Applicatif de gestion des congés et absences

Fourniture par acquisition ou abonnement, installation, paramétrage, formation et maintenance d’un applicatif hébergé sur internet. Il doit dématérialiser les demandes et validations, améliorer la visibilité des absences et disponibilités et fournir des données fiables aux agents, encadrants et gestionnaires RH.

Fonctions et échanges de données

L’outil couvre les congés, RTT, autorisations spéciales d’absence, absences syndicales, arrêts maladie et autres absences; il peut aussi intégrer des positions telles que formation et télétravail. Les agents déposent leurs demandes en ligne, qui sont notifiées par courriel aux encadrants. La validation ou le refus s’effectue principalement en ligne, avec plusieurs niveaux possibles (n+1 puis gestionnaire RH), et la décision est notifiée aux agents.

L’application permet à chaque agent de consulter son planning individuel et celui de son service, sous forme de tableur avec absences en couleurs et élément de reconnaissance, ainsi que ses soldes de congés et autorisations d’absence. Les gestionnaires RH disposent de fonctions d’administration et de gestion, selon les niveaux d’autorisation attribués.

• Export des données d’absence vers le logiciel de paie Berger Levrault, version Milord paie 18.25.02.00.
• Déclaration en ligne des heures supplémentaires et demandes de récupération en heures; paramétrage d’une limite de période, avec l’exemple d’heures acquises en M récupérables au plus tard en M+3.

Déploiement et formation

Le déploiement concerne d’abord environ 150 agents. Il comprend l’installation et le paramétrage, la formation de 4 agents du service RH au premier trimestre 2027 (de préférence en présentiel), puis 3 séances de présentation de l’outil à 40 agents chacune en mars 2027. La solution doit être opérationnelle au plus tard le 1er avril 2027. Un déploiement ultérieur concerne environ 120 agents de 6 communes intéressées, au dernier trimestre 2027, pour une mise en service au premier semestre 2028.

Le candidat décrit les fonctionnalités proposées, l’ergonomie, la méthode et le planning de projet, les moyens mobilisés, ainsi que les modalités d’assistance, de maintenance et de formation. Les fonctionnalités souhaitées non disponibles en standard doivent être accompagnées de l’indication de leur coût de développement.

Hébergement, données et réversibilité

Les données, sauvegardes, journaux et environnements sont hébergés prioritairement en France ou dans l’Union européenne. Tout accès ou transfert depuis un pays hors UE, y compris pour la maintenance ou l’assistance à distance, requiert l’accord écrit préalable de l’acheteur. Le changement d’hébergeur ou de site est notifié au moins 3 mois à l’avance; l’acheteur peut s’y opposer pour motif légitime de sécurité ou de protection des données.

Le titulaire agit comme sous-traitant RGPD et n’utilise les données que sur instruction et pour la gestion des absences. Leur exploitation pour son propre compte ou celui de tiers — notamment commerciale, statistique ou pour l’entraînement de modèles d’IA — est interdite sans accord écrit préalable, y compris sous forme anonymisée ou agrégée. La liste des sous-traitants ultérieurs indique leur identité, rôle, pays et localisation des données; leur ajout ou changement exige l’autorisation écrite préalable de l’acheteur, notifiée au moins 3 mois à l’avance. Toute violation avérée ou fortement suspectée est signalée au plus tard 24 heures après sa découverte.

À la fin du marché, les données, pièces jointes, historiques et journaux sont restitués gratuitement sous un format ouvert, structuré et documenté, avec le modèle de données, par moyen sécurisé et chiffré, dans les 30 jours suivant la demande. La solution reste en fonctionnement pendant 6 mois après la fin du marché. Après validation écrite de la restitution, le titulaire détruit définitivement et irréversiblement les données, sauvegardes et copies de ses sous-traitants dans les 30 jours et fournit un certificat de destruction.