Location de salles et prestations traiteur

Le marché combine la location de salles et, selon les commandes, des prestations de restauration. La salle de conférence peut être demandée seule ou avec un espace d’exposition et/ou une salle de réception. La prestation traiteur est liée à la mise à disposition d’une salle.

• La salle de conférence doit accueillir de 150 à 200 personnes et disposer du mobilier nécessaire, des connectiques pour la prise de parole et la projection, ainsi que d’une connexion fibre permettant la visioconférence.
• Un espace d’exposition ou d’accueil des partenaires est prévu à proximité immédiate de la salle de conférence.
• La salle de réception doit accueillir de 100 à 200 personnes. Sauf indication contraire sur le bon de commande, elle est distincte de la salle de conférence afin de permettre leur usage simultané. Pour des événements sur plusieurs jours consécutifs, la remise en état entre les manifestations comprend désinstallation, débarrassage et nettoyage.
• Les locations sont proposées à la demi-journée (4 heures), à la journée (10 heures) ou en soirée (4 heures à partir de 18 h). Le mobilier d’appoint nécessaire à la prestation traiteur peut être fourni selon la configuration commandée.

Restauration et service

Les commandes peuvent inclure un café d’accueil, une pause du matin ou de l’après-midi, et/ou un déjeuner ou dîner sous forme de cocktail. À défaut de précision sur le bon de commande, le café d’accueil comprend au minimum des boissons chaudes (café, thé) et froides (eau plate, jus de fruits) ; la pause comprend au minimum ces boissons, avec eau gazeuse, et des viennoiseries. Le BPU distingue les tranches de 1 à 50, 51 à 100 et à partir de 101 personnes pour cafés, pauses et cocktails.

La prestation traiteur comprend les mets, l’installation de l’espace cocktail, le service pendant la prestation, la vaisselle de service, le matériel de chauffe et de conservation, puis la désinstallation, le tri et l’évacuation des déchets. Des menus adaptés à des contraintes alimentaires (notamment sans gluten, sans porc, végétariens, sans sel, sans sucre ou basses calories) peuvent être demandés occasionnellement. Le titulaire adapte les effectifs de service au nombre de convives et au type de prestation.

Hygiène, contrôle et organisation

Le titulaire répond des risques liés à l’approvisionnement, à la transformation, au conditionnement et à la mise en place des denrées, ainsi qu’à leur transport et livraison lorsqu’ils sont nécessaires. Il applique les règles d’hygiène appropriées (GBPH ou HACCP selon le régime applicable) et maintient les chaînes du froid et du chaud jusqu’au service, avec des contenants propres, sains et isothermes. Toute suspicion ou tout risque avéré d’intoxication alimentaire doit être signalé au CHU dans les meilleurs délais. Sur demande, le titulaire communique la liste des allergènes des menus.

Le CHU peut contrôler la conformité des salles, des prestations commandées, des installations et conditionnements, la température à cœur au service selon les seuils réglementaires et les qualités organoleptiques ; il peut aussi contrôler les installations de production. En cas de non-conformité ou de quantités incomplètes qui ne peuvent être réajustées immédiatement, une réfaction proportionnelle aux manquements peut être appliquée.

Le CHU transmet normalement le bon de commande au moins 15 jours calendaires avant la manifestation, sauf urgence dûment justifiée. Le titulaire confirme et détaille la commande dans les 72 heures ouvrées suivant sa réception, ou dans le délai inférieur proposé dans son offre. Les prestations peuvent avoir lieu les jours de semaine, les week-ends et les jours fériés. Le service doit être prêt à l’heure de début indiquée ; tout retard est signalé immédiatement. Les bouteilles sont ouvertes au fur et à mesure et seules les bouteilles ouvertes sont facturées. La salle est accessible aux personnes à mobilité réduite et les sièges de conférence doivent permettre une assise confortable aux personnes en situation d’obésité.

Le DQE indique à titre estimatif et non contractuel, pour les locations de salles, 2 unités pour chacune des configurations de demi-journée et de journée (salle de conférence, réception et espace d’exposition), et 1 unité pour chacune des configurations de soirée. Pour chacun des cafés d’accueil, pauses et cocktails, il retient 40, 80 et 150 personnes dans les trois tranches correspondantes.