Maintenance et accompagnement du système OASIS

Le titulaire accompagne l’exploitation, les évolutions et l’usage stratégique du système de gestion de la scolarité OASIS, en régie. L’outil couvre notamment les concours, la scolarité, la vie scolaire, les demandes de bourses et de logement. Il interagit avec d’autres outils, dont Dièse, le site internet, FollowMe, le logiciel de médiathèque, Paybox et le service informatique.

Support et suivi des incidents

Le support de niveau 1 s’adresse notamment aux agents administratifs, chargés de scolarité et enseignants, y compris lors des périodes de forte activité. Toute sollicitation doit être prise en charge dans un délai maximal de 10 jours à compter de sa réception par courriel ou par téléphone. Les tâches comprennent la formation des nouveaux agents, l’aide à l’usage et la création d’outils complémentaires ou de contournement, par exemple pour valider des parcours professionnels, mettre à jour des adresses courriel ou réaliser des extractions.

Le suivi du fonctionnement comprend la réception des incidents, l’accompagnement des utilisateurs en cas de mauvais usage, la reproduction des problèmes, la rédaction et le suivi des tickets ainsi que les relances.

Évolutions, projets et appui

Le titulaire assure la maîtrise d’ouvrage des fonctionnalités complémentaires : formalisation des besoins, recette des projets, suivi des mises à jour et nouvelles versions, et traitement de sujets tels que la gestion des absences, les demandes d’aide privée ou de logement et la gestion des recherches. Il analyse également l’offre de l’éditeur.

Il assure l’interface technique et fonctionnelle avec AOUKA pour le suivi des évolutions, anomalies et engagements de l’éditeur. Il participe aux projets reliant OASIS à d’autres systèmes, notamment par API, et apporte des recommandations sur OASIS PRO / OGESCA (évolution, migration ou alternatives), sans prendre de décision d’investissement ni d’engagement contractuel au nom du Conservatoire. Sont aussi prévus des réunions projets, comités utilisateurs et de suivi, la gestion de bêta-testeurs et la priorisation des besoins.

La prestation représente 184 jours-hommes. Un rétroplanning mensuel est établi conjointement et peut évoluer selon les charges et le calendrier d’activité, notamment les concours et la rentrée. Le titulaire fournit la documentation des travaux réalisés pour permettre leur continuité. Les tâches essentielles — support de niveau 1, accompagnement des évolutions et dialogue avec l’éditeur — ne peuvent être sous-traitées. Les données personnelles d’OASIS sont traitées sur instruction documentée, avec notification des violations sous 48 heures et restitution ou suppression des données et de leurs copies au terme du marché.