Location et maintenance de photocopieurs multifonctions

Le titulaire fournit des équipements neufs et récents, adaptés à une utilisation intensive en milieu scolaire. La prestation couvre leur livraison, installation et mise en service, leur raccordement au réseau informatique, la configuration des fonctions d’impression, de copie et de numérisation ainsi que, si nécessaire, celle des postes utilisateurs. Une formation initiale est prévue pour les personnels désignés par l’établissement.

Les quatre appareils demandés sont :

• Salle des professeurs : un copieur A3/A4 noir et blanc, 55 pages/minute, avec chargeur recto verso en un seul passage (240 images/minute), deux cassettes A3/A4 (550 feuilles) et un magasin grande capacité A4 (2 000 feuilles).
• Administration/enseignants : un copieur A3/A4 noir et blanc et couleur, 65 pages/minute, avec chargeur recto verso en un seul passage, quatre cassettes A3/A4 et module de finition externe avec agrafage.
• Secrétariat : un photocopieur A3/A4 noir et blanc, 35 pages/minute, deux cassettes sur copieur meuble.
• Bureau CPE : un photocopieur A3/A4 noir et blanc, 25 pages/minute, deux cassettes sur copieur meuble.

Les caractéristiques minimales communes comprennent la fonction scanner, l’impression recto verso automatique, un chargeur automatique de documents, la connexion réseau et l’impression depuis les postes de l’établissement. La numérisation doit pouvoir être dirigée vers un dossier réseau et/ou une adresse électronique. Les appareils doivent proposer une interface simple et intuitive, une capacité adaptée aux volumes prévisionnels et des dispositifs de limitation des copies ou impressions non autorisées, notamment par codes. Des fonctionnalités complémentaires peuvent être proposées.

Maintenance, consommables et continuité de service

La maintenance préventive et corrective est incluse pendant le marché : diagnostic, interventions sur site, remplacement des pièces défectueuses, mises à jour logicielles et firmware nécessaires et assistance téléphonique ou à distance. Aucun coût supplémentaire n’est facturable pour les interventions relevant de la maintenance normale.

Les consommables nécessaires au fonctionnement normal, notamment toners ou encres et tambours, sont inclus. Le papier est exclu. Le titulaire doit avertir suffisamment à l’avance l’établissement du remplacement nécessaire d’un consommable.

Le délai maximum d’intervention sur site est de 4 heures ouvrées. Le candidat doit aussi préciser les modalités de déclaration des incidents, les horaires d’assistance, le délai de prise en compte, le délai moyen de remise en service et la réponse prévue en cas de panne prolongée. Si un appareil est immobilisé durablement, une solution de remplacement temporaire ou définitive aux caractéristiques équivalentes doit être proposée lorsque nécessaire, afin d’assurer la continuité du service.

Suivi, sécurité et fin de contrat

Le titulaire effectue un relevé régulier des compteurs et précise les modalités de transmission et de consultation. Un état périodique peut détailler les volumes noir et blanc et couleur, les consommations par appareil, les interventions de maintenance et les consommables remplacés. Le volume annuel estimatif est d’environ 290 000 pages, à titre indicatif et sans engagement de consommation.

Lorsque techniquement disponible, les appareils doivent permettre la suppression sécurisée des données temporaires, la protection des accès d’administration, la sécurisation des communications réseau et la gestion des droits utilisateurs. Le titulaire respecte les règles applicables de confidentialité et de protection des données.

À la fin du contrat, le titulaire reprend sans frais les équipements loués : désinstallation, débranchement, manutention, enlèvement, transport et évacuation, ainsi que remise en état des lieux lorsque l’installation l’a rendue nécessaire. Les modalités pratiques sont définies avec l’acheteur avant la fin du marché.