Logiciel de gestion domaniale

Fourniture d’un logiciel de gestion immobilière et domaniale pour gérer environ 1 700 locaux répartis dans 31 bâtiments, les terrains, les occupants et les conventions d’occupation. La solution doit faciliter la commercialisation des espaces, le suivi des contrats, la facturation et le pilotage de l’activité.

Parc immobilier et conventions

Le logiciel doit permettre de décrire les biens (surface totale, utile et facturée, étage, usage, équipements), d’en visualiser les disponibilités, de gérer les clients et prospects avec plusieurs adresses et contacts, et d’éditer des offres commerciales chiffrées. Les plans PDF, photos, fiches de locaux et états des lieux dématérialisés sont associés aux biens.

Il prend en charge les conventions portant sur des surfaces bâties, terrains, commerces, équipements, prestations ou fluides, ainsi que leur cycle de vie : édition des conventions et courriers, étapes de signature, échéances et alertes, cautions, historique des contrats et des tarifs, renouvellements et révisions. Il permet également de suivre les travaux par local ou bâtiment, les actions à réaliser, les interventions de ménage et l’historique d’occupation.

Redevances, charges et comptabilité

La facturation couvre les redevances fixes et variables, les charges au forfait ou au réel et les prestations annexes. Elle doit notamment gérer les acomptes, charges prévisionnelles, minima garantis, avoirs, remises et cautions. Des contrôles bloquent la facturation après une date de sortie antérieure et signalent doublons ou périodes qui se chevauchent.

Le logiciel automatise la revalorisation des tarifs à partir d’indices et distingue les périodicités indiquées : trimestrielle pour les redevances d’occupation et charges au forfait, mensuelle pour certaines charges au comptage et les redevances commerciales variables. Il édite, conserve et transmet les factures dématérialisées conformément aux exigences comptables, fiscales et de facturation électronique. Les données doivent pouvoir être exportées vers le logiciel comptable Advantage Finance (ADFI) via un fichier .txt, avec comptes comptables d’au moins 6 chiffres et 5 axes analytiques : service, bâtiment, activité, marché et période facturée.

Reporting et échanges de données

Les tableaux de bord et rapports exportables sous Excel couvrent notamment l’inventaire et la disponibilité des locaux et terrains, les taux d’occupation, les dates d’occupation, les événements, les indicateurs financiers et les recettes. Sont également prévus le suivi des activités commerciales, des clients ou contrats, les budgets prévisionnels, les échéances et révisions de conventions, ainsi que le suivi des prestations et de la facturation.

La reprise doit porter intégralement sur les données de la solution immobilière existante et sur les exercices antérieurs : locaux, références, situations, types, bâtiments, surfaces, redevances, tarifs de charges, occupants et contacts, historique d’occupation, nombre d’occupants et codes analytiques. S’y ajoutent des fichiers clients, conventions et tarifs sous Excel, ainsi que des modèles de conventions et courriers sous Word.

Environnement, sécurité et maintenance

Une solution SaaS est possible ; dans ce cas, l’hébergement doit être situé en France et le prestataire doit apporter des garanties de sauvegarde, de sécurité et de plan de reprise d’activité (PTO et RTO). La solution doit être compatible avec Windows 11 Professionnel 64 bits, Office 365, Edge, Chrome et Firefox, Cisco Endpoint Security et le VPN Fortinet ; elle ne doit pas utiliser Silverlight. La gestion des droits par utilisateur est requise.

Les exigences de cybersécurité couvrent notamment la cartographie de l’application et de ses flux, les identifiants uniques, les profils et droits d’accès, le SSO et la MFA, la journalisation, le chiffrement, les audits de sécurité et le maintien à jour des composants. En cas d’alerte majeure CERT-FR, l’analyse d’impact et le plan de correction sont attendus sous 24 heures, une mesure de contournement sous 48 heures, puis, si aucun correctif approprié n’est disponible sous 2 jours ouvrés, une solution définitive sous 4 jours ouvrés ; les correctifs d’alertes mineures doivent être déployés dans un délai maximal d’un mois. Le titulaire remet également les pièces de cybersécurité demandées au démarrage et signale sans délai les incidents de sécurité.

La maintenance comprend les volets réglementaire, correctif, préventif et évolutif, l’assistance sur site, la télémaintenance et l’assistance téléphonique fonctionnelle et technique. Pour un incident bloquant, la prise en charge est limitée à 4 heures ouvrables et la résolution à 24 heures après signalement ; une anomalie non bloquante doit être résolue sous 2 jours ouvrables. Le nombre d’interventions et leur durée dans le cadre de l’assistance téléphonique ne sont pas limités.

Le titulaire assure l’installation ou le paramétrage, le transfert des données, les tests et le transfert de compétences techniques. Il forme l’ensemble des utilisateurs, en présentiel dans les locaux de l’aéroport, selon des niveaux adaptés aux profils ; le plan décrit les modules, durées, publics, prérequis, effectifs et intervenants. Le paramétrage ne peut pas être effectué pendant les formations. La documentation utilisateur, actualisée et en français, est fournie avec le logiciel et chaque mise à jour. Les données doivent enfin être restituées dans un format réutilisable en fin de marché.