Maintenance et dépannage d’équipements thermodynamiques

Le lot porte sur la maintenance préventive et palliative, le dépannage et la réparation des équipements thermodynamiques techniques. Le parc indicatif compte 70 installations réparties dans 20 bâtiments ; l’inventaire transmis n’est ni exhaustif ni contractuel. Les régulations locales, sondes et sécurités associées sont incluses. Le froid alimentaire et les équipements électriques situés en amont du disjoncteur sont exclus ; les prestations électriques sont réalisées en aval du disjoncteur des équipements.

Préventif et contrôles

Une maintenance annuelle est prévue, suivant les prescriptions des fabricants et les gammes contractuelles. Elle comprend notamment :

• en maintenance simplifiée : inspection, vérification des fixations et liaisons électriques, contrôles de sécurité et de régulation, débits d’air et d’eau, condensats, filtres et éléments accessibles, relevés de température et petites fournitures prévues ;
• en maintenance approfondie : contrôles des sécurités, automatismes et circuits frigorifiques, mesures électriques, vérification des compresseurs et des circuits hydrauliques, nettoyage approfondi des batteries, vérification des performances et de l’eau glycolée ;
• pour les équipements concernés, un contrôle annuel d’étanchéité F-Gaz est inclus dans la maintenance approfondie. Les passages supplémentaires imposés par la réglementation sont rémunérés distinctement. Le titulaire identifie les équipements assujettis, planifie les contrôles et en assure la traçabilité.

Le parc comprend notamment des installations monoblocs et mobiles, des unités de production de différentes puissances, aérofrigérants, sécheurs d’air ou équipements assimilés, unités terminales (cassettes, murales, consoles, gainables), pompes et organes de circulation hydraulique, pots à boues et filtres. Les équipements hors périmètre peuvent faire l’objet d’interventions ponctuelles sur demande, après accord préalable lorsqu’une maintenance approfondie est requise.

Le planning annuel est transmis dans le mois suivant la notification pour la première année, puis reconduit annuellement sauf modification validée. Les visites sont prévues en semaine, de 8 h à 17 h hors jours fériés, principalement de janvier à avril et de septembre à octobre, avec basculement des PAC. Les durées indicatives sont de 20 à 45 minutes pour une visite simplifiée et de 45 à 120 minutes pour une visite approfondie.

Palliative, dépannage et réparations

La maintenance palliative couvre diagnostic, réarmement, reset, purge, nettoyage léger, réglages simples, recherche visuelle de fuite et mesures temporaires permettant le maintien du service, sans remplacement de pièce majeure ni réparation définitive. Une panne réelle, une fuite avérée ou un composant défaillant ne peut donner lieu à une facturation supplémentaire au titre de la seule intervention palliative. La maintenance corrective, qui comprend diagnostic, réparation et remise en service, débute lorsqu’une pièce doit être remplacée, qu’une réparation définitive est nécessaire ou qu’un devis est requis. Les remplacements sont soumis à accord préalable, sauf urgence compromettant la continuité du service ou la sécurité.

Pour le lot 1, l’intervention palliative est exigée sous 2 heures pour les situations très prioritaires, y compris hors heures ouvrées dans le cadre de l’astreinte, et sous 4 heures pour les situations prioritaires, également en astreinte. Les interventions différées sont réalisées sous 5 à 10 jours ouvrés selon planification validée. En cas d’indisponibilité de plus de 24 heures d’un équipement desservant un local sensible ou affectant le fonctionnement de la collectivité, une solution temporaire doit être proposée et mise en œuvre. Le titulaire doit pouvoir mobiliser au minimum un à trois climatiseurs mobiles de secours de 3 à 5 kW frigorifiques chacun, avec leurs accessoires ; pour les installations de forte puissance, il propose une solution adaptée selon une obligation de moyens.

Le devis est détaillé, notamment sur déplacement, main-d’œuvre arrondie à la demi-heure, pièces, approvisionnement et délais d’intervention. Il est transmis au plus tard sous 3 jours ouvrés pour une réparation urgente, 10 jours ouvrés pour une réparation sans incidence sur la continuité du service et 30 jours ouvrés pour des travaux de rénovation, renouvellement ou amélioration. Après commande ou accord, les délais d’exécution sont de 5 jours ouvrés pour une réparation urgente à compter de la disponibilité des pièces, 20 jours ouvrés pour une réparation non urgente et 50 jours ouvrés pour divers travaux ; le délai fournisseur est précisé séparément. Les prestations spécialisées imposant un fabricant ou un organisme habilité peuvent être refacturées au coût réel majoré au maximum de 8 % HT.

Prestations complémentaires et traçabilité

Sur ordre préalable, les prestations peuvent inclure contrôles F-Gaz supplémentaires, recherche de fuite non directement localisable, brasage, tirage au vide, recharge et remise en service du circuit frigorifique, ainsi que nettoyage approfondi avec démontage partiel ou complet des unités intérieures, unités extérieures, tables d’échange ou armoires de climatisation. Les recherches de fuite ne sont pas facturables si l’origine est visible ou directement identifiable ; toute investigation complémentaire doit être justifiée préalablement.

Les comptes rendus consignent les opérations réalisées et leurs preuves (mentions, valeurs, observations, photos ou rapports selon l’opération). Les contrôles réglementaires confiés à des organismes accrédités ne sont pas inclus, mais leur accompagnement pour les équipements du marché est dû sans surcoût. Les rapports signalent les anomalies et, lorsque nécessaire, les préconisations de remise en état.