Maintenance et captation audiovisuelle des séances du conseil municipal

Le marché associe l’entretien des installations audio et vidéo, l’assistance technique pendant les séances et réunions, la fourniture et le remplacement d’équipements, ainsi que la captation, l’enregistrement et la retransmission des débats. Les prestations couvrent les installations existantes et, pour certaines séances, des lieux extérieurs à l’Hôtel de Ville.

Entretien des installations

Les équipements concernés se trouvent dans la salle du Conseil municipal, la salle des Mariages et le corridor. L’inventaire comprend notamment des baies audiovisuelles, amplificateurs Crown, processeurs BOSE, commandes KRAMER, équipements de conférence BOSCH, microphones, écrans SAMSUNG et LG, enceintes BOSE et lecteurs audio.

Les interventions incluent soudures et connexions, resserrage des microphones, recâblage, nettoyage adapté, suppression des effets Larsen, réglages des appareils, mises à jour des logiciels et fichiers de gestion, modification du paramétrage des pupitres lors d’un changement de conseillers et remplacement d’appareils si nécessaire. Les fournitures, poses et réglages prévus couvrent notamment des microphones, unités de contrôle, récepteurs, enceintes, amplificateurs, processeurs, contrôleurs, distributeurs et sélecteurs HDMI, écrans, lecteur audio et câbles HDMI de 10 à 70 m.

Assistance et captation des séances

Le technicien vérifie et installe le matériel suffisamment en amont, reste disponible pendant la séance et assure la sécurité de son matériel. Les séances se tiennent au moins une fois par trimestre ; le CCTP prévoit une information par courriel au moins 3 jours ouvrés avant la séance. Le CCAP indique que l’information intervient au plus tard dans le délai de convocation du conseil, soit 5 jours francs, sauf urgence.

La captation porte sur l’intégralité de la séance. Elle requiert au minimum 3 caméras robotisées sur tourelles, en qualité 4K à 60 Hz, avec réalisation sur matériel hardware et suivi de l’orateur lors des prises de parole. Pour les séances hors Hôtel de Ville, le dispositif audio comprend au minimum 3 microphones fixes et 4 microphones baladeurs, ainsi qu’une table de mixage. Le matériel supplémentaire est protégé par un ou plusieurs onduleurs lorsque les lignes électriques ne sont pas protégées.

La retransmission en direct est prévue sur des plateformes telles que Facebook et YouTube, en qualité « Broadcast ». Le titulaire assure une connexion suffisante (4G+ minimum, 5G ou fibre) et remet l’enregistrement intégral dans un délai de 7 jours calendaires, par clé USB, lien de téléchargement, disque dur ou courriel. L’écran de contrôle du maire doit intégrer le plan de salle et les noms des élus ; le prestataire met à jour ces informations lorsque les modifications lui sont transmises.

Dépannage, remplacement et comptes rendus

En cas de panne ou de dysfonctionnement hors séance, le délai d’intervention pour remettre l’équipement en service est de 4 heures ouvrées après l’appel, du lundi au vendredi de 8 h à 12 h et de 13 h à 17 h. Les interventions sont consignées dans un cahier fourni par l’entreprise. Un compte rendu des interventions en séance, mentionnant au minimum les heures d’arrivée et de départ, les mises à jour et les problèmes rencontrés, est transmis à la Direction Commune Bâtiments et Ateliers Généraux ; le CCTP indique 48 heures par courriel et le CCAP 2 jours ouvrés.

Si les essais révèlent que l’installation ne peut fonctionner, le titulaire met à disposition un système de remplacement autonome ou partiellement autonome, incluant location, transport, installation et démontage. En cas de panne globale, le système doit être entièrement autonome et permettre l’enregistrement et la retransmission des débats. Le minimum prévu est de 27 postes d’émission (microphones) et 4 sources d’émission (haut-parleurs), avec le matériel nécessaire, dont le câblage et l’amplification ; l’enregistrement est réalisé sur support numérique. La prestation ordinaire comprend déplacement, mise en service, réglage et présence pendant 4 heures ; le dépassement de la durée habituelle est facturé en sus par demi-heure.