Location de salle et services associés

Mise à disposition d’une salle adaptée à une jauge de 101 à 150 participants, estimée à environ 120 personnes. La configuration doit permettre une réunion plénière ainsi que des ateliers en petits groupes, avec des espaces dédiés à l’émargement et à la restauration.

Déroulement et configuration technique

Prévoir l’installation et les essais techniques à 8 h 30, ainsi qu’un technicien présent le jour de l’événement pour l’installation et l’assistance. Le programme indiqué prévoit l’arrivée des participants à partir de 8 h 30, un café d’accueil à 9 h, une réunion de 9 h 30 à 12 h 30, une pause déjeuner de 12 h 30 à 14 h, puis une réunion de 14 h à 16 h 15.

La plénière doit permettre à tous les participants de voir et d’entendre correctement. Les ateliers accueillent les 120 personnes réparties en groupes d’environ 10, sur une partie de la journée. La salle doit également comprendre un espace pour le café d’accueil et le repas du midi, ainsi qu’un coin d’émargement à l’arrivée.

• Scène ou estrade pouvant accueillir au moins 5 personnes, avec mise en lumière de l’espace scénique et de la salle plénière.
• Sonorisation de qualité, 4 micros HF, vidéoprojecteur, télécommande PPT et grand écran assurant une bonne visibilité pour tous ; un écran de télévision seul n’est pas suffisant.
• Signalétique de base pour orienter les participants.

Mobilier

Prévoir 120 chaises pour la plénière, 2 tables d’émargement dans le hall et 1 table à proximité du technicien pour 2 ou 3 collègues. Sur scène : 1 table haute ou mange-debout et 2 tabourets hauts. Pour les ateliers, prévoir environ 12 petites tables, une par atelier, et des assises autour pour environ 10 personnes par groupe.

Restauration et services associés

Si la salle assure la restauration, un devis séparé est demandé. Le café d’accueil comprend thé, café, eau, jus d’orange et 2 mini-viennoiseries par personne. Pour le déjeuner, proposer au choix un cocktail déjeunatoire de 12 pièces salées, 3 pièces sucrées et 1 brochette de fruits frais, ou un repas assis composé d’un plat et d’un dessert. Prévoir des boissons sans alcool, du café et/ou du thé en fin de repas, tenir compte des différents régimes alimentaires et laisser des eaux minérales à disposition toute la journée. Le nettoyage est à effectuer à la fin du séminaire.