Logiciel de gestion du temps et des plannings

La solution doit remplacer l’outil existant et gérer les temps de travail, plannings, congés, absences et activités. Le périmètre actuel est d’environ 2 150 agents; il pourra s’étendre à 350 agents des collèges et à environ 35 gestionnaires. Les profils comprennent notamment agents, valideurs, administrateurs techniques et fonctionnels, et utilisateurs en consultation élargie.

L’offre peut porter sur une solution installée sur l’infrastructure du Département ou sur une variante SaaS hébergée par le titulaire; une offre de base, une variante ou les deux peuvent être proposées, dans la limite d’une variante par candidat. En SaaS, les exigences comprennent notamment la localisation des données dans l’Union européenne. Le marché prévoit au minimum des environnements de test et de production; un troisième peut être demandé si nécessaire.

Fonctions métier

Le logiciel doit gérer les dossiers et mouvements des agents, les profils et habilitations, les délégations, les plannings journaliers et annualisés, les calendriers civils et scolaires, les présences, activités, demandes d’absence et circuits de validation. Il doit permettre le paramétrage autonome des profils, motifs, règles et calendriers, ainsi que la traçabilité des actions et des décisions.

Les calculs de droits doivent prendre en compte notamment le statut, le temps de présence, la quotité de travail, les changements de situation et les calendriers applicables. À titre de règles métier, le droit annuel de référence des congés classiques est de 25 jours pour une présence complète à temps plein; l’arrondi final est au demi-jour supérieur. Les congés fractionnés ont un droit de référence de 2 jours pour une présence complète à temps complet. Pour le régime standard, le droit RTT est de 29 jours avant retenue de la journée de solidarité, soit 28 jours effectivement attribués à temps plein.

Le calcul des abattements RTT doit être explicable et paramétrable selon les motifs d’absence. À temps complet, le document donne l’exemple de 228 jours travaillés, d’un quotient de 228/29 = 7,86 arrondi à 8, et d’une déduction d’un RTT à partir de 8 jours ouvrés d’absence. Pour un temps partiel à 80 %, l’exemple indique 182,4 jours travaillés, 23,5 jours RTT et un quotient de 7,76 arrondi à 8. Le logiciel doit aussi suivre les reports de congés et RTT liés à la maladie, les droits par année d’acquisition, les plafonds, les dates limites et les régularisations.

La gestion des absences couvre les motifs soumis ou non à validation et justificatif, leurs incidences sur les droits, compteurs et paie, les ASA et leurs conditions, plafonds et unités de décompte (jours, demi-journées, heures ou minutes). La solution doit également gérer les activités telles que télétravail, formation, réunions, astreintes, missions et déplacements, avec saisie, validation et extraction selon les habilitations.

Échanges, données et restitutions

Une interface entrante avec ASTRE RH doit intégrer quotidiennement les agents, leurs changements de situation, les référentiels utiles, le nombre d’enfants et les absences ayant une incidence sur la paie. Des extractions doivent alimenter des applications métier, fournir les jours travaillés par agent, ou transmettre absences et activités vers les agendas, avec possibilité de masquer certains motifs.

La reprise porte notamment sur les droits CET de leurs bénéficiaires, les droits CA et RTT des agents en calendrier scolaire, les absences et plannings de l’année N-1, les valideurs et le référentiel des absences. Les cycles et rotations de certains agents sont repris si possible. L’archivage et la purge doivent être paramétrables.

Les tableaux de bord et éditions doivent couvrir les effectifs, présences, absences, compteurs, validations, anomalies et traitements, avec filtres, historique, planification et export notamment en XLSX, CSV, ODS ou PDF. Les traitements de masse doivent comporter un aperçu, une confirmation, une journalisation et un compte rendu des opérations réalisées ou rejetées.

Exigences techniques et sécurité

Les opérations simples doivent répondre en 500 ms au plus au 95e percentile, les opérations métier standard en 2 s au plus et les traitements complexes ou batch en 10 s au plus en conditions nominales. La solution doit supporter jusqu’à 2 000 utilisateurs simultanés actifs et proposer supervision, indicateurs et alertes. Les exigences comprennent également le responsive design, la conformité RGAA niveau 2 / WCAG AA et des messages d’erreur compréhensibles en français.

Les échanges doivent s’appuyer sur des standards ouverts, des API REST/JSON documentées via OpenAPI et une authentification fédérée. L’intégration SSO avec l’annuaire du Département est requise; les exigences de sécurité incluent notamment TLS 1.2+, gestion des sessions, traçabilité, contrôle des privilèges, protection des données et réversibilité. Le candidat doit décrire les données, formats et mécanismes de portabilité proposés.

Mise en œuvre, formation et maintenance

Les prestations comprennent installation, paramétrage, pilotage, réalisation des interfaces nécessaires, recette, transfert de compétence, assistance et maintenance corrective et évolutive. Le prestataire fournit notamment dossier d’architecture, documentation d’installation et d’exploitation, spécifications d’interfaces, supports de formation et dossier de recette. Les formations comprennent un niveau administrateur (2 agents), un niveau gestionnaire métier (10 agents) et un niveau utilisateurs; elles peuvent être assurées sur site ou à distance. Le règlement demande aussi de détailler les conditions de maintenance sur « quatre ans », tandis que la durée de l’accord-cadre est de cinq ans.

Le planning de déploiement de la solution de base est indicatif : lancement et installation de test autour de mi-mars 2027; paramétrage, tests et interfaces en septembre-octobre 2027; mise en production DRH en novembre 2027 et logiciel opérationnel au 1er janvier 2028; vérification de service régulier et admission prévues du 1er au 8 février 2028. Le calendrier peut être revu en cas de retard. L’assistance est renforcée pendant le projet et la garantie; après celle-ci, l’assistance et la maintenance sont commandées annuellement jusqu’à l’échéance du marché.