Captation et retransmission audiovisuelle des séances municipales

La prestation forme une chaîne audiovisuelle complète, depuis la préparation technique jusqu’à la diffusion en direct, au replay et à la remise des fichiers. Elle concerne les séances du conseil municipal, réunions publiques, cérémonies, conférences, tables rondes et autres événements municipaux commandés. Le volume de référence indiqué est de 6 captations de conseil municipal et 2 captations d’événements publics de type réunion publique.

Préparation et réalisation

Le titulaire échange avec le référent municipal avant chaque séance, prend connaissance du conducteur, de l’ordre du jour, des intervenants et des éléments graphiques, puis valide le plan d’implantation et les contraintes de sécurité au plus tard 5 jours ouvrés avant la première séance. Il fournit, transporte, installe puis replie le matériel, monte et teste le dispositif, et assure la réalisation en direct avec titrage, logos et éléments transmis par la Ville. La Ville valide la maquette d’habillage avant la première diffusion ; aucun changement éditorial ou nominatif n’est fait sans instruction, sauf correction manifeste validée en direct par le référent.

La prestation standard comprend la prise du signal audio de la salle et son contrôle, l’encodage et la diffusion sur les canaux désignés, un enregistrement local de sécurité et la remise d’un fichier maître. Pour les séances du conseil municipal, la captation utilise au minimum 3 sources vidéo couvrant le plan d’ensemble, le maire ou la présidence et les prises de parole. Le master est en haute définition, au minimum 1920 × 1080 pixels ; l’exposition, la balance des blancs et la colorimétrie sont homogènes entre les sources. Les caméras peuvent être robotisées ou opérées, avec cadrages stables et mouvements discrets. Aucun logo commercial, publicité ou filigrane du prestataire ne figure dans le programme.

Son, diffusion et continuité

Le signal de la sonorisation de la salle est repris lorsqu’il est utilisable, avec une solution indépendante ou de secours. Le titulaire contrôle en continu le son, l’image, le flux et l’enregistrement ; les prises de parole doivent rester intelligibles, sans saturation, souffle excessif, coupure ni décalage perceptible entre l’image et le son. Les contenus diffusés dans la salle sont pris en charge selon le conducteur et les règles applicables aux œuvres communiquées par la Ville.

Le direct est diffusé sur YouTube et Facebook de la Ville et, si commandé, simultanément sur d’autres canaux. Un test privé précède chaque direct. La résolution publique visée est 1080p lorsque le débit le permet, avec profil adaptatif ou équivalent ; la latence est annoncée dans l’offre. Le lecteur doit être stable, intégrable et compatible avec les principaux navigateurs récents, sans publicité imposée dans ou autour du lecteur. Les statistiques fournies comprennent les vues en direct et en replay, la durée moyenne et les données disponibles sans identification nominative.

Le dispositif de continuité prévoit une connexion principale testée et une solution de secours indépendante, par exemple réseau mobile multiopérateur ou liaison dédiée, ainsi qu’une source caméra et du câblage de remplacement. L’enregistrement local se poursuit en cas de perte de diffusion ; l’alimentation des éléments critiques est sécurisée lorsque le contexte le nécessite. Une procédure d’escalade précise les rôles et délais de réaction. En cas d’interruption, le titulaire informe immédiatement la Ville, rétablit le service par le moyen le plus rapide et remet un compte rendu d’incident sous 2 jours ouvrés.

Équipe, calendrier opérationnel et livrables

L’équipe est dimensionnée pour assurer simultanément la réalisation, le contrôle du son, la supervision du flux et la gestion des incidents. Elle comprend un responsable de prestation interlocuteur de la Ville, un réalisateur ou technicien de régie, le nombre d’opérateurs caméra nécessaire et une ressource de secours mobilisable ; tout remplacement se fait par une personne de compétence équivalente. Les bons de commande sont normalement adressés au moins 10 jours ouvrés avant l’événement ; en cas d’urgence, une retransmission peut être demandée au plus tard 4 jours avant. L’équipe arrive et commence l’installation au moins 2 heures avant le direct, et les essais complets sont terminés au moins 30 minutes avant celui-ci.

Le replay complet est mis en ligne à la fin de la séance et doit être disponible au plus tard 24 heures après l’événement. Le titulaire fournit un fichier maître ouvert ou largement interopérable, sans protection empêchant sa réutilisation, une version web optimisée et une vignette validée. Le chapitrage par points de l’ordre du jour est remis sous 3 jours ouvrés et le sous-titrage corrigé sous 5 jours ouvrés. Les statistiques sont remises selon la périodicité définie. Les noms de fichiers, métadonnées, arborescences et modalités de transfert sont validés au lancement ; les fichiers sont contrôlés avant livraison.

Sécurité, données et réversibilité

Lorsque l’hébergement est confié au titulaire, celui-ci décrit l’architecture, la localisation des données, les sous-traitants, la disponibilité, les sauvegardes, les mises à jour, la gestion des accès, la journalisation et le traitement des vulnérabilités et incidents. Les accès d’administration sont nominatifs et protégés par authentification renforcée ; les échanges sont chiffrés et les droits limités au strict besoin. Les contenus et données d’audience ne sont ni monétisés, ni profilés à des fins publicitaires, ni réutilisés. Les vidéos, métadonnées, sous-titres et statistiques sont exportables à tout moment et à la fin du marché ; les copies résiduelles sont supprimées de manière sécurisée après validation de la réversibilité.

La Ville fixe les finalités et conditions de diffusion. Le titulaire suit ses instructions documentées, ne filme pas volontairement les documents confidentiels, écrans de travail ou personnes hors du champ nécessaire et limite les plans du public selon les consignes de la Ville. La Ville peut télécharger, archiver, publier, monter, extraire et transférer les contenus livrés dans les limites contractuelles, sans verrou technique faisant obstacle à leur utilisation.

Vérifications et obligations environnementales

La Ville vérifie notamment la présence de l’équipe, les horaires, la qualité de l’image et du son, la continuité du direct, l’intégrité du fichier maître, la disponibilité du replay, l’exactitude de l’habillage et la conformité des sous-titres commandés. Elle peut prononcer l’admission, l’admission avec réfaction, l’ajournement ou le rejet ; sans décision expresse dans les 15 jours suivant la remise de tous les livrables, les prestations sont réputées admises, sans couvrir les défauts non apparents.

Le matériel audiovisuel et informatique dédié doit être durable, entretenu et faire l’objet d’une maintenance préventive régulière afin d’éviter son renouvellement prématuré ; lorsque cela est possible, la réparation est privilégiée au remplacement par du matériel neuf. Le titulaire assure la traçabilité et le recyclage des consommables, composants électroniques et matériels informatiques devenus obsolètes ou hors d’usage. L’exécution doit rechercher la sobriété logistique, notamment pour les déplacements et l’acheminement du matériel, et numérique, par exemple avec une option de visionnage en basse définition et un indicateur d’efficacité énergétique de la captation et de l’hébergement des replays. Un bilan annuel retrace la mise en œuvre de ces obligations.