Logiciel de gestion de la restauration collective

Fourniture, installation, paramétrage, mise en service, formation, assistance et maintenance d’un logiciel destiné à gérer deux restaurants scolaires et une crèche. La solution doit centraliser les données tout en permettant une gestion indépendante de chaque établissement, en mode SaaS ou sur serveur local. La reprise des données existantes est prévue si nécessaire.

Architecture et accès

• Gestion multisites avec base de données unique
• Administration centralisée et droits d’accès différenciés selon les utilisateurs
• Tableaux de bord consolidés ou par établissement
• Accès depuis ordinateur, tablette et smartphone

Recettes, menus et nutrition

Le logiciel doit permettre la création, la modification et l’archivage des recettes, avec fiches techniques complètes, catalogue de recettes existant enrichissable, photographies, calcul automatique des quantités selon le nombre de convives, grammages GEMRCN intégrés ou paramétrables, valeurs nutritionnelles, coût matière et identification des allergènes.

Les menus peuvent être créés à l’échelle journalière, hebdomadaire ou mensuelle, planifiés sur plusieurs semaines, dupliqués et adaptés à la crèche. La solution doit prendre en compte les contraintes nutritionnelles et les recommandations GEMRCN.

Achats, stocks et réception

Les commandes sont générées selon les menus et les effectifs, avec intégration des BPU, suivi des fournisseurs, historique des commandes, comparaison des coûts et gestion des reliquats. Les stocks sont suivis en temps réel, séparément pour chaque établissement, avec transferts interétablissements, inventaires, seuils minimum, sorties automatiques liées à la production et entrées de marchandises.

La réception comprend les contrôles qualitatifs et quantitatifs, les températures, les DLC/DDM, le signalement des non-conformités, la photographie des anomalies et la validation sur tablette ou smartphone.

Traçabilité, allergènes et HACCP

La traçabilité couvre les numéros de lot, les fournisseurs, les DLC/DDM, les alertes avant péremption et les produits utilisés dans chaque préparation. Le logiciel doit permettre l’impression d’étiquettes pour les produits entamés et les préparations, ainsi que l’ajout de photographies.

Il doit identifier automatiquement les allergènes, générer les affichages réglementaires et actualiser les allergènes lors des modifications de recettes. Le module HACCP comprend notamment :

• Suivi des températures et contrôles sanitaires
• Plans de nettoyage et suivi des huiles alimentaires
• Contrôles de refroidissement rapide et de remise en température
• Suivi des productions
• Gestion des non-conformités et des actions correctives
• Édition des documents réglementaires

Températures et tableaux de suivi

Le module de températures couvre les chambres froides positives et négatives, les congélateurs, les enceintes réfrigérées, la cuisson, le refroidissement rapide, la remise en température, le maintien en température et le service. La saisie peut être manuelle ou récupérée automatiquement via des sondes connectées lorsque cela est possible.

La solution doit gérer les alertes de dépassement de seuil, l’historique des relevés, l’identification de l’utilisateur, l’édition et l’export des relevés. Les tableaux sont préconfigurés ou personnalisables pour les températures, nettoyages, désinfections, huiles, refroidissements, remises en température, productions, non-conformités et actions correctives.

Suivi réglementaire et économique

Le logiciel doit faciliter la déclaration annuelle « Ma Cantine » par l’édition ou l’export des données nécessaires. Il suit les achats de produits BIO, HVE, locaux, sous SIQO et des autres catégories réglementaires, avec tableaux de bord dédiés.

Le suivi économique porte sur le budget alimentaire, le coût matière, le coût de revient des recettes et des repas, ainsi que les tableaux de bord financiers.

Formation, assistance et maintenance

Le titulaire assure le paramétrage initial, la formation des utilisateurs, la remise d’un guide utilisateur, l’accompagnement au démarrage et, si nécessaire, le suivi à distance. L’assistance comprend le téléphone, le courriel, la prise en main à distance et le service après-vente pour les problèmes d’utilisation ou les dysfonctionnements.

La maintenance couvre les volets correctif, préventif et évolutif, avec inclusion des mises à jour réglementaires. Les mises à jour doivent être automatiques dans la mesure du possible et intégrer les évolutions réglementaires, les corrections de sécurité et les améliorations fonctionnelles.

Sauvegarde, sécurité et interopérabilité

La solution doit assurer la sauvegarde automatique et la restauration des données, la sécurité des accès, la confidentialité et la conformité au RGPD. L’offre précise les modalités d’hébergement, les prérequis techniques, les interfaces avec d’autres logiciels, la compatibilité avec les navigateurs et les environnements Android, iOS et Windows.

Le candidat fournit une présentation détaillée du logiciel, ses fonctionnalités standard et optionnelles, les éventuels développements spécifiques, les références de collectivités utilisatrices, les possibilités d’évolution, les modalités de maintenance et d’assistance, les délais d’intervention, le programme de formation et le planning de déploiement.