Logiciel de gestion des temps et des absences

Le marché porte sur la mise en place d’un logiciel RH permettant aux agents de gérer leurs absences et leur temps de travail, avec pointage, suivi des anomalies et échanges de données avec le logiciel de paie AFI SEDNA. La solution doit être utilisable sur tablette, ordinateur et smartphone.

Absences et temps de travail

• Portail individuel et sécurisé pour les demandes dématérialisées de congés, avec circuit de validation en cascade et décrémentation automatique des droits une fois la validation achevée.
• Paramétrage de plusieurs formules et cycles de travail, dont 35 h 50, 37 h et 38 h, avec attribution des RTT correspondante. Le contexte mentionne une organisation actuelle à 35 h 30 et 3 jours de RTT par agent : lundi de Pentecôte imposé, deux autres jours libres.
• Gestion des plannings propres à certains services, de l’annualisation du temps de travail, des heures supplémentaires, des astreintes et des jours travaillés, avec export pour la paie.
• Pour les agents sans planning : plages de présence obligatoire de 9 h à 12 h et de 14 h à 16 h, amplitude journalière admissible de 7 h à 18 h.

Le pointage des entrées et sorties doit être possible physiquement et par voie informatique. Le système suit les heures de présence et les cumuls par semaine ou par mois ; il signale les irrégularités pour contrôle et validation par les RH. Les badges doivent être réutilisables et de nouveaux badges paramétrables selon les entrées et sorties du personnel.

Équipements et population concernée

La DPGF prévoit la fourniture et l’installation de 15 badgeuses, ainsi que 3 lots de 100 badges/supports. Des badges supplémentaires sont prévus par lots de 10, sans quantité totale indiquée. Le CCTP mentionne environ 149 agents titulaires ou stagiaires et contractuels sur emplois permanents ; le pointage concerne tous les agents, tous statuts confondus, soit environ 180 agents sur l’année. Les services pouvant être concernés par l’annualisation incluent notamment ALSH, CAJ et transport scolaire.

Intégration et accompagnement

Les données des deux parties doivent pouvoir être exportées en CSV et/ou XLS pour leur intégration dans AFI SEDNA. La formation est prévue pour environ 4 administrateurs et utilisateurs RH, puis environ 20 responsables de pôle et chefs de service. La DPGF prévoit également le déploiement et le paramétrage du logiciel.

Le fonctionnement comprend l’hébergement, l’assistance technique/hotline, la maintenance corrective et les mises à jour réglementaires ; une maintenance annuelle est prévue pour les badgeuses. Le candidat doit apporter des éléments probants concernant la sécurité de l’information au regard de l’annexe cybersécurité. Pour les données personnelles, le titulaire agit comme sous-traitant au sens du RGPD : il doit notamment préserver leur confidentialité, suivre les instructions de l’acheteur, notifier les violations, assister l’acheteur et permettre les audits. En fin de traitement, les données sont restituées et les copies détruites, avec justification écrite de la destruction.