Location et maintenance de photocopieurs multifonctions

Le marché prévoit la location de photocopieurs multifonctions neufs, leur installation et leur maintien en condition opérationnelle. Le DQE estime les quantités à 6 appareils modèle A, 2 modèle B et 3 modèle C ; ces quantités sont indicatives et ne constituent pas un engagement de commande.

Matériels et fonctionnalités

Les trois modèles sont des multifonctions laser A4/A3, noir et blanc et couleur, assurant copie, impression et numérisation, en recto verso, avec connexions Ethernet RJ45 et USB. Les vitesses minimales d’impression sont de 25 pages/minute pour le modèle A, 50 pour le modèle B et 65 pour le modèle C. Les modèles B et C reprennent les caractéristiques minimales du modèle A, hors vitesse.

Le modèle A prévoit notamment une résolution de copie de 600 dpi, d’impression de 1 800 dpi et de numérisation couleur de 200 à 600 dpi. Il comprend deux magasins de 500 feuilles (A4 et A3), un magasin grande capacité de 2 500 feuilles, un passe-copie de 150 feuilles A6-SRA3, un chargeur recto verso de 100 feuilles, un SSD de 256 Go et 8 Go de mémoire. Le grammage accepté va de 52 à 300 g/m². L’écran personnalisable dépasse 10 pouces. La numérisation atteint 100 pages/minute en configuration standard.

Les options de modèles comprennent un chargeur recto verso en un passage de 100 feuilles avec une vitesse de numérisation de 250 pages/minute, ainsi qu’une finition d’agrafage en ligne à un ou deux points, jusqu’à 50 feuilles.

Les appareils doivent permettre l’impression depuis une clé USB, un smartphone ou une tablette. La numérisation vers dossier, FTP, courriel et clé USB est prévue, avec les formats PDF, JPEG, TIFF, PDF/A et PDF texte éditable. Le CCTP prévoit également un espace documentaire web privé et sécurisé en mode SaaS, pouvant stocker de 5 000 à 10 000 documents.

Maîtrise et sécurisation des impressions

Une option obligatoire porte sur la fourniture et la mise en place d’un outil de sécurisation et de lutte contre le gaspillage, de type Watchdoc ou équivalent. Il doit permettre l’authentification des utilisateurs, la libération sécurisée des impressions, le suivi centralisé des volumes et consommations, des alertes de gaspillage et la gestion de quotas et de règles d’impression, notamment recto verso et noir et blanc par défaut.

Les fonctions de copie, impression et numérisation sont contrôlables par code au minimum, avec gestion par badge selon le copieur. Les quotas et politiques définis par utilisateur ou groupe sont mis en œuvre sur chaque appareil ; aucune solution de type « accounting » n’est demandée. Le scan vers SMB doit pouvoir proposer le répertoire de l’utilisateur authentifié et trois raccourcis par multifonction. Le scan vers courriel prévoit notamment l’envoi vers l’adresse de l’utilisateur authentifié. L’outil de sécurisation est installé, configuré, maintenu et mis à jour, avec support utilisateur et exigences de protection des données, de gestion des accès et de traçabilité.

Déploiement, formation et vérifications

Le titulaire assure transport, déchargement, livraison, installation, paramétrage réseau, connexions, mise en ordre de marche, tests et reprise des emballages. Les appareils sont nommés et adressés avant livraison ; chaque matériel reçoit une adresse IP fixe. Dans les écoles dépourvues de serveur d’impression, le titulaire déploie les pilotes en poste à poste sur 25 postes au maximum. Pour les autres sites, le déploiement peut passer par la GPO Windows ; un transfert de compétences est prévu au prestataire informatique de la mairie.

La formation couvre l’administration des équipements et de leurs fonctionnalités, ainsi que les gestes de base des utilisateurs : copie, scan, impression, incident papier et changement de toner. Des synoptiques d’utilisation sont fournis et installés à proximité des appareils. Les prestations font l’objet d’une vérification de service régulier : les anomalies bloquantes ou majeures entraînent le report de la VSR ; les anomalies mineures peuvent donner lieu à une admission avec réserves et délai de correction convenu. Après notification d’un report, le titulaire dispose d’une semaine au maximum pour corriger les anomalies ; la mairie dispose ensuite de 8 jours ouvrés pour notifier sa décision.

Maintenance et consommables

La maintenance totale comprend les opérations préventives et curatives, pièces, main-d’œuvre, déplacements, interventions connectiques, mises à jour logicielles et équipements de remplacement si nécessaire. Elle est facturée à la page, en A4 et A3 noir et blanc et couleur. Les consommables sont inclus sans limitation, hors papier et supports spéciaux ; sont également inclus les agrafes, le remplacement des pièces d’usure et les consommables liés aux impressions, quels que soient les taux de couverture.

Après signalement d’une panne, le titulaire intervient à distance puis, si nécessaire, sur site dans un délai maximal de 8 heures ouvrées, décompté pendant les plages d’ouverture des services. Si une réparation ou un remplacement est nécessaire, il enlève le matériel défectueux et le répare ou le remplace par un matériel de gamme et fonctionnalités équivalentes dans les 72 heures du constat de panne. L’assistance à distance est disponible du lundi au vendredi. Les consommables sont livrés franco de port sur site dans les 72 heures ; en l’absence de commande automatique, un toner d’avance au minimum est laissé par appareil. Le titulaire reprend les consommables usagés destinés au déchet ou à la destruction.

Le titulaire tient un carnet d’entretien, éventuellement numérique, retraçant les interventions et leurs dates ; il fournit sur demande les relevés des opérations de maintenance. La composition et la localisation du parc peuvent évoluer, dans la limite d’un ajout, d’une suppression ou d’un remplacement de matériel par an.