’étanchéité de la PAC sont apposés et mis à jour à chaque visite. Un rapport d’activité annuel porte notamment sur les dépannages, y compris sous astreinte, et indique date, type de matériel remplacé et installé, site et prix fournisseur. Il est remis sur papier et en PDF ; le titulaire signale également les améliorations souhaitables pour optimiser les installations.

Les intervenants désignés dans le mémoire sont habilités à intervenir ; le responsable du contrat est identifié comme interlocuteur habituel. Le personnel respecte les règles de sécurité, d’accès et de travail en hauteur. Le titulaire fournit l’outillage, les moyens de manutention, échelles et échafaudages nécessaires ainsi que le balisage. Il protège les ouvrages, matériels et biens existants, répare à ses frais toute dégradation et laisse les lieux propres, sans déchets ; ceux-ci sont transportés à la décharge.