Maintenance d’équipements biomédicaux

Le système porte sur la maintenance et la mise à disposition d’équipements biomédicaux, ainsi que sur la fourniture des pièces détachées, accessoires, sous-ensembles et consommables associés. Les marchés spécifiques préciseront les équipements et les spécifications techniques ; le système ne comporte pas de catégories et les marchés spécifiques sont non allotis.

Maintenance et délais d’intervention

Les prestations peuvent comprendre la maintenance préventive périodique ou conditionnelle, le contrôle qualité et la maintenance corrective : localisation et diagnostic de la défaillance, remise en état, puis contrôle du bon fonctionnement. Les interventions peuvent être forfaitaires ou déclenchées à l’attachement sur demande. Les mises à niveau préconisées par le constructeur et les mises à jour des logiciels de base sans ajout de fonctionnalités sont réputées incluses dans la maintenance forfaitaire. Une télémaintenance peut être proposée en complément de l’assistance téléphonique.

Le calendrier des visites préventives est établi avec le service biomédical et transmis dans le mois suivant la notification du marché. Pour les équipements mis à disposition, la maintenance préventive comprend au moins une visite annuelle ou suit la fréquence préconisée par le fabricant.

• Pièces détachées, accessoires et sous-ensembles : délai indiqué dans l’offre, à défaut 72 heures. Consommables : 6 jours en livraison normale ; 48 heures maximum pour une demande imprévisible urgente.
• Pour les équipements de catégorie A (stratégiques) : devis sous 48 heures ; remise en ordre de marche sous 24 heures, sur site ou après réparation en atelier ; prêt de remplacement sous 48 heures.
• Pour la catégorie B (sensible) : devis sous 48 heures en panne bloquante et 72 heures en panne non bloquante ; remise en marche sur site ou en atelier sous 48 ou 72 heures respectivement ; prêt sous 48 ou 72 heures selon le niveau de panne. Les délais de catégorie C sont ceux du cadre de réponse technique du marché spécifique.
• Ces délais de maintenance sont exprimés en heures ouvrées, du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h, sauf indication contraire de l’offre ; des délais plus courts proposés par le titulaire s’appliquent. Le délai de mise en place d’un prêt est de 72 heures par défaut lorsqu’aucun délai particulier n’est précisé.

L’assistance technique est assurée au minimum 5 jours sur 7 ouvrés. Le titulaire communique la date, la nature et la durée prévisionnelle des interventions. Le personnel doit être qualifié et en effectif suffisant. Les pièces soumises au marquage CE sont certifiées d’origine ou compatibles, avec justificatif sur demande ; les instruments de mesure et de contrôle sont étalonnés. Toute non-conformité interdisant l’usage sécurisé doit être signalée immédiatement et l’équipement clairement marqué comme ne devant pas être utilisé.

Mise à disposition, dépôts et prêts

La mise à disposition d’équipements nécessaires à l’utilisation de dispositifs médicaux consommables n’est pas conditionnée à une quantité minimale annuelle. Le titulaire assure livraison, installation et mise en service, fournit la documentation de conformité CE et les notices en français, et forme les utilisateurs. Il prend en charge la maintenance préventive et corrective pendant la mise à disposition, avec déplacement, main-d’œuvre et pièces ; un rapport détaillé est transmis en fin d’intervention. La récupération des équipements mis à disposition est à la charge du titulaire à la fin du contrat.

Des articles peuvent être fournis en dépôt courte ou longue durée, y compris le matériel ancillaire. Le dépôt est établi avec les services concernés et fait l’objet d’un inventaire contradictoire ; son contrôle a lieu deux fois par an. Les modifications du dépôt requièrent l’accord préalable du pharmacien et un écrit. Pour les dépôts longue durée, les conteneurs doivent satisfaire aux exigences de stérilisation, comporter des filtres et sur-couvercles, être neufs ou accompagnés d’un certificat de révision à jour ; le poids total dispositif médical et conteneur ne doit pas dépasser 10 kg. La livraison d’un prêt ou dépôt de courte durée doit intervenir au moins 48 heures avant l’intervention ; le titulaire reprend les produits non utilisés.

Lorsqu’un prêt de remplacement est prévu, il est fourni gratuitement à la demande de l’acheteur, avec des fonctions similaires et les mêmes consommables ; installation et reprise sont à la charge du titulaire. Les réparations en atelier comprennent, si le titulaire en assure l’envoi, la récupération et le retour, un emballage de protection adapté et, si prévu, un matériel de remplacement.

Fournitures, transferts et contrôles

Les livraisons doivent correspondre aux commandes. Un complément de quantité manquante est fourni sous 72 heures ; un excédent est repris immédiatement. Les substitutions sont soumises à l’accord de l’acheteur. Pour les produits de santé, la durée de validité à la livraison doit atteindre au moins les deux tiers de la durée totale pour les produits dont la péremption est inférieure à un an, et au moins un an pour les autres. Pour les autres produits, elle doit être d’au moins un an à réception ; leur garantie est de deux ans minimum. Les interventions et pièces remplacées sont garanties, à défaut d’indication de l’offre, respectivement au moins 3 mois et 6 mois.

À la demande de l’acheteur, le transfert d’équipements inclut préparation et suivi, démontage et mise en sécurité, conditionnement, manutention et transport assuré, raccordements, remise en service, tests de bon fonctionnement et, si nécessaire, qualification et recette. Le titulaire protège sols, murs et ascenseurs, préserve les circulations, limite les nuisances près des services en activité et évacue emballages et déchets. Les opérations sont soumises aux règles d’accès, d’hygiène et de sécurité de l’établissement ; en cas d’intervention sur des matériaux susceptibles de contenir de l’amiante, le personnel habilité et le protocole réglementaire adapté sont requis.

Chaque intervention de maintenance donne lieu à un rapport signé par l’intervenant et le service biomédical, précisant notamment l’équipement, le technicien, la date, l’heure et la durée, l’objet, les actions et contrôles réalisés, les pièces remplacées et l’état de l’appareil. Pour un équipement restant non fonctionnel, le service utilisateur et le service biomédical sont avertis et l’appareil est signalé comme ne devant pas être utilisé.