Déploiement d'une solution SaaS de gestion du temps de travail

Déploiement d’une solution SaaS unique de gestion du temps pour le personnel médical et non médical des trois établissements sanitaires du périmètre. Elle doit unifier les règles et les dossiers agents tout en tenant compte des accords locaux et des besoins propres à chaque établissement.

Fonctions de gestion du temps

La solution doit couvrir la réglementation de la fonction publique hospitalière et les règles applicables aux médecins : limites de temps de travail, gardes, astreintes, permanence des soins et repos compensateurs. Le paramétrage doit pouvoir s’adapter aux règles locales et être ajustable par des référents GTT formés.

Elle doit gérer les plannings prévisionnels et réalisés, les cycles et rotations, les heures supplémentaires, le CET historique et pérenne, ainsi que la balance annuelle entre temps de travail effectif et obligation annuelle. La gestion des compétences et habilitations doit permettre l’affectation aux postes de soins.

Accès, pilotage et interfaces

Le portail agent permet la consultation des plannings et la saisie de demandes de congés, avec un circuit de validation hiérarchique. Les cadres doivent pouvoir constituer les plannings et gérer les remplacements, y compris de dernière minute; les référents disposent des fonctions d’administration et de reporting. L’accès agent doit être possible en mobilité, hors du réseau du GHT.

Les tableaux de bord et alertes doivent repérer les plannings non conformes aux règles applicables et permettre des analyses statistiques croisées pour le contrôle de gestion social. Les interfaces bidirectionnelles portent sur les dossiers agents et l’envoi des éléments variables de paie. L’environnement GTT unique doit regrouper les agents des sept établissements, avec des interfaces depuis Cpage et Berger-Levrault; l’interfaçage avec Gepps est un plus, sans être présenté comme certain. Il est également demandé de synchroniser les identités avec Active Directory, d’exporter sélectivement les disponibilités vers Hublo et de récupérer les missions réalisées et leurs motifs. Aucun système de badgeage n’est actuellement utilisé; la possibilité d’en intégrer un constitue un plus.

Déploiement et livrables

La phase du lot 1 est prévue de décembre 2026 à fin juillet 2027. Les résultats attendus à fin juin 2027 comprennent l’accès au portail pour 100 % des agents du périmètre, le déploiement du volet personnel médical, trois hôpitaux en production, des cycles PNM conformes et validés pour 10 départements, cinq alertes programmées, cinq rapports statistiques et l’automatisation de la remontée des éléments variables de paie. Le déploiement du lot 1 doit atteindre ces objectifs au plus tard fin juin 2027, malgré le calendrier de phase indiqué jusqu’à fin juillet.

Le projet comprend la gouvernance et la conduite du projet interétablissements, la reprise ciblée de données (notamment nomenclatures, structures et certains cycles validés), la recette client, la formation adaptée aux profils RH, cadres et agents, ainsi qu’un plan de réversibilité prévoyant l’extraction des données dans un format exploitable sans surcoût.

L’acte d’engagement mentionne aussi une prestation supplémentaire éventuelle intitulée « PRESTATION EXTERNES », décrite comme des prestations externes et interfaces avec les GEF.