Logiciel de traçabilité du linge

Le marché porte sur la fourniture, l’installation, la configuration, la mise en service et la maintenance d’une solution de gestion et de traçabilité du linge d’hébergement et des tenues professionnelles. La solution doit gérer une période de transition combinant codes-barres et puces RFID UHF, avant une bascule progressive vers la RFID seule, tout en assurant la continuité de la traçabilité et la reprise des données du logiciel GIBI.

Le logiciel doit être modulaire et conserver au minimum les fonctionnalités existantes : historique des actions, gestion des trousseaux et des porteurs, retraits et changements d’affectation, fichiers clients et services, articles, grades, points de distribution, éditions papier, statistiques et étiquettes textiles nominatives ou à codes-barres.

Gestion des stocks et des vêtements professionnels

La solution couvre les entrées et sorties de linge neuf ou d’occasion, les fournisseurs textiles, les inventaires, les sorties par client ou porteur, les vêtements dormants ou non revenus et les bordereaux de livraison. Pour chaque article identifié, elle doit conserver notamment le numéro unique, l’article, l’établissement, le service, le porteur, les dates et nombres d’affectations, les lavages, réparations, limites de lavage, passages en blanchisserie et état du linge.

Elle doit fournir des états par client, service, porteur, période et article : référentiels, mouvements de stock, dotations, livraisons, facturation, statistiques de livraison, rotation, conformité et suivi des articles. La facturation mensuelle ou trimestrielle doit pouvoir être détaillée par établissement, service, point de distribution et article, avec export Excel et PDF.

Linge d’hébergement et contenants

La solution doit gérer les dotations fixes ou modulables, les livraisons en rolls, cabris et armoires, les inventaires saisis dans les services, le stock de sécurité, les jours fériés, les fermetures et réouvertures de services, ainsi que l’ordonnancement des tournées et des articles.

Elle doit éditer ou exporter les quantités produites, commandées, expédiées et restant à produire, les quantités et poids livrés, les factures et les bordereaux de préparation et de livraison. Neuf terminaux portables sont prévus pour la saisie des dotations, dont un équipé UHF. Le suivi des contenants est prévu en option pour les armoires, rolls, sacs et bacs plastiques, depuis l’expédition jusqu’au retour, avec historique des destinations et des non-retours ; trois lecteurs portatifs Wi-Fi avec vidage différé sont également prévus pour cette option.

Accès, équipements et interfaces

Le logiciel doit être accessible depuis les postes existants et depuis les postes de la lingerie, des expéditions, de la lingerie de Michalon, des établissements adhérents et des lecteurs portatifs. Les équipements comprennent notamment :

• réutilisation de 3 PC et 3 imprimantes textiles existants ;
• fourniture de 3 lecteurs RFID UHF pour le transfert des informations du code-barres vers la puce ;
• installation sur 2 PC à la blanchisserie et 5 PC du CHU à la blanchisserie ;
• fourniture de 9 terminaux portables, dont un UHF, pour les dotations et inventaires ;
• couplage avec le convoyeur Jensen Metric pour le tri par établissement, service ou porteur, la mise à jour de la base et l’orientation des articles vers des barres spécifiques.

Les interfaces doivent échanger les données RH et de structure avec CPage i-GRH, notamment les messages MBO PM1, PM2, PM3, PM6, PM7 et PM11. Elles doivent également échanger avec METRICON du convoyeur JENSEN les données relatives aux vêtements professionnels et à leur traçabilité. Les modes envisagés sont le fichier texte via partage Windows, SFTP, REST API ou accès direct SQL/Oracle ; les fichiers texte sont notamment nommés « Garment.ser » et « Track.ser ».

La grille technique exige une architecture déployable on-premise au CHU, compatible avec son SIH, un mode dégradé sans réseau avec reprise et synchronisation documentées, l’intégration LDAP/Active Directory ou équivalent, une gestion fine des rôles et profils, une journalisation horodatée, la traçabilité RFID unitaire, la gestion des anomalies de lecture, la couverture des flux de réception, tri, lavage, séchage, finition, stockage, distribution, retour et réforme, ainsi que la conformité RGPD.

Projet, formation, réception et maintenance

Le candidat doit présenter son équipe projet, sa méthodologie, son planning, les jalons, les tests, la recette, la mise en service, le plan de communication, le plan de formation, la bascule et l’accompagnement post-démarrage. La formation concerne les agents de production, agents de marquage, responsables d’équipe, responsable qualité client, assistante et directeur.

La mise en œuvre comprend la mise en ordre de marche, l’installation technique, le paramétrage, l’initialisation de la base, l’environnement et la formation des référents et informaticiens. La vérification d’aptitude porte sur la documentation, la formation, la validation technique et fonctionnelle, les contraintes d’intégration, le fonctionnement des éléments et la performance globale. La vérification de service régulier dure 3 mois ; le service est réputé régulier si les indisponibilités imputables aux pannes ne dépassent pas 2 % de la période d’utilisation effective et si les performances ne sont pas dégradées de plus de 30 %. Une période supplémentaire de 2 mois est ouverte en cas d’ajournement.

La maintenance forfaitaire annuelle comprend la hotline, la maintenance corrective des anomalies et régressions, la maintenance évolutive, les nouvelles versions et mises à jour, l’adaptation aux progiciels de base et la documentation. Elle couvre les versions majeures et mineures, les extensions, modules, interfaces et composants acquis. Les mises à jour, migrations de données et paramétrages spécifiques, adaptations réglementaires, corrections de vulnérabilités, documentation en français et fiches de version sont incluses.

Les demandes peuvent être faites par téléphone, courriel ou système MANTIS, avec qualification bloquante, majeure ou mineure et priorité Alerte, Haut, Moyen ou Bas. Les interventions peuvent être réalisées par télémaintenance, téléphone, conseil ou déplacement sur site. Chaque intervention nécessite une validation préalable du CHU, un accusé de réception, un suivi et un rapport détaillé. En période de crise, une télésurveillance proactive avec rapport hebdomadaire, une vérification quotidienne et plusieurs communications quotidiennes sont prévues.

Réversibilité et confidentialité

La réversibilité projet couvre les livrables, paramétrages, développements, scripts, interfaces, connecteurs, règles de gestion, données migrées, modèles RFID et configuration des équipements. Elle doit débuter sous 5 jours ouvrés, fournir les premiers éléments sous 10 jours ouvrés et être achevée sous 1 mois, sauf complexité justifiée ; ces prestations sont incluses dans le prix de mise en œuvre.

La réversibilité d’exploitation peut être déclenchée à l’échéance, en cas de non-renouvellement, résiliation ou changement de solution. Elle dure au maximum 3 mois, pendant lesquels le titulaire maintient le service, le support et la maintenance. Les données doivent être restituées sans perte ni altération en formats ouverts et interopérables, notamment CSV ou XML, avec les identifiants RFID, correspondances puce-article, historiques, référentiels, stocks, dotations, mouvements, paramétrages, profils et droits hors secrets d’authentification. Une assistance technique, les outils d’extraction, la documentation et une attestation de restitution sont requis ; les données restent la propriété exclusive du pouvoir adjudicateur.