Location et maintenance de copieurs

La prestation comprend la location et la maintenance de copieurs A3 et de multifonctions A4, avec fourniture des toners. Les caractéristiques propres à chaque appareil et les fonctions complémentaires sont définies par une liste technique associée.

Volumes annuels de référence :

• A3 : 143 000 copies noir et blanc et 160 000 copies couleur.
• A4 : 104 000 copies noir et blanc et 20 500 copies couleur.

Installation et prise en main

Le déploiement comprend livraison, déchargement, déballage, installation, mise en service, essais de bon fonctionnement et enlèvement des emballages. Le plan de déploiement est établi avec l’acheteur. Les interventions initiales sont prévues du 30 mars au 6 avril 2027, avec traitement prioritaire du siège, du centre de santé et de la Fabrique dès le 30 mars. Un copieur identifié comme « communauté de communes - annexe » sera installé après l’extension du siège, sur ordre de service ; sa réception effective déclenchera sa facturation.

La prestation inclut les logiciels nécessaires et leur installation, les accessoires nécessaires, la formation de 4 administrateurs du service informatique et la formation des utilisateurs pour chaque copieur sur chaque site. Les supports de formation sont fournis.

Pilotage des impressions et consommables

Le suivi doit restituer les copies et impressions noir et blanc et couleur ainsi que les numérisations, avec extraction par agent et par service sous forme de tableur. Un relevé mensuel des compteurs est transmis par courriel. Le réapprovisionnement automatique des toners doit contribuer à la continuité du service ; un jeu de toners C/M/Y/B et un récupérateur est fourni par avance à la première mise en service sur le site concerné. Une réunion annuelle permet de faire le point sur les consommations.

L’authentification par code PIN permet aux utilisateurs autorisés de lancer les impressions et de décompter les copies mensuelles. La synchronisation LDAP permet aux nouveaux agents de définir leur code lors de la première connexion. Une fonction de type « follow me » permet de libérer une impression sur n’importe quel copieur du parc à l’aide d’un badge. La reconnaissance par badge avec lecteur MiFare pour les copieurs A3 est une prestation supplémentaire obligatoire ; le service informatique paramètre, attribue et distribue les badges.

Maintenance et continuité de service

La maintenance est réalisée sur place et comprend l’entretien préventif, la tenue du carnet de maintenance, le remplacement des pièces défectueuses, la main-d’œuvre et les déplacements. Les demandes de dépannage sont suivies au moyen d’une plateforme. Une alerte est envoyée par machine lorsque le toner atteint 20 %, ou en cas de niveau faible du bac de récupération ou des agrafes ; la livraison correspondante intervient sous 3 jours ouvrés.

Les dépannages ont lieu du lundi au jeudi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30, et le vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 15 h 30. Une panne signalée avant 12 h doit être résolue au plus tard à 17 h 30 ; si elle est signalée après 12 h, l’intervention doit être terminée au plus tard le lendemain à 12 h. Si l’immobilisation dépasse 48 heures, une machine de remplacement de même volume est fournie sans frais supplémentaire. Le remplacement d’un équipement sujet à des pannes trop fréquentes peut être demandé. Tout changement de matériel entraînant une réinitialisation logique comprend le reparamétrage du nouvel équipement.

Les mises à jour logicielles et les modifications matérielles nécessaires à leur utilisation sont réalisées sans supplément. Une nouvelle version est signalée avec un préavis d’un mois franc, accompagnée d’un descriptif des améliorations ; elle peut être refusée et le fonctionnement de la configuration existante doit alors être maintenu.

Collecte et traitement des déchets

Le titulaire collecte les consommables usagés, les conditionne de façon sélective et assure leur retraitement au plus tard en fin de marché. Un certificat de retraitement ou un bordereau de suivi des déchets est transmis à l’acheteur. Les emballages vides issus des opérations de livraison sont également enlevés.