Location de salles et restauration pour congrès

Espace exposition / restauration / pauses

• Espace modulable pour exposition, panneaux posters et zones restauration/pauses, capacité d'accueil pour pauses/repas environ 650 personnes.
• Capacités d’affichage posters : mention simultanée de 100 panneaux (bordereau) ou 150 panneaux (autre référence) — le fournisseur doit préciser la capacité effectivement proposée.
• Stands : 20 emplacements prévus ; chaque stand : 1 table + 2 chaises + alimentation électrique dédiée.

Salles additionnelles (besoin sur une journée)

• 2 salles équipées capacité > 25 personnes (écran + vidéoprojecteur + pupitre/table orateur).
• 3 salles équipées capacité > 75 personnes (écran + vidéoprojecteur + pupitre/table orateur).

Personnel et gardiennage (exigences minimales)

• 2 techniciens audiovisuels : 1 dédié à l’amphithéâtre et 1 itinérant pour les autres salles.
• 2 agents sécurité incendie qualifiés (1 SSIAP 1 et 1 SSIAP 2) avec présence durant la période de l’événement et l’après‑midi de la veille.
• 1 permanence électrique pendant la période de l’événement.
• 1 agent de surveillance/gardiennage aux horaires d’accueil du public pendant la période de l’événement.
• Permanence nettoyage pendant la période de l’événement.

Équipements et services complémentaires obligatoires

• Accès Wi‑Fi généralisé pour tous les participants pendant la durée de l’événement.
• Fourniture et installation de supports adaptés pour affichage posters format A0 (capacité à préciser : 100 ou 150 panneaux).
• Panneaux d’affichage, écrans de signalétique, systèmes de balisage et potelets.
• Bureau organisateur d’une surface > 10 m² disponible pendant la période de l’événement.
• Vestiaire avec capacité de stockage de bagages.
• Alimentation électrique accessible pour 20 stands.

Contraintes opérationnelles

• Proposition d’un plan d’implantation garantissant proximité et fluidité des déplacements entre amphithéâtre, salles parallèles, espace posters/expo et zones de restauration.
• Garantir la disponibilité et permanence des personnels techniques, de sécurité, électricité et nettoyage sur les plages horaires définies.
• Intégration des prescriptions RSE : gestion des déchets, limitation des plastiques à usage unique, économies d’énergie, matériaux recyclables.

Pièces demandées avec l’offre

• Bordereau des prix forfaitaires.
• Devis détaillé.
• Mémoire technique décrivant au minimum : préparation et mise en place des salles et espaces ; disponibilité du personnel ; fonctionnalité et qualité des équipements ; dispositions concrètes en matière de développement durable et RSE.