Maintenance des chambres froides

Le marché couvre la maintenance à obligation de résultats des chambres froides et de l’ensemble de leurs composants : circuits et équipements frigorifiques, fluides frigorigènes, régulation, isolation, panneaux, portes, éclairage normal et de secours. Les chambres servent à conserver des produits sanguins destinés aux patients, des réactifs de laboratoire et des consommables. Les interventions doivent préserver la continuité de fonctionnement et les températures admissibles.

Prise en charge et prévention

La prise en charge comprend la vérification de l’inventaire et des plans de maintenance, ainsi que l’examen des installations. Elle donne lieu à un rapport recensant, pour chaque installation, son numéro d’inventaire, sa localisation, son accessibilité, ses caractéristiques techniques et la nature et charge du fluide frigorigène. Le rapport relève aussi l’état, la criticité et les anomalies, puis propose des remises à niveau priorisées et évaluées financièrement.

Chaque installation fait l’objet d’une maintenance préventive systématique tous les 6 mois, réalisée en fonctionnement, sans arrêt de chambre froide. Le forfait comprend déplacements, main-d’œuvre, rapports, pièces et consommables nécessaires (notamment lubrifiants, nettoyants, néons, ampoules, joints, quincaillerie et petites fournitures). Pièces et consommables doivent respecter les performances des produits en place, les préconisations du constructeur et les exigences réglementaires. Les passages préventifs sont programmés du 1er au 30 mai et du 1er au 30 novembre; le titulaire remet un planning de maintenance pour la période suivante.

Les visites préventives comprennent notamment :

• les essais et la maintenance des organes de sécurité, dont les sécurités électriques et les protections HP/BP;
• les tests des alarmes sonores et visuelles (porte ouverte, perte secteur), des alarmes « personnes enfermées » des chambres négatives et le relevé des seuils locaux;
• le contrôle d’étanchéité et la recherche de fuite des installations concernées, à la fréquence réglementaire. Les étiquettes de vérification et de contrôle d’étanchéité sont apposées sur les équipements; les fiches sont conservées 3 ans avec les certificats d’étalonnage des appareils utilisés. Le titulaire fournit le récapitulatif des installations soumises au suivi en tonnes d’équivalent CO₂ et de leur fréquence de contrôle.

En complément, deux passages périodiques par an, en février et septembre, sont prévus à Bourges, Châteauroux, Chartres-Le Coudray, Laval, Le Mans et La Roche-sur-Yon. Ils vérifient le fonctionnement des équipements et font le point sur les sujets en cours; chacun donne lieu à un rapport transmis au chargé de marché technique.

Correctif, astreinte et interventions hors forfait

Le correctif forfaitaire couvre le diagnostic initial, la main-d’œuvre et le déplacement lorsqu’il n’y a ni remplacement de pièce ni fluide frigorigène, ainsi que les pièces dont le prix unitaire d’achat est strictement inférieur à 500 € HT, remise déduite. Si une recharge est nécessaire, le fluide est hors forfait et facturé sur devis; son coût est justifié sur facture. Dès qu’au moins une pièce coûte 500 € HT ou plus, remise déduite, l’intervention complète (pièces, main-d’œuvre et déplacement, ainsi que le fluide le cas échéant) relève d’un devis. La main-d’œuvre et le déplacement du diagnostic initial restent exclus de ce devis. L’EFS peut accepter ou refuser les propositions; les interventions dues à une non-exécution ou mauvaise exécution de la maintenance sont intégralement incluses au forfait correctif.

Les délais maximaux de prise en charge et de rétablissement sont :

• panne bloquante, lorsque l’équipement n’est plus utilisable : GTI 3 heures, GTR 5 jours ouvrés;
• panne non bloquante, lorsque l’équipement reste utilisable en mode dégradé : GTI 3 heures, GTR 10 jours ouvrés.

Si le titulaire ne peut garantir la GTR, il en informe le représentant technique dans les 8 heures ouvrées suivant la fin de l’intervention initiale. Pour une intervention sur devis, le temps entre réception du devis par l’EFS et réception de la commande par le titulaire est déduit de la GTR. Toute opération corrective est garantie au minimum 6 mois, déplacement, pièces et main-d’œuvre compris.

L’astreinte doit permettre de recevoir les demandes 24 h/24 et 7 j/7 et d’intervenir sur site dans les délais correctifs. Le titulaire décrit son numéro d’astreinte, ses horaires, son organisation, ses cascades d’appel et ses effectifs. Les interventions préventives ponctuelles (par exemple déneigement ou vérification du circuit frigorifique) font l’objet d’un devis hors forfait; elles sont organisées en concertation, chambre en activité ou à l’arrêt. Le titulaire conseille également l’EFS sur les pannes, les coûts de réparation et de remplacement, les mises à niveau et les évolutions technologiques ou réglementaires, notamment celles des fluides frigorigènes.

Rapports, devis et suivi

Chaque intervention préventive ou corrective donne lieu à un rapport écrit sur site, indiquant notamment la date et l’heure, l’équipement et l’avis concernés, les travaux effectués, les fournitures utilisées, les techniciens et leurs observations, et précisant si l’équipement est fonctionnel. Le rapport est signé avec le représentant de l’EFS sur site et transmis le jour même; après une visite préventive, la gamme détaillée et renseignée est aussi transmise sous 5 jours ouvrés.

Les devis détaillent la cause de la défaillance, les heures et taux horaires par qualification, les références, quantités et prix des fournitures, les modalités et contraintes d’intervention (sécurité, interfaces, coupures, arrêt et durée d’arrêt), les garanties et délais d’approvisionnement. Les réunions semestrielles suivent notamment les écarts entre dates prévisionnelles et réalisées, les pannes par site et installation sur une période glissante d’un an, les pannes majeures et leurs causes, ainsi que les GTI et GTR. L’offre décrit l’outil GMAO; l’accès web sécurisé souhaité doit permettre au minimum la consultation des rapports préventifs et correctifs.

Moyens et contraintes d’intervention

Le titulaire fournit des équipes qualifiées et adaptées, tient à jour la liste nominative de leurs qualifications et habilitations et met à disposition les outillages, moyens d’accès et protections nécessaires, notamment pour les interventions en hauteur. Les interventions respectent les règles d’accès, de sécurité et de sûreté des sites. Un plan de prévention est établi par site et actualisé si nécessaire. Les produits CMR sont interdits; les travailleurs isolés doivent disposer des moyens de protection fournis par le titulaire. Les anomalies présentant un danger grave ou imminent sont signalées immédiatement. À la fin du marché, les installations doivent être laissées en état normal d’entretien.