Organisation événementielle et location de salles

Mission générale

• Mise en œuvre opérationnelle d'événements (phase préparatoire, jour J et suivi) en support d'une instance de conception et de pilotage.

Coordination technique et logistique

• Formalisation des prestations attendues auprès des services de restauration/traiteur (format, horaires, nombre de convives, matériel requis) et maintien du lien jusqu'au jour J pour ajustements et mise en place.
• Identification et commande des besoins techniques : sonorisation, micros, écrans de retour, écrans sur pied, diffusion vidéo/streaming de qualité, liaisons HDMI, câblage, tests techniques préalables et régie le jour J.
• Préparation et diffusion d'un guide de coordination et d'un récapitulatif des contacts (organisateurs, régie, prestataires) ; élaboration des listes logistiques (lists d'émargement, matériel consommable, fournitures techniques et bureautiques).

Conception, répétitions et exploitation

• Participation aux filages/répétitions si requis ; coordination des interventions en visioconférence et vérification des diffusions (vidéo, PPT, quizz interactifs).
• Conception conjointe éventuelle d'éléments d'animation ou d'adaptation des formats selon objectifs et cibles définis par l'instance de pilotage.

Accueil, ressources humaines et captation

• Gestion et briefing des équipes d'accueil (hôtesses, stewards) ; production, impression et préparation des badges et porte-badges pour intervenants et participants.
• Prise de photographies pendant l'événement et gestion basique de captation (coordination des flux audio/vidéo avec les prestataires techniques).

Communication et reporting

• Appui ponctuel ou réalisation de supports physiques et signalétique (roll-ups, kakémonos) et contribution aux actions de promotion (création de pages/communications, invitations, relances, diffusion post-événement : bilans, enquêtes, replays).
• Remise de reporting régulier à fréquence à définir ; synthèses post-événement et éléments de bilan.