Location-maintenance de photocopieurs multifonctions et imprimantes

La prestation comprend la fourniture en location sans option d’achat, la livraison, l’installation, le raccordement réseau et téléphonique, le paramétrage, la formation, l’entretien, la maintenance et la reprise de photocopieurs multifonctions et d’imprimantes pour les organismes associés. Le parc indicatif comprend 29 machines sur 14 sites pour l’OMH du Grand Nancy, 9 machines sur 1 site pour Le Toit Vosgien, 31 machines sur 2 sites pour Lunéville et 14 machines sur 7 sites pour Épinal Habitat. La SC Habitat Lorrain pourrait également intégrer le marché.

Les volumes annuels indicatifs de copies sont de 405 000 en noir et blanc et 115 000 en couleur pour l’OMH du Grand Nancy, 172 000 et 65 000 pour Le Toit Vosgien, 110 000 et 90 000 pour Lunéville, et 290 000 et 145 000 pour Épinal Habitat. Aucun engagement minimum de copies n’est prévu.

Équipements et fonctionnalités

Les équipements doivent être neufs lors de leur installation ; aucun matériel reconditionné ou déjà exploité par un autre utilisateur n’est admis pour le déploiement initial. Les besoins portent sur des configurations A4 et A4/A3, en noir et blanc et en couleur.

• Photocopie, impression réseau et numérisation couleur sur tous les moyens d’impression multifonctions
• Scanner recto verso en une seule passe, en couleur et en noir et blanc, par chargeur et par table au format A4, voire A3
• OCR intégré ou fourni par logiciel ; cette fonction peut être demandée pour certaines machines ou ajoutée en cours de marché
• Pilote d’impression universel en français, installable sur Windows Server 2019 et supérieur et compatible Windows 10 et Windows 11
• Connexion Ethernet Gb ou supérieure, adresse IP fournie et configuration réseau à distance
• Disques durs chiffrés pour empêcher la réutilisation des données lors du démantèlement ou du remplacement
• Paramétrage par défaut en recto verso et noir et blanc, avec possibilité de sélectionner le recto ; finisseur tri paramétré par défaut lorsqu’il existe
• Accès à l’état des consommables et des magasins papier depuis le pilote, administration web avec réglages avancés protégés par mot de passe
• Numérisation vers partage présenté par le copieur, serveur de fichiers, poste de travail ou messagerie avec authentification OAuth compatible Microsoft Exchange 365 et annuaire Microsoft Entra ou ADDS
• Restriction de l’accès aux impressions et photocopies couleur
• Éditions sécurisées par code ou badge, avec description et chiffrage du système par le candidat

Les solutions proposées doivent permettre, dans la mesure du possible, le fonctionnement multitâche, notamment la numérisation pendant une impression ou une photocopie. Les licences des logiciels et pilotes nécessaires sont intégrées au prix global et forfaitaire.

Options et gestion centralisée

Onze prestations supplémentaires éventuelles, facultatives, sont prévues : mise en service et coût mensuel du management centralisé en local ou dans le cloud, mise en service et coût mensuel d’une imprimante virtuelle unique en local ou dans le cloud, mise en place et coût mensuel de la sécurisation par badge, ainsi que mise en place d’une solution OCR.

Le management centralisé doit pouvoir centraliser les informations techniques, pousser les configurations, carnets d’adresses, modèles de panneau de contrôle et mises à jour, et produire des statistiques par copieur, service, utilisateur et type de travail. L’impression virtuelle unique doit permettre à l’utilisateur de récupérer son impression sur n’importe quelle machine physique du parc après identification.

Déploiement, formation et reprise

Les machines sont livrées sur site emballées en carton. La prestation comprend le déballage, le montage, le paramétrage technique et informatique, l’enlèvement des emballages et la coordination avec les services informatiques de chaque structure.

Elle comprend également la formation initiale des utilisateurs, les formations ponctuelles liées aux nouveaux salariés, accessoires, configurations ou mises à jour, ainsi que le transfert de compétences aux services informatiques et la remise des données nécessaires au fonctionnement et à l’utilisation des machines.

Le titulaire reprend l’intégralité de ses matériels en état de fonctionnement en fin de marché, sous réserve de l’usure normale. Des machines peuvent être ajoutées en cours de marché ; du matériel reconditionné de la même gamme peut alors être proposé, avec une date de fin de location identique à celle du marché et un coût à la page inchangé.

Maintenance, consommables et continuité de service

La maintenance préventive, curative et évolutive couvre chaque machine et comprend la main-d’œuvre, les pièces détachées neuves d’origine constructeur, le nettoyage régulier, les déplacements, les consommables et le repérage des dysfonctionnements. Le coût copie inclut notamment les toners, fours, photoconducteurs, développeurs, unités de fusion, départs papier, agrafes et autres pièces liées à l’usure normale.

• Numéro d’appel unique pour tous les sites, opérationnel du lundi au vendredi pendant les heures habituelles de travail
• Déclaration d’incident également possible par Internet
• Maintenance préventive selon les prescriptions du constructeur, avec justificatifs pouvant être exigés
• Dépannage dans un délai maximal de 2 jours ouvrés à compter de la demande
• Mise à disposition gratuite d’un matériel de remplacement jusqu’à la remise en état complète
• Échange technique par un modèle neuf en cas d’incidents récurrents non résolus pendant une période de 2 mois
• Rapport de visite faisant viser la prestation réalisée et les pièces remplacées
• Stock tampon de consommables, pièces et matériels permettant le remplacement dans les délais contractuels

Les interventions sont réalisées sur les sites d’implantation et doivent limiter la gêne pour les services. Le personnel de maintenance doit disposer des habilitations électriques nécessaires. Un registre des opérations de maintenance est tenu pour chaque matériel.

Télémaintenance et portail client

Un système de gestion et de télémaintenance à distance couvre l’ensemble du parc et permet les commandes de consommables, les demandes d’intervention et les relevés de compteurs. Les consommables sont livrés sur le site de la machine ou dans un dépôt central défini lors de la mise en place ; chaque colis mentionne l’adresse du site, le service destinataire, le nom de l’imprimante et le contact.

Un portail web sécurisé permet de consulter la liste du parc, les compteurs, l’état des consommables, les commandes et les bordereaux de livraison signés. Il répertorie les incidents et interventions, permet de créer une demande technique et fournit des rapports et statistiques exportables au format Excel. Une formation à l’outil et une présentation détaillée avec captures d’écran sont prévues.

Vérifications et réception

La conformité quantitative et qualitative est vérifiée pour chaque photocopieur et imprimante. La vérification d’aptitude contrôle la conformité aux prescriptions et l’aptitude à remplir les fonctions du CCTP. La vérification de service régulier observe ensuite le fonctionnement pendant un mois ; le service est régulier si les indisponibilités imputables à chaque élément ne dépassent pas 2 % de la durée d’utilisation effective, de 8 h à 18 h du lundi au vendredi hors jours fériés.