Maintenance d’imprimantes et fourniture de consommables

Le lot porte sur la maintenance préventive et corrective/curative du parc existant d’imprimantes standards et multifonctions (MFP), avec fourniture des consommables associés. Le CCTP définit le périmètre comme des appareils A4 noir et blanc et couleur ; le bordereau de maintenance annuelle mentionne également des traceurs HP 500, T1600 et T930 (respectivement 1, 4 et 4 unités), ce qui constitue un écart de périmètre à clarifier.

La maintenance comprend l’entretien, le dépannage, les révisions, vérifications et réglages selon les prescriptions du fabricant, ainsi que les pièces, outils, main-d’œuvre et déplacements. Elle couvre les composants électroniques et logiciels et les réparations nécessaires en cas d’usage normal. Le titulaire tient à jour un carnet d’entretien daté et visé à chaque visite. Les interventions liées à un usage anormal sont exclues du forfait et requièrent un devis approuvé par l’acheteur.

La prise en charge initiale prévoit un audit d’entrée, un inventaire consolidé et une mise à niveau de la configuration au regard de la PSSI. Les niveaux de service indiqués sont un délai d’intervention de ≤ 8 h ouvrées et une GTR de ≤ 72 h. La gestion des incidents inclut la création d’un ticket et un suivi mensuel transmis au Département. L’assistance téléphonique est accessible du lundi au vendredi, de 8 h 45 à 17 h 30, y compris pour des conseils d’utilisation hors dysfonctionnement. Les matériels en fin de vie peuvent être exclus du parc maintenable sur justificatif, par exemple la fin de fourniture des pièces par le constructeur.

Le suivi et la supervision comprennent la compatibilité avec DYALOG : Printer Logic, la description de la solution de supervision fournisseur et, le cas échéant, les modalités d’accès à un extranet. Les indicateurs attendus couvrent le délai moyen d’intervention, le respect des GTR, la disponibilité par site et modèle, les volumes d’impression noir et blanc/couleur, les consommables livrés, les pannes principales, les interventions par machine, les éléments remplacés et les actions préventives ou recommandations.

Consommables et approvisionnement

Les consommables envisagés comprennent des cartouches à la marque (OEM), remanufacturées, reconditionnées ou recyclées. Le BPU demande notamment les références et rendements en pages, avec justificatifs, ainsi que les informations sur le fabricant ISO 14001 et les normes de fabrication. Le candidat n’a pas l’obligation de renseigner les trois types de cartouches pour chaque modèle. Les consommables remanufacturés, recyclés ou reconditionnés doivent offrir une qualité et une fiabilité au moins équivalentes à l’OEM, être totalement compatibles (firmwares compris) sans invalider les garanties constructeur ; tout produit non conforme est remplacé aux frais du titulaire, qui prend aussi en charge les conséquences éventuelles. Tout changement de référence de cartouche nécessite une validation préalable et doit maintenir au moins les mêmes performances à prix égal.

Le réapprovisionnement est automatisé : relevé du niveau de consommables de chaque imprimante sans intervention des agents, puis expédition au seuil prédéfini. La livraison intervient sous 2 jours ouvrés après déclenchement, sauf force majeure. Des bacs de collecte sont mis à disposition sur les sites concernés ; leur enlèvement et leur remplacement par un bac vide sont assurés par le prestataire ou son sous-traitant désigné. La procédure de récupération et de valorisation des consommables usagés est accompagnée de justificatifs DEEE ou équivalents.

Les consommables liés à la maintenance annuelle comprennent notamment tambours, bacs de récupération, agrafes et consommables spécifiques. Le papier et les supports spéciaux (reliures, transparents…) sont exclus. Le CCTP précise aussi que le forfait annuel par machine inclut pièces, main-d’œuvre, interventions préventives et curatives, mises à jour logicielles, collecte et recyclage ; sa clause de facturation exclut le papier et l’encre, tandis que les encres/toners font l’objet d’un bordereau distinct.

Parc et quantités indicatives du bordereau

Les effectifs ci-dessous sont ceux portés au bordereau de maintenance annuelle : Brother HL-L6400DW : 3 ; Brother J5955DW : 19 ; HP 2015 : 1 ; HP 2300 : 5 ; HP 2430 : 3 ; HP 3015 : 9 ; HP 4200 : 9 ; HP 452 : 2 ; HP 5500 : 1 ; HP 8020 : 1 ; HP 9010 : 1 ; HP M227 : 4 ; HP M404 : 5 ; HP M426 : 3 ; HP M477 : 12 ; HP M506 : 23 ; HP M507 : 5 ; HP X476 : 2 ; Lexmark CX410 : 1 ; Lexmark MS510 : 11 ; Lexmark MX310 : 1 ; Lexmark MX511 : 1 ; traceur HP 500 : 1 ; traceur HP T1600 : 4 ; traceur HP T930 : 4.

Les quantités de cartouches du détail estimatif sont non contractuelles. Elles indiquent, par modèle et couleur : HP 2300 noir 5 ; HP 2015 noir 1 ; HP 2430 noir 3 ; HP 3015 noir 9 ; HP 4200 noir 9 ; HP M404 noir 5 ; HP M506 noir 23 ; HP M507 noir 5 ; Lexmark MS510 noir 11 ; HP 452 noir 4, cyan 2, jaune 2, magenta 2 ; HP 5500 noir 2, cyan 1, jaune 1, magenta 1 ; HP X476 noir 4, cyan 2, jaune 2, magenta 2 ; HP M426 noir 3 sur chacune des deux lignes du BPU ; HP M227 noir 4 ; HP M477 noir 24, cyan 12, jaune 12, magenta 12 ; Lexmark MX310 noir 1 ; Lexmark MX511 noir 1 ; Brother HL-L6400DW noir 3 ; Brother J5955DW noir 38, cyan 19, jaune 19, magenta 19 ; HP 9010 noir 2, cyan 1, jaune 1, magenta 1 ; HP 8020 noir 2, cyan 1, jaune 1, magenta 1 ; Lexmark CX410 noir 2, cyan 1, jaune 1, magenta 1 ; traceur HP 500 noir 2, cyan 1, jaune 1, magenta 1 ; HP T1600 noir 8, cyan 4, jaune 4, magenta 4 ; HP T930 noir 8, cyan 4, jaune 4, magenta 4.

Lorsqu’un nouvel élément est fourni pour une réparation, une amélioration ou le remplacement d’une pièce usée, la vérification comprend une dizaine d’impressions utilisant les fonctions concernées et le contrôle de leur qualité. Pour un nouveau type de consommable remanufacturé, reconditionné ou recyclé, le service SAUPM/UIA est averti afin de valider une qualité d’impression équivalente à celle des consommables OEM.