Maintenance d’équipements de cryogénie

Maintenance préventive et corrective, contrôles et fourniture de pièces détachées et accessoires pour les équipements de cryoconservation et de cryocongélation, cuves d’azote à remplissage manuel ou automatique, réservoirs mobiles, appareils de cryothérapie et enregistreurs ALS. Le parc et, pour chaque appareil, la formule d’entretien et le nombre de visites ou contrôles annuels sont précisés dans les éléments du marché.

Interventions et maintenance

Les cuves font l’objet d’une campagne préventive par site et par an ; certaines visites peuvent être programmées hors campagne selon les contraintes des services. La programmation est établie en début d’année avec le service utilisateur et confirmée 15 jours avant la visite. Les interventions suivent les protocoles fabricants et la réglementation applicable. Le titulaire doit pouvoir intervenir jusqu’au niveau 4 de maintenance ; à défaut, il précise le niveau auquel il recourt au fabricant.

Les interventions correctives sont déclenchées à la demande du service utilisateur ou biomédical. Après chaque intervention, le titulaire contrôle le fonctionnement et la conformité de l’équipement avant sa remise en service, notamment les réglages propres au service et les exigences de sécurité informatique HCL. Toute non-conformité est signalée sans délai. Les mises à jour logicielles doivent éviter toute régression fonctionnelle ou perturbation des interfaces et des autres logiciels ; elles s’accompagnent de la mise à jour de la documentation et, si nécessaire, de la formation des utilisateurs.

Le titulaire est réputé disposer des licences de maintenance et des codes d’accès au mode service, et doit en apporter la preuve. La télémaintenance suit les modalités dédiées et nécessite la contribution du titulaire à un dossier soumis à validation de la DSI des HCL. Les fins de support fabricant sont documentées ; les cuves nécessitant une mise à jour sont identifiées et, le cas échéant, le candidat décrit le kit proposé, incluant main-d’œuvre, déplacement et durée de garantie.

Pièces, logistique et traçabilité

Les pièces sont d’origine ou génériques, ces dernières devant être certifiées compatibles par le titulaire ; elles doivent garantir le maintien du marquage CE du dispositif médical. Les pièces reconditionnées sont identifiées comme telles et leur circuit est décrit dans le mémoire technique. Le titulaire évacue, transporte et traite les déchets de maintenance conformément à la réglementation DEEE, avec bordereaux de suivi ou mention au rapport.

Les prestations sont réalisées prioritairement sur site. Une réparation en atelier reste possible si le titulaire prend en charge l’emballage et la logistique aller-retour et met à disposition un matériel équivalent si la réparation dépasse ses engagements. Un matériel prêté doit être de même configuration et sa marque, son modèle, son type et son numéro de série sont consignés. Les réparations liées notamment à une cause externe au titulaire, à un environnement d’installation non conforme ou à une utilisation contraire aux prescriptions fabricant sont exclues du forfait et peuvent relever de prestations complémentaires sur bon de commande.

Rapports et suivi

Chaque intervention, y compris à distance, en atelier, par téléphone, préventive, corrective ou d’assistance, donne lieu à un rapport unitaire par équipement remis dès la fin de l’intervention. Il indique notamment l’identification de l’appareil, le motif, les dates et heures, les actions et pièces remplacées, l’état de l’intervention et de l’équipement, ainsi que le contrôle avant remise en service lorsqu’il est réglementaire. Les rapports dématérialisés sont transmis en PDF aux interlocuteurs désignés ; les rapports d’intervention sur site requièrent la signature d’un responsable du service.

Un bilan annuel transmis à la DIBE avant la fin février de l’année suivante détaille les interventions par site et appareil, les préventifs prévus et réalisés, les heures de main-d’œuvre, déplacements, pièces et coûts, les interventions curatives et les prestations annexes. Il sert de base à une analyse conjointe des améliorations possibles concernant disponibilité, délais de réparation et coûts.